65.3 Creazione di una regola fuori ufficio

Una regola fuori ufficio è un tipo di regola di risposta automatica. Quando si crea e si attiva una regola fuori ufficio, viene bloccato il calendario con gli eventi di giornata intera per le date specificate e viene mostrato l'utente con uno stato Fuori ufficio. Il widget della regola fuori ufficio nella parte in basso a destra del client cambierà anche colore quando la regola fuori ufficio è attiva.

  1. Fare clic su Strumenti > Regola fuori ufficio....

    oppure

    Fare clic sul widget della regola fuori ufficio.

  2. Selezionare Attiva regola fuori ufficio.

    Per attivare la regola fuori ufficio, è necessario selezionare questa opzione e specificare un intervallo di date. Poiché la regola fuori ufficio è attiva solo per l'intervallo di date specificato, lasciando questa opzione sempre selezionata la regola fuori ufficio non sarà necessariamente sempre attiva. La regola fuori ufficio scade dopo l'ultimo giorno dell'intervallo di date specificato.

    Se si deseleziona questa opzione prima della scadenza della regola, gli eventi di giornata intera vengono cancellati dal calendario.

  3. Immettere un oggetto per la risposta automatica.

    Gli oggetti vengono visualizzati tra parentesi dopo l'oggetto del messaggio originale nella risposta. Se ad esempio l'oggetto è "Risposta Fuori ufficio" e l'utente riceve il messaggio "Monitoraggio budget", la funzione di risposta automatica restituisce l'oggetto "Re: Monitoraggio budget (Risposta Fuori ufficio)".

  4. Digitare il messaggio che si desidera visualizzare nella risposta automatica. Ad esempio, "Grazie per il messaggio. Attualmente sono fuori ufficio. [e così via]".

  5. (Facoltativo) Se si desidera rispondere alle e-mail dall'esterno della rete interna, configurare la scheda Utenti esterni in modo da includere:

    • Rispondi a utenti esterni: selezionare questa casella per inviare le risposte a utenti esterni all'organizzazione.

    • A chi rispondere: scegliendo Solo contatti personali si risponderà solo agli utenti esterni presenti nella propria rubrica, mentre scegliendo Tutti si risponderà a qualsiasi mittente esterno di elementi e-mail sul proprio account GroupWise.

    • Oggetto e Messaggio: i campi Oggetto e Messaggio devono essere compilati poiché il contenuto della scheda Principale non viene replicato nella scheda Utenti esterni.

  6. Specificare le date in cui la regola diventerà effettiva e la relativa scadenza.

  7. Fare clic su Salva.

Le regole che attivano una risposta, come questa regola fuori ufficio, tengono traccia degli utenti ai quali è stata inviata la risposta affinché venga ricevuta una sola volta.