Damit den Filr-Einstellungen Vorrang vor den GroupWise-Einstellungen von Filr im GroupWise-Client eingeräumt wird, muss das Filr-System über Lizenzierungsrechte verfügen. Außerdem muss der Filr-Administrator das Filr Outlook-Plugin in den Filr Outlook-Einstellungen aktivieren. Da sich mehrere der Einstellungen überschneiden, abhängig davon, ob Sie GroupWise- oder Filr-Steuerungen verwenden, und da die Optionen und das Verhalten je nach Administrator-Implementierung variieren, finden Sie im Folgenden Beschreibungen für alle diese Einstellungen.
Die Filr-Integration kann das Speicherverhalten steuern, entweder für alle Anlagen oder nur für Anlagen einer bestimmten Größe. Dies dient dazu, in der GroupWise-Datenbank Speicherplatz für Dateianlagen zu sparen.
Mit GroupWise-Steuerungen werden Anlagen vom lokalen Laufwerk, die in Filr hochgeladen werden, standardmäßig im Ordner GW Attachments (GW-Anlagen) gespeichert.
Mit Filr-Steuerungen werden Anlagen vom lokalen Laufwerk, die in Filr hochgeladen werden, nicht im Ordner GW Attachments (GW-Anlagen) gespeichert, sondern in einem Filr-Ordner, der nur für den Filr-Administrator sichtbar ist.
Wenn eine erzwungene Filr-Speicherung konfiguriert ist, gilt diese entweder für alle Anlagen oder für Anlagen, die eine vom Administrator festgelegte Größe überschreiten. Sie werden über die ausstehende Filr-Speicherung und die Erzwingung benachrichtigt.
Wenn das Filr Outlook-Plugin aktiviert ist, können Sie entweder eine der folgenden Optionen auswählen oder eine davon ist bereits in den Plugin-Einstellungen festgelegt.
Link läuft ab in: Wenn Sie eine Anlage mit dieser Option beifügen, können Sie möglicherweise festlegen, wie lange der Link zur Datei aktiv bleibt.
Download (limit) (Download (Begrenzung)): Wenn Sie eine Anlage mit dieser Option beifügen, können Sie möglicherweise auswählen, wie oft die Datei von Filr heruntergeladen werden kann.
Die Download-Begrenzung wird für die Anzahl der Empfänger festgelegt, die auf die Anlage zugreifen. Sobald diese Begrenzung erreicht ist, können andere Benutzer nicht mehr auf diese Anlage zugreifen.
Wenn Sie eine lokale Datei als Anlage beifügen, können Sie auf diese Optionen zugreifen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei klicken, nachdem Sie sie der GroupWise Mail-Nachricht beigefügt haben.
Wenn Sie Anlagen von Filr beifügen, werden diese Optionen am unteren Rand des Dialogfelds zum Beifügen angezeigt.
Wenn das Filr Outlook-Plugin nicht aktiviert ist, die Filr-Integration in GroupWise aber schon, sehen Sie je nach Administrator-Implementierung einige oder alle der unten aufgeführten Optionen.
Wenn Sie eine lokale Datei als Anlage beifügen, können Sie auf diese Optionen zugreifen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei klicken, nachdem Sie sie der Mail-Nachricht beigefügt haben.
In Open Text Filr hochladen: Option, die nur im Kontextmenü angezeigt wird, wenn Sie die Option Anlage hinzufügen für eine lokale Datei verwenden. Wenn Sie nach Auswahl dieser Option erneut mit der rechten Maustaste auf die Anlage klicken, sehen Sie die Optionen für das Zugriffsverhalten unten.
Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf den Erweiterungspfeil > der drei Optionen, um festzustellen, welches Standardkriterium aktiviert ist. So wissen Sie, wie sich die Anlage verhält, wenn der E-Mail-Empfänger darauf klickt.
An dieser Stelle können Sie für jede Filr-Option die Standardeinstellung verwenden oder die Kriterien nach Bedarf ändern.
Open Text Filr-Rechte werden freigegeben: Die Standardeinstellung ist Anzeigen. Die Empfänger können die Anlage nur anzeigen, aber nicht herunterladen oder bearbeiten. Ändern Sie diese Option in Bearbeiten, wenn Sie den Empfängern Filr-Rechte zum Herunterladen und Bearbeiten des oder der Objekt(e) in der Anlage erteilen möchten.
Open Text Filr – Modus für externe Freigabe: Die Standardeinstellung lautet Dateiverknüpfung. Mit dieser Option können die Empfänger der E-Mail-Nachricht auf die Anlage in Filr zugreifen. Die Empfängerberechtigungen für die Anlage folgen den Filr-Rechten, die mit der obigen Option erteilt werden. Wenn Sie sie in Externe Freigabe ändern, werden dieselben Zugriffsrechte auch allen Personen erteilt, die nach Empfang der ursprünglichen Anlage einen Link zu der Datei erhalten.
Link läuft ab in: Wenn Sie eine Anlage mit dieser Option beifügen, können Sie festlegen, wann der Link zur Datei ungültig wird. Die Standardeinstellung ist Nie, d. h. der Link läuft nie ab. Wenn Sie die Einstellung ändern möchten, geben Sie die gewünschte Anzahl von Tagen für das Ablaufen des Links ein.