Tehtävä on viesti, jolla on määräaika ja joka edellyttää toimintaa. Voit tallentaa tehtävän itse tai hyväksyä sellaisen toiselta henkilöltä.
Kun tehtävä on hyväksytty, se näkyy kalenterissa aloituspäivänään ja siirtyy seuraaville päiville. Jos tehtävä on myöhässä, se näkyy kalenterissa punaisena.
Kun olet saanut jonkin tehtävän hoidetuksi, voit merkitä sen valmiiksi. Kun merkitset tehtävän valmiiksi, se ei enää siirry kalenterissa seuraavan päivän kohdalle.
Tehtävän antaja voi määrittää, että GroupWise lähettää ilmoituksen, kun tehtävä on merkitty valmiiksi. (Voit vastaanottaa ilmoituksia vasta, kun olet käynnistänyt Notifyn.) Tehtävän antajan Ominaisuudet-ikkunaan tulee merkintä siitä, että tehtävä on valmis, sekä päivämäärä ja kellonaika, jolloin tehtävä on merkitty valmiiksi.
Jos haluat luetella tehtävät, jotka olet määrittänyt muille ihmisille, voit järjestää ja suodattaa tehtävät usealla eri tavalla luetellaksesi ne koottuina. Tässä on joitakin esimerkkejä Näkymäeditorin käyttötavoista:
Luo alikansio: Voit vetää ja pudottaa luomasi tehtävät haluamiisi kansioihin. Tässä tilanteessa voisit luoda kansion postilaatikkoon ja antaa sille nimeksi esimerkiksi ”Määritetyt tehtävät”. Kun kansio on luotu, vedä ja pudota kaikki muille ihmisille lähetettävät tehtävät Lähetetyt viestit ‑kansiosta tähän uuteen kansioon, niin ne ovat lueteltuina siellä aina, kun avaat kansion.
Suodata lähetetyt viestit: Mitä tapahtuu, jos unohdat siirtää uuteen kansioon lähetettävät tehtävät? Tässä tilanteessa lähetetyt tehtävät kannattaa aina jättää Lähetetyt viestit -kansioon ja sitten suodattaa nämä viestit, jotta näet vain lähettämäsi tehtävät. Toimi tällöin seuraavasti:
Valitse siirtymisruudusta Lähetetyt viestit ja sitten Lähetetyt viestit -luettelon avattavasta hakuvalikosta Lähetetyt viestit -kansiossa....
Tämä avaa Etsi-liukupaneelin.
Valitse Etsi-paneelista Lisää asetuksia... ja avaa Edistyksellinen suodatin.
Valitse Edistyksellisen suodattimen ensimmäisestä avattavasta luettelosta Viestin tyyppi ja jätä oletusoperaattori = paikalleen.
Valitse Viestin tyyppi -luettelosta (avattavasta luettelosta) Tehtävä ja sitten OK, niin näytetään vain Lähetetyt viestit -luettelossa olevat tehtävät.
Käytä ja suodata tehtäväluetteloa: Tämä esimerkki on kahden edellä olevan esimerkin yhdistelmä. Sen sijaan, että loisit uuden kansion tehtävien lähettämistä varten, voit vetää ne Tehtäväluettelo-kansioon lähetettyäsi ne. Tällöin kuitenkin sinulle määritetyt tehtävät ja sinun muille määrittämäsi tehtävät ovat samassa kansiossa. Jos haluat näyttää vain sinun muille määrittämäsi tehtävät, toimi seuraavasti:
Valitse siirtymisruudusta Tehtäväluettelo ja sitten Tehtäväluettelon avattavasta hakuvalikosta Tehtäväluettelo-kansiossa....
Valitse Etsi-paneelista Lisää asetuksia... ja avaa Edistyksellinen suodatin.
Valitse Edistyksellisen suodattimen ensimmäisestä avattavasta luettelosta Viestin tyyppi ja jätä oletusoperaattori = paikalleen.
Valitse Viestin tyyppi -luettelosta (avattavasta luettelosta) Tehtävä.
Vaihda End-operaattori And-operaattoriksi.
Valitse uudesta avattavasta valikosta Vastaanottaja ja sitten OK, niin luetellaan vain ne tehtävät, jotka olet lähettänyt vastaanottajina oleville ihmisille.