Úkol je položka, která má termín a vyžaduje konkrétní činnost. Úkol si můžete vystavit sami nebo můžete schválit úkol od jiné osoby.
Po schválení se úkol k datu zahájení objeví v kalendáři a přesouvá se vždy na následující den. Po termínu odevzdání se úkol objevuje v kalendáři zapsaný červenou barvou.
Jakmile úkol dokončíte, můžete jej označit jako dokončený. Když označíte úkol jako dokončený, už se v kalendáři nepřesouvá na další den.
Když je úkol označen jako dokončený, aplikace GroupWise vám jako původci přiděleného úkolu může poslat upozornění (Chcete-li přijímat upozornění, je nutné spustit Správce upozornění.) Stav Dokončeno je umístěn v okně Vlastnosti daného úkolu včetně data a času, kdy byl úkol označen jako dokončený.
Pokud chcete zobrazit seznam úkolů, které jste přidělili jiným osobám, můžete úkoly uspořádat a filtrovat různými způsoby a zobrazit je souhrnně. Zde je několik příkladů:
Vytvoření podsložky: Vytvořené úkoly můžete přetahovat do příslušných složek. V tomto případě byste mohli vytvořit složku v části Poštovní schránka a pojmenovat ji například „Přidělené úkoly“. Po vytvoření složky jednoduše přetáhněte všechny úkoly, které jste odeslali ostatním lidem ze složky Odeslané položky, do této nové složky a všechny se v ní budou zobrazovat, kdykoli složku otevřete.
Filtrování odeslaných položek: Co se stane, když zapomenete přesunout odeslané úkoly do nové složky? V tomto případě můžete chtít vždy ponechat odeslané úkoly ve složce Odeslané položky a poté tyto položky filtrovat, abyste se podívali pouze na úkoly, které jste odeslali. Postupujte podle následujících kroků:
V navigačním podokně klepněte na položku Odeslané položky a poté v rozevírací nabídce hledání v seznamu Odeslané položky vyberte možnost Ve složce „Odeslané položky“.
Otevře se výsuvný panel Hledat.
Klepnutím na příkaz Další možnosti... na panelu Hledat otevřete Upřesněný filtr.
V první rozevírací nabídce Upřesněného filtru vyberte možnost Typ položky a ponechte nastavený výchozí operátor =.
V rozevíracím seznamu Typ položky vyberte možnost Úkol a klepnutím na tlačítko OK zobrazte pouze úkoly v seznamu Odeslané položky.
Použití a filtrování seznamu úkolů: Tento příklad spojuje dva příklady výše. Místo vytváření nové složky, do které byste přetáhli odeslané úkoly, byste je mohli po odeslání přetáhnout do složky Seznam úkolů. Takto však budete mít ve stejné složce zařazeny úkoly, které jste přidělili sobě, a úkoly, které jste přidělili ostatním. Chcete-li zobrazit pouze úkoly, které jste přidělili ostatním, postupujte podle následujících kroků:
V navigačním podokně klepněte na položku Seznam úkolů a poté v rozevírací nabídce hledání v Seznamu úkolů vyberte možnost Ve složce „Seznam úkolů“.
Klepnutím na příkaz Další možnosti... na panelu Hledat otevřete Upřesněný filtr.
V první rozevírací nabídce Upřesněného filtru vyberte možnost Typ položky a ponechte nastavený výchozí operátor =.
V rozevíracím seznamu Typ položky vyberte možnost Úkol.
Změňte operátor Konec na A.
V nové rozevírací nabídce vyberte možnost Komu a klepnutím na tlačítko OK zobrazte pouze úkoly, které jste odeslali jiným lidem.