12.8 Angeben der Teamverfügbarkeit

Mit der Aktion Teamverfügbarkeit können Sie festlegen, für welche Prozessanforderungen Ihre Teammitglieder nicht verfügbar sind. In der Zeit, in der Sie oder Mitglieder Ihres Teams nicht verfügbar sind, werden alle Prozessanforderungen dieses Typs an die Warteschlange des Delegierten weitergeleitet.

Sie können die Verfügbarkeit global oder für jede Prozessanforderung einzeln angeben. Sie können die Verfügbarkeit nur für Benutzer angeben, denen bereits Delegierte zugewiesen wurden.

  1. Klicken Sie auf Teamverfügbarkeit in der Aktionsgruppe Einstellungen > Teameinstellungen.

  2. Klicken Sie auf Team wählen, um ein Team auszuwählen, dessen Team-Manager Sie sind.

    Wenn Sie ein Bereitstellungsadministrator oder Bereitstellungsmanager sind, wird Ihnen die Option Team wählen nicht angezeigt.

    Die Liste enthält Teams, für die Team-Manager die Verfügbarkeit festlegen dürfen (in den Teamanforderungsrechten angegeben), sowie Teams, für die das Festlegen der Verfügbarkeit nicht möglich ist. Wenn Team-Manager aufgrund der Teamdefinition keine Verfügbarkeit festlegen dürfen, können sie dennoch die Verfügbarkeitseinstellungen der Teammitglieder anzeigen, die vom Administrator oder dem Manager eines anderen Teams, dem diese Benutzer angehören, festgelegt wurden. Sie können diese Einstellungen jedoch nicht bearbeiten oder löschen, keine Details dazu anzeigen und keine Verfügbarkeitszuweisungen erstellen.

  3. Klicken Sie auf Weiter.

  4. Geben Sie im Auswahlfeld Teammitglied mindestens die ersten vier Zeichen des Vornamens des Benutzers ein, um den Benutzer auszuwählen.

    Verwenden Sie alternativ das Symbol Objektauswahl Symbol „Objektauswahl“ neben dem Auswahlfeld Teammitglied, um ein Teammitglied auszuwählen. Klicken Sie in diesem Fall auf das Symbol, um das Fenster „Objektsuche“ zu öffnen. Geben Sie die Suchkriterien für das Teammitglied an, klicken Sie auf Suchen und wählen Sie das Teammitglied aus.

    Die Verfügbarkeitseinstellungen für das ausgewählte Teammitglied werden angezeigt.

  5. Klicken Sie zum Anzeigen der Details einer bestimmten Ressource, die mit einer Verfügbarkeitszuweisung verknüpft ist, auf den Namen der Ressource:

    Ressourcennamenverknüpfung

    Daraufhin wird ein Fenster eingeblendet, das Informationen zur Delegiertenzuweisung enthält:

    Delegiertenzuweisungsdetails

    Diese Informationen sind besonders in Situationen hilfreich, in denen derselbe Ressourcenname mehrmals in der Liste mit den Verfügbarkeitseinstellungen enthalten ist.

  6. Klicken Sie auf Neu.

    Die Schaltfläche Neu ist nur bei Teams aktiviert, deren Team-Manager Verfügbarkeitseinstellungen für Teammitglieder festlegen darf.

  7. Geben Sie den Status an, indem Sie eine der folgenden Optionen in der Dropdown-Liste Status ändern auswählen:

    Status

    Beschreibung

    Verfügbar für ALLE Anforderungen

    Dies ist die Standardoption. Sie gibt an, dass das Teammitglied global verfügbar ist. Ist dieser Status aktiv, werden dem Teammitglied zugewiesene Anforderungen nicht delegiert, auch wenn ihm Delegierte zugewiesen sind.

    HINWEIS:Wenn Sie den Status ändern und dann wieder auf Verfügbar für ALLE Anforderungen setzen, werden alle zuvor festgelegten Einstellungen unter Selektive Verfügbarkeit gelöscht.

    NICHT verfügbar für ALLE Anforderungen

    Zeigt an, dass das Teammitglied für keine der aktuellen Prozessanforderungen verfügbar ist. (Das Teammitglied ist global nicht verfügbar.)

    Bei Auswahl dieses Status wird angegeben, dass das Teammitglied für keine der Delegiertenzuweisungen verfügbar ist. Der aktuelle Status wird auf NICHT verfügbar für bestimmte Anforderungen gesetzt.

    Zuweisungen treten direkt in Kraft und sind bis zu ihrem Ablauf wirksam.

    HINWEIS:Diese Einstellung wirkt sich nicht auf die Verfügbarkeit bei neuen Zuweisungen aus, die erst nach diesem Zeitpunkt erstellt werden.

    NICHT verfügbar für bestimmte Anforderungen

    Bei Auswahl dieser Option werden Sie aufgefordert, die Verfügbarkeit des Teammitglieds anzugeben. (Diese Aktion entspricht dem Klicken auf die Schaltfläche Neu.) Sie werden aufgefordert, Folgendes anzugeben:

    • Die Anforderungstypen, für die das Teammitglied nicht verfügbar ist.

    • Den Zeitraum, in dem das Teammitglied nicht verfügbar ist.

    Während des Zeitraums, in dem das Teammitglied für eine bestimmte Anforderung nicht verfügbar ist, kann der delegierte Benutzer diese Anforderung bearbeiten.

  8. Geben Sie den Zeitraum an, in dem das Teammitglied nicht verfügbar ist:

    1. Geben Sie den Beginn des Zeitraums (Datum und Uhrzeit) in das Feld Nicht verfügbar ab ein oder klicken Sie auf das Kalendersymbol, um das Datum und die Uhrzeit auszuwählen.

      Kalendersteuerelement

    2. Geben Sie das Ende des Zeitraums durch Klicken auf eine der folgenden Schaltflächen an:

      Schaltfläche

      Beschreibung

      Kein Ablaufdatum

      Gibt an, dass diese Verfügbarkeitseinstellung unbefristet ist.

      Dauer angeben

      Hier können Sie den Zeitraum in Wochen, Tagen oder Stunden festlegen.

      Enddatum angeben

      Hier können Sie Datum und Uhrzeit für das Ende des Zeitraums angeben. Sie können das Datum und die Uhrzeit eingeben oder auf das Kalendersymbol klicken, um das Datum und die Uhrzeit im Kalender auszuwählen.

  9. Geben Sie an, ob Sie Email-Benachrichtigungen an andere Benutzer senden möchten. Füllen Sie dazu folgende Felder aus:

    Feld

    Beschreibung

    Andere Benutzer über diese Änderungen benachrichtigen

    Bei Auswahl dieser Option werden andere Benutzer per Email über diese Verfügbarkeitszuweisung benachrichtigt.

    Adressat

    Gibt an, welche Benutzer Email-Benachrichtigungen erhalten sollen:

    Selektiv: Ermöglicht Ihnen, Email-Benachrichtigungen an von Ihnen ausgewählte Benutzer zu senden, einschließlich Benutzern, die nicht in Ihrem Team sind.

  10. Wählen Sie eine oder mehrere Anforderungen in der Liste Anforderungstypen aus und klicken Sie auf Hinzufügen.

    Auf dieser Seite wählen Sie die Anforderungstypen aus, die das Teammitglied im Zeitraum seiner Nichtverfügbarkeit ablehnt. Diese Anforderungen werden dann an andere Benutzer delegiert.

    Jede von Ihnen hinzugefügte Anforderung wird in die Liste Abgelehnt für den angegebenen Zeitraum aufgenommen.

    Wenn Sie mehrere Anforderungen für diesen Zeitraum hinzufügen, wird jede Anforderung als einzelnes Objekt behandelt, das separat bearbeitet werden kann.

  11. Wenn Sie festlegen möchten, dass diese Verfügbarkeitseinstellung für alle Anforderungstypen gelten soll, klicken Sie auf Alle Anforderungstypen, statt die Anforderungstypen einzeln auszuwählen.

    Kontrollkästchen „Alle Anforderungstypen“

    Das Kontrollkästchen Alle Anforderungstypen wird nur angezeigt, wenn der Anforderungstyp der Delegiertenzuweisung auf Alle gesetzt ist.

  12. Klicken Sie zum Entfernen einer Anforderung aus der Liste auf Entfernen.

  13. Klicken Sie auf Senden, um Ihre Änderungen zu speichern.