Una tarea es un elemento con una fecha de caducidad y que requiere una acción específica. Puede publicar una tarea usted mismo o aceptar una tarea de otra persona.
Una vez aceptada, la tarea se muestra en el calendario en su fecha de inicio y se traslada a todos los días sucesivos. Cuando se rebasa la fecha de caducidad, la tarea se muestra en rojo en el calendario.
Cuando haya finalizado la tarea, puede marcarla como terminada. Cuando se marca una tarea como terminada, ya no se traslada al día siguiente en el calendario.
Como iniciador de una tarea asignada, puede especificar que GroupWise le envíe una notificación cuando la tarea se marque como terminada. (Notificar debe estar ejecutándose para que reciba la notificación.) En la ventana Propiedades de la tarea se colocará el estado Completado, incluidas la fecha y la hora en que la tarea se marcó como completada.
Si desea mostrar las tareas que ha asignado a otras personas, existen distintas formas de organizarlas y filtrarlas para mostrarlas en conjunto. A continuación se muestran unos cuantos ejemplos:
Crear una subcarpeta: puede arrastrar y soltar las tareas que cree en las carpetas correspondientes. En esa situación, puede crear una carpeta en Buzón y asignarle un nombre como “Tareas asignadas”. Con la carpeta creada, basta con arrastrar y soltar todas las tareas que envíe a otras personas desde Elementos enviados a esta nueva carpeta, y todas aparecerán allí cada vez que abra la carpeta.
Filtrar elementos enviados: ¿Qué ocurre si olvida mover las tareas que envía a una carpeta nueva? En ese caso, es posible que desee dejar siempre las tareas enviadas en la carpeta Elementos enviados y, a continuación, filtrar esos elementos para ver solo las tareas que ha enviado. Para ello, siga estos pasos:
Haga clic en Elementos enviados en el panel de navegación y, a continuación, seleccione En la carpeta Elementos enviados en el menú desplegable de búsqueda de la lista Elementos enviados.
Se abrirá el panel desplegable Buscar.
Haga clic en Más opciones en el panel Buscar para abrir el Filtro avanzado.
Seleccione Tipo de elemento en el primer menú desplegable del Filtro avanzado y deje el operador por defecto, =.
Seleccione Tarea en la lista Tipo de elemento (menú desplegable) y haga clic en Aceptar para mostrar solo las tareas de la lista Elementos enviados
Usar y filtrar la lista de tareas: este ejemplo es una combinación de los dos anteriores. En lugar de crear una carpeta nueva a la que arrastrar las tareas enviadas, puede arrastrarlas a la carpeta Lista de tareas después de enviarlas. Sin embargo, tendrá en la misma carpeta las tareas que se le han asignado a usted y las tareas usted ha asignado a otros usuarios. Para mostrar solo las tareas que asigna a otros usuarios, siga estos pasos:
Haga clic en Lista de tareas en el panel de navegación y, a continuación, seleccione En la carpeta Lista de tareas en el menú desplegable de búsqueda de la lista de tareas.
Haga clic en Más opciones en el panel Buscar para abrir el Filtro avanzado.
Seleccione Tipo de elemento en el primer menú desplegable del Filtro avanzado y deje el operador por defecto, =.
Seleccione Tarea en la lista Tipo de elemento (menú desplegable).
Cambie el operador Fin a Y.
Seleccione A en el nuevo menú desplegable y haga clic en Aceptar para mostrar solo las tareas que ha enviado a otras personas.