Une tâche est un élément ayant une date d'échéance et nécessitant une opération spécifique. Vous pouvez publier une tâche pour vous-même ou accepter une tâche d'une autre personne.
Lorsqu'elle a été acceptée, une tâche apparaît dans l'agenda à sa date de début et se reporte de jour en jour. Lorsque la date d'échéance est passée, la tâche apparaît en rouge dans l'agenda.
Une fois la tâche terminée, vous pouvez la marquer comme effectuée. Lorsque vous marquez une tâche comme étant terminée, elle n'est plus reportée au jour suivant dans votre agenda.
En votre qualité d'initiateur d'une tâche assignée, vous pouvez demander à GroupWise de vous envoyer une notification lorsque la tâche en question est marquée comme étant effectuée. (Le module Notify doit être exécuté pour que vous puissiez recevoir une notification.) L'état « effectué », indiquant la date et l'heure auxquelles la tâche a été marquée comme terminée, est placé dans la fenêtre Caractéristiques.
Si vous souhaitez répertorier les tâches que vous avez assignées à d'autres personnes, vous pouvez les organiser et les filtrer de différentes manières. Voici quelques exemples :
Créez un sous-dossier : vous pouvez glisser-déplacer les tâches que vous créez dans les dossiers applicables. Dans ce scénario, vous pouvez créer un dossier sous Boîte aux lettres et lui attribuer un nom du type « Tâches assignées ». Une fois le dossier créé, il vous suffit de glisser-déplacer toutes les tâches que vous envoyez à d'autres personnes à partir du dossier Éléments envoyés vers ce nouveau dossier et elles y seront toutes répertoriées chaque fois que vous ouvrirez ce dernier.
Filtrez les éléments envoyés : que se passe-t-il si vous oubliez de déplacer des tâches que vous envoyez vers un nouveau dossier ? Dans ce scénario, vous pouvez souhaiter toujours laisser les tâches envoyées dans votre dossier Éléments envoyés, puis filtrer ces éléments pour ne consulter que les tâches que vous avez envoyées. Pour ce faire, procédez comme suit :
Cliquez sur Éléments envoyés dans le volet de navigation, puis sélectionnez Dans le dossier Éléments envoyés... dans le menu déroulant de recherche de la liste Éléments envoyés.
Le panneau coulissant Rechercher s'ouvre.
Cliquez sur Autres options... dans le panneau Rechercher pour ouvrir le Filtrage avancé.
Sélectionnez Type d'élément dans le premier menu déroulant du Filtrage avancé et conservez l'opérateur par défaut =.
Choisissez Tâche dans la liste Type d'élément (menu déroulant), puis cliquez sur OK pour n'afficher que les tâches dans la liste Éléments envoyés.
Utilisez et filtrez la Liste des tâches : cet exemple est une sorte de combinaison des deux exemples ci-dessus. Au lieu de créer un dossier vers lequel faire glisser vos tâches envoyées, vous pouvez les faire glisser vers votre dossier Liste des tâches après les avoir envoyées. Toutefois, vous vous retrouvez avec à la fois des tâches qui vous sont assignées et des tâches que vous assignez à d'autres répertoriées dans le même dossier. Pour afficher uniquement les tâches que vous assignez à d'autres personnes, procédez comme suit :
Cliquez sur Liste des tâches dans le volet de navigation, puis sélectionnez Dans le dossier « Liste des tâches »... dans le menu déroulant de recherche de la Liste des tâches.
Cliquez sur Autres options... dans le panneau Rechercher pour ouvrir le Filtrage avancé.
Sélectionnez Type d'élément dans le premier menu déroulant du Filtrage avancé et conservez l'opérateur par défaut =.
Choisissez Tâche dans la liste Type d'élément (menu déroulant).
Remplacez l'opérateur Fin par Et.
Sélectionnez À dans le nouveau menu déroulant, puis cliquez sur OK pour répertorier uniquement les tâches que vous avez envoyées « à » des personnes.