Effetti negativi della perdita di file sulla produttività

Sebbene la perdita di dati importanti abbia effetti negativi sulla produttività, la maggior parte delle aziende demanda ai singoli utenti la responsabilità della gestione dei file personali. In un tipico ambiente di rete, gli utenti possono adottare diverse tecniche per assicurarsi di non perdere file critici. Ad esempio, alcuni salvano più versioni dello stesso file con nomi diversi, altri salvano la stessa versione di un file in ubicazioni diverse, altri ancora utilizzano entrambi i metodi.

Nonostante queste precauzioni, a quasi tutti gli utenti è capitato di modificare, perdere o cancellare accidentalmente un file rilevante per il proprio lavoro. Quando si verifica un problema di questo tipo, l'utente ha due possibilità:

• Aspettare che l'amministratore recuperi il file dal supporto di backup, sempre che sia disponibile una copia di backup del file.
• Tentare di ricostruire il file a partire dai dati rimasti oppure ricrearlo completamente.

Spreco di risorse per il recupero e il ripristino dei file

Le attività di recupero e ripristino dei file possono causare un notevole spreco di risorse rilevanti:

• Il recupero della copia di backup del file può richiedere del tempo poiché è necessario attendere l'intervento dell'amministratore.
• La ricostruzione manuale dei dati può essere impegnativa in termini di tempo e costi.
• Entrambe le soluzioni possono avere un impatto negativo sulla capacità dell'azienda di rispettare i propri impegni. Questa perdita di tempo può determinare il rinvio della data di completamento di un'attività, con il conseguente rallentamento degli altri processi correlati.

Limiti delle procedure di backup e recupero a livello di sistema

Presso la maggior parte delle aziende sono implementate procedure per il backup e il recupero al fine di impedire perdite rilevanti di dati. In genere, il backup dei file viene eseguito periodicamente per evitare situazioni irreparabili. Tuttavia, i file che vengono persi durante lo svolgimento delle normali attività hanno una durata più breve rispetto ai principali cicli di backup a livello aziendale e quindi non sempre possono essere recuperati. Fino ad oggi, queste perdite di dati sono state considerate un costo inevitabile nel bilancio aziendale.

Il recupero di un singolo file non è un processo immediato. Solo l'amministratore può accedere al supporto di backup per recuperarlo. È inoltre necessario conoscere la data esatta del file in modo che l'amministratore possa individuarne la versione corretta.

Infine, una volta recuperato il file, è necessario aggiornarlo con le modifiche apportate durante l'intervallo di tempo tra la data dell'ultimo backup e quella in cui il file è stato modificato, cancellato o perso.