Affinché le impostazioni di Filr abbiano la precedenza sulle impostazioni di GroupWise per Filr nel client GroupWise, il sistema Filr deve disporre dei diritti di licenza e l'amministratore di Filr deve abilitare le impostazioni di GroupWise nelle impostazioni Filr per Office e Mail. Sia che si utilizzino i controlli di GroupWise o quelli di Filr, molte impostazioni si sovrappongono e le opzioni e il comportamento variano in base all'implementazione effettuata dall'amministratore; di seguito vengono fornite le descrizioni di tutte queste impostazioni.
L'integrazione di Filr può controllare il comportamento in vigore per tutti gli allegati o in base alla dimensione del file. È progettata per non gravare il database di GroupWise con lo spazio di archiviazione degli allegati.
Con i controlli di GroupWise, gli allegati caricati in Filr dall'unità locale vengono archiviati per default nella cartella Allegati GW.
Con i controlli di Filr, gli allegati caricati in Filr dall'unità locale non vengono archiviati nella cartella Allegati GW ma in una cartella di Filr visibile solo all'amministratore di Filr.
Se configurata e applicata, l'archiviazione di Filr sarà valida per "tutti gli allegati" o per gli allegati che superano una dimensione specificata dall'amministratore; una notifica segnalerà all'utente l'obbligo dell'archiviazione di Filr.
Se le impostazioni di GroupWise sono abilitate in Filr, una delle opzioni seguenti sarà selezionabile o già predisposta nelle impostazioni di Filr.
Il collegamento scade tra: quando si aggiunge un allegato con questa opzione, è possibile scegliere per quanto tempo il collegamento al file rimane attivo.
Download (limite): quando si aggiunge un allegato con questa opzione, è possibile scegliere quante volte il file può essere scaricato da Filr.
Il limite di download è impostato per il numero di destinatari che accedono all'allegato. Una volta raggiunto tale limite, nessun altro utente potrà accedere all'allegato.
Quando si allega un file locale, le opzioni sono accessibili facendo clic con il tasto destro del mouse sul file dopo averlo allegato all'elemento e-mail di GroupWise.
Quando si allega un file da Filr, le opzioni vengono presentate nella parte inferiore della finestra di dialogo di inserimento dell'allegato.
Se le impostazioni di GroupWise non sono abilitate, ma l'integrazione di Filr è abilitata in GroupWise, potrebbero essere visualizzate tutte le opzioni seguenti o solo alcune di esse, a seconda dell'implementazione effettuata dall'amministratore.
Quando si allega un file locale, le opzioni sono accessibili facendo clic con il tasto destro del mouse sul file dopo averlo allegato all'elemento e-mail.
Effettua upload in OpenText Filr: opzione accessibile solo facendo clic con il tasto destro del mouse quando si aggiunge un allegato utilizzando l'opzione del file locale, Aggiungi allegato. Dopo aver selezionato questa opzione, facendo clic di nuovo con il tasto destro del mouse sull'allegato, è possibile visualizzare le opzioni di seguito indicate, relative al comportamento di accesso.
Passare il mouse sulla freccia di espansione > delle tre opzioni per verificare il criterio di default selezionato. Questo consente di conoscere il comportamento che i destinatari del messaggio e-mail riscontreranno dopo aver fatto clic sull'allegato.
A questo punto, è possibile utilizzare l'impostazione di default per ciascuna opzione di Filr o modificare i criteri secondo necessità.
Condivisione diritti OpenText Filr in corso: l'impostazione di default è Visualizza. I destinatari potranno solo visualizzare l'allegato, non scaricarlo o modificarlo. Cambiare l'impostazione in Modifica per concedere ai destinatari i diritti di download e modifica di Filr sull'elemento o sugli elementi nell'allegato.
Modalità condivisione esterna OpenText Filr: l'impostazione di default è Collegamento file. L'opzione consente ai destinatari dell'elemento e-mail di accedere all'allegato in Filr. Le autorizzazioni del destinatario per l'allegato corrispondono ai diritti Filr concessi dall'opzione precedente. Cambiando l'impostazione in Condivisione esterna, le stesse autorizzazioni di accesso verranno concesse a chiunque riceva un collegamento al file dopo la ricezione dell'allegato iniziale.
Il collegamento scade tra: quando si aggiunge un allegato con questa opzione, è possibile scegliere per quanto tempo il collegamento al file rimane attivo. L'impostazione di default è Mai, ovvero nessuna scadenza. Se si modifica l'impostazione, la scadenza è configurabile in base al numero di giorni.