通常、メッセージリストには、メッセージをすでに読んだか、添付ファイルがあるか、どのくらい重要か、および、送信者、日付、件名を示す列があります。ドラッグアンドドロップによって列を追加または削除したり、列の順序を変更できます。
列の見出しのいずれかを右クリックすると、オプションのリストが表示されます。
Sort Ascending (昇順ソート): メッセージを上から下に順番にソートします。［Sort Descending (降順ソート)］を選択すると順序が逆になります。また、［Unsort (ソート解除)］を選択すると、ソートが解除され、フォルダに追加した順序でメッセージが表示されます。
Removing a Column (列の削除): この列を削除します。見出しをリスト外にドラッグしてドロップすることによっても列を削除できます。
Adding a Column (列の追加): この項目を選択すると、表示できる列の一覧が含まれるダイアログボックスが表示されます。必要な列を、既存の見出しの間にあるスペースにドラッグします。列が配置される場所に赤い矢印が表示されます。
Best Fit (最適化): スペースを最も効率よく使用するように列の幅を自動的に調整します。
Customizing the Current View (現在の表示のカスタマイズ): より複雑な順番でメッセージをソートしたり、表示する列を選択するには、この項目を選択します。
メッセージについて忘れないようにする方法の1つに、フォローアップ機能があります。フォローアップ機能を使用するには、次の手順に従います。
フラグは、憶えておくためのアクションです。［Call (電話)］、［転送］、［返信］など多くのものが用意されています。必要な場合は、ユーザ独自の注意やアクションを入力することもできます。フラグの期限を設定することもできます。
追加したフラグは、完了したことをマークしたり、完全に削除できます。これを行うには、メッセージを右クリックして［完了フラグの付与］または［フラグの解除］をクリックします。
フラグを設定したメッセージを表示すると、フラグの状況が最上部に、メッセージ見出しより前に表示されます。期限切れのメッセージの場合、「期限切れ: 2003年4月7日午後5時までに電話」のように表示されます。
フラグは、数日かかる仕事を整理するために役立ちます。たとえば、メッセージリストに［フラグの状態］列を追加して、この列でソートすることが考えられます。あるいは、フラグを設定したメッセージをすべて表示するvFolderを作成し、完了後にフラグをクリアすると、期限が迫ったメッセージのみがvFolderに含まれるようになります。
簡単な方法でメッセージを忘れないようにするには、メッセージを右クリックして［重要としてマーク］をクリックします。