Aunque las pérdidas individuales de datos importantes afectan al negocio, la mayoría de las empresas dejan la prevención y la recuperación en manos de las buenas prácticas y hábitos personales de los usuarios. En un entorno de red típico, los usuarios recurren a diferentes técnicas para evitar la pérdida de archivos fundamentales. Por ejemplo, algunos usuarios guardan manualmente varias versiones de un archivo con nombres diferentes. Otros, guardan la misma versión de un archivo en distintas ubicaciones. Y otros realizan ambas acciones.
A pesar de las precauciones, casi todos los usuarios han modificado, perdido o suprimido de forma accidental algún archivo importante. Cuando surgen problemas, quedan dos opciones:
Con la reconstrucción y la recuperación de archivos se malgastan valiosos recursos:
La mayoría de las empresas aplican algún tipo de sistema de copia de seguridad y recuperación de datos para evitar la pérdida de la información clave. De forma periódica, se realizan copias de seguridad para evitar pérdidas de datos catastróficas. A menudo, los archivos perdidos tienen una duración inferior a las copias de seguridad principales. Hasta ahora, estas pérdidas de datos han supuesto un coste desafortunado de la práctica empresarial.
La recuperación de un único archivo no es un proceso sencillo. Únicamente el administrador puede acceder a los medios de copia de seguridad para recuperarlo. Se debe conocer exactamente cuándo existía el archivo para que el administrador pueda encontrar la versión correcta del mismo.
Incluso después de recuperarlo, éste debe actualizarse con los cambios realizados en el intervalo transcurrido entre la fecha de la copia de seguridad hasta el momento en que se ha modificado, suprimido o perdido.