65.3 Ei toimistossa -säännön luominen

Ei toimistossa -sääntö on yhdentyyppinen automaattivastaussääntö. Kun luot ja aktivoit ei toimistossa -säännön, GroupWise täyttää kalenterisi määritettyinä päivinä koko päivän kestävillä tapahtumilla ja tilanasi näkyy tällöin Ei toimistossa. Työasemaohjelman oikeassa alakulmassa oleva Ei toimistossa -pienoisohjelma vaihtaa väriä, kun ei toimistossa -sääntö on aktiivinen.

  1. Valitse Työkalut > Ei toimistossa -sääntö.

    TAI

    Napsauta Ei toimistossa -pienoisohjelmaa.

  2. Valitse Ota ei toimistossa -sääntö käyttöön.

    Jotta ei toimistossa -sääntö varmasti toimisi, sinun täytyy valita tämä määritys ja määrittää päivämääräväli. Ei toimistossa -sääntö on aktiivinen vain määrittämälläsi päivämäärävälillä, joten se ei pysy aktiivisena, vaikka et poistaisi asetuksen valintaa poissaolon jälkeen. Ei toimistossa -sääntö poistuu käytöstä määrittämäsi päivämäärävälin viimeisen päivän jälkeen.

    Jos poistat asetuksen käytöstä ennen säännön voimassaolon päättymistä, koko päivän kestävät tapahtumat poistetaan kalenteristasi.

  3. Kirjoita automaattisen vastauksen aihe.

    Aiheet näkyvät sulkeissa vastauksessa olevan alkuperäisen viestin aiheen perässä. Jos alkuperäinen aihe on esimerkiksi Poissaolovastaus ja saat viestin, jonka aihe on Budjettiseuranta, automaattinen vastaustoiminto palauttaa aiheen vs: Budjettiseuranta (Poissaolovastaus).

  4. Kirjoita viesti, jonka haluat näkyvän automaattisessa vastauksessa. Esimerkiksi "Kiitos viestistäsi. Olen tällä hetkellä poissa toimistosta. [ja niin edelleen]."

  5. (Valinnainen) Jos haluat vastata sisäisen verkkosi ulkopuolelta tuleviin sähköpostiviesteihin, määritä Ulkoiset käyttäjät -välilehti niin, että se sisältää seuraavat:

    • Vastaa ulkoisille käyttäjille: Tämä valintaruutu on valittava, jotta vastaukset lähetetään organisaatiosi ulkopuolella oleville ulkoisille käyttäjille.

    • Kenelle vastataan: Kun valitset Vain omat yhteyshenkilöt, vastataan vain osoitekirjassasi oleville ulkoisille käyttäjille, kun taas jos valitset Kaikki, vastataan kaikille ulkoisille lähettäjille, jotka lähettävät viestejä GroupWise-tilillesi.

    • Aihe ja Viesti: Aihe- ja Viesti-kentissä on oltava sisältöä, sillä Ensisijainen-välilehden sisältöä ei kopioida Ulkoiset käyttäjät -välilehteen.

  6. Määritä päivämäärät, jolloin sääntö tulee voimaan ja jolloin se päättyy.

  7. Valitse Tallenna.

Säännöt, jotka käynnistävät vastauksen (kuten ei toimistossa -sääntö) pitävät kirjaa siitä, kenelle vastaus on lähetetty, ja varmistavat, että kyseiselle käyttäjälle lähetetään vastaus vain kerran.