Una volta verificato che i prerequisiti indicati nella sezione precedente sono soddisfatti, occorre tenere presente che le versioni precedenti di un file attuale, rinominato o cancellato possono non essere memorizzate nel database di archiviazione per diversi motivi:
Il file si trovava in una directory o in un volume che non è più configurato per la creazione delle versioni. Per informazioni, contattare l'amministratore di sistema.
I processi di creazione delle versioni pianificati sono stati sospesi o ritardati per un periodo di tempo superiore alla durata del file. Anche se l'intervallo tra due epoche è generalmente inferiore alla durata dei file, possono verificarsi dei casi in cui tale intervallo viene prolungato. Ad esempio, se il tempo necessario per il salvataggio di tutti i file idonei è superiore all'intervallo pianificato tra due epoche, è possibile che alcune epoche vengano ignorate finché il processo attuale non viene completato e non si raggiunge la successiva ora di inizio pianificata.
Il file esisteva alla fine di un'epoca, ma è stato cancellato prima del salvataggio della relativa versione nel database di archiviazione. In NetWare 6.5 Support Pack 1 e versioni successive, per evitare questo problema, il processo di creazione delle versioni si avvale di una tecnologia per la creazione di istantanee.
In genere, le versioni archiviate del file vengono cancellate automaticamente dal database quando vengono superati il tempo massimo di mantenimento e il numero massimo di versioni consentite.
Se l'amministratore definisce un'area di recupero per il volume dei dati archiviati, è possibile che le versioni cancellate rimangano memorizzate in tale area finché non vengono eliminate definitivamente. In caso contrario, l'eliminazione definitiva delle versioni viene eseguita immediatamente.
I file vengono eliminati definitivamente quando scade il tempo limite per l'eliminazione definitiva oppure se è necessario rendere disponibile dello spazio. Solo l'amministratore di sistema può accedere alle versioni cancellate e recuperarle dall'apposita area. Per informazioni, contattare l'amministratore.