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Mail senden |
Hiermit wird eine Mail-Nachricht an die vom Benutzer angegebenen Empfänger gesendet, wenn die Bedingungen für die Anwendung der Regel erfüllt sind. Wenn Sie beispielsweise Ihren Vorgesetzten immer dann benachrichtigen sollen, wenn der Monatsbericht einer bestimmten Mitarbeitergruppe eintrifft, können Sie eine Regel festlegen, die eine Nachricht sendet, sobald der Bericht eintrifft. |
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Weiterleiten |
Hiermit werden Nachrichten an einen oder mehrere Benutzer weitergeleitet, wenn die Bedingungen für die Anwendung der Regel erfüllt sind. Wenn Sie beispielsweise Mitglied im Planungsstab eines Teams sind, können Sie mithilfe einer Regel Besprechungsunterlagen an die übrigen Mitglieder des Teams weiterleiten. |
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Delegieren |
Hiermit wird ein Termin, eine Notiz oder ein Job an einen anderen Benutzer delegiert, wenn die Bedingungen für die Anwendung der Regel erfüllt sind. Wenn Sie beispielsweise jemand vertritt, während Sie sich außer Haus befinden, kann die Regel Termine, Jobs oder Notizen an diese Person delegieren. |
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Antwort |
Hiermit wird eine vorgefertigte Antwort an den Absender gesendet, wenn die Bedingungen für die Anwendung der Regel erfüllt sind. Angenommen, Sie sind für mehrere Tage unterwegs. Vorher können Sie eine Regel erstellen, mit der auf eingehende Nachrichten automatisch eine Antwort gesendet wird, aus der hervorgeht, wann Sie wieder zurückkommen.
Mit der Option "Bedingungen definieren" können Sie verhindern, dass Antworten an Maillisten-Server und andere große Gruppen gesendet werden. |
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Akzeptieren |
Hiermit wird ein Termin, eine Notiz oder ein Job akzeptiert, wenn die Bedingungen für die Anwendung der Regel erfüllt sind. Mit einer solchen Regel können Sie beispielsweise alle Termine akzeptieren, die Sie von einer bestimmten Person erhalten. |
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Kategorie |
Weist einer Nachricht, die den angegebenen Bedingungen entspricht, eine Kategorie zu. Kategorien sind "Niedrige Priorität", "Dringend", "Zur Nachverfolgung", "Persönlich" sowie jede weitere benutzerdefinierte Kategorie. |
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Löschen/Ablehnen |
Hiermit werden Nachrichten gelöscht oder abgelehnt, wenn die Bedingungen für die Anwendung der Regel erfüllt sind. Mit einer solchen Regel können Sie beispielsweise alle Termine ablehnen, die für einen bestimmten Wochentag geplant sind, wenn Sie an dem betreffenden Wochentag grundsätzlich nicht für Besprechungen zur Verfügung stehen. |
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Nachricht tilgen |
Hiermit werden Nachrichten aus dem Papierkorb gelöscht, wenn die Bedingungen für die Anwendung der Regel erfüllt sind. Mit dieser Regel können beispielsweise die Nachrichten einer Firma gelöscht werden, die häufig Werbemails versendet. |
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In Ordner verschieben |
Hiermit werden Nachrichten in einen Ordner verschoben, wenn die Bedingungen für die Anwendung der Regel erfüllt sind. Sie können beispielsweise alle Nachrichten, die im Feld "Betreff" ein bestimmtes Wort enthalten, in einen gemeinsamen Ordner verschieben. |
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Mit Ordner verknüpfen |
Hiermit werden Nachrichten mit einem oder mehreren Ordnern verknüpft, wenn die Bedingungen für die Anwendung der Regel erfüllt sind. Durch das Verknüpfen einer Nachricht mit einem Ordner können Sie sich die Nachricht aus mehr als einem Ordner heraus anzeigen lassen. Wenn Sie beispielsweise eine Nachricht haben, die mit der Marketing- und der Personalabteilung zu tun hat, können Sie die Nachricht im Ordner "Marketing" ablegen und sie anschließend mit dem Ordner "Personal" verknüpfen. Danach können Sie die Nachricht aus jedem der beiden Ordner öffnen. |
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Als "Privat" kennzeichnen |
Hiermit werden alle Nachrichten als "Privat" gekennzeichnet, auf die die Bedingungen für die Anwendung der Regel zutreffen. Sie können auch verhindern, dass Ihre Vertretung auf Nachrichten zugreifen kann, die als "Privat" gekennzeichnet sind. Ihre Regel könnte zum Beispiel alle Nachrichten von Ihren Familienmitgliedern als "Privat" kennzeichnen. |
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Als "Gelesen" kennzeichnen |
Hiermit werden alle Nachrichten als "Gelesen" gekennzeichnet, auf die die Bedingungen für die Anwendung der Regel zutreffen. Wenn Sie beispielsweise eine Antwortabfolge in einem freigegebenen Ordner lesen und diese nicht mehr verfolgen möchten, können Sie mithilfe einer solchen Regel alle Nachrichten in der Abfolge als "Gelesen" kennzeichnen, damit sie nicht mehr ganz oben in der Nachrichtenliste aufgeführt werden. |
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Archivieren |
Hiermit werden Nachrichten archiviert, wenn die Bedingungen für die Anwendung der Regel erfüllt sind. Mit einer solchen Regel können Sie beispielsweise alle Nachrichten archivieren, die ein bestimmtes Thema betreffen. Das Archivieren ist nicht als Aktion durchführbar, wenn das Ereignis durch "Neue Nachricht" oder "Abgelegte Nachricht" ausgelöst wurde. |
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Als "Ungelesen" kennzeichnen |
Hiermit werden alle Nachrichten als "Ungelesen" gekennzeichnet, auf die die Bedingungen für die Anwendung der Regel zutreffen. Sie können beispielsweise eine benutzeraktivierte Regel erstellen, um alle Nachrichten als "Ungelesen" zu kennzeichnen, die Sie in Ihrem Manager geöffnet haben, um sich daran zu erinnern, dass Sie die Nachricht nochmals lesen oder darauf reagieren müssen. |
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Regelbearbeitung abbrechen |
Hiermit wird verhindert, dass durch andere Regeln Aktionen zu Nachrichten durchgeführt werden, auf die die Bedingungen für die Anwendung dieser Regeln zutreffen. Regeln werden in der Reihenfolge ausgeführt, in der sie im Dialogfeld "Regeln" aufgeführt sind. Falls andere Regeln existieren, die sich unter normalen Bedingungen auf diese Nachrichten auswirken würden, verhindert diese Regelaktion die Ausführung der unerwünschten Regeln. |