En oppgave er et element som har en forfallsdato og krever en spesifikk handling. Du kan legge inn en oppgave til deg selv eller godta en oppgave fra en annen person.
Etter at den er godtatt, vil en oppgave dukke opp i kalenderen på startdatoen og videreføres til hver etterfølgende dag. Når tidsfristen har gått ut, vises oppgaven med rødt i kalenderen.
Når du er ferdig med en oppgave, kan du merke den som fullført. Når du merker en oppgave som fullført, overføres den ikke lenger til neste dag i kalenderen.
Som opphavsperson for en tilordnet oppgave, kan du få GroupWise til å sende deg varsling når oppgaven merkes som fullført. (Du må ha varslingsprogrammet kjørende for å motta varslinger.) Statusen Fullført, inkludert datoen og klokkeslettet da oppgaven ble merket som fullført, plasseres i Egenskaper-vinduet til oppgaven.
Hvis du vil føre opp oppgaver du har tilordnet til andre personer, er det ulike måter du kan organisere og filtrere oppgaver på for å føre dem opp samlet. Her er noen eksempler:
Opprett en undermappe: Du kan dra og slippe oppgaver du oppretter, til relevante mapper. I dette scenarioet kan du opprette en mappe under Postkasse og gi den et navn som "Tilordnede oppgaver". Når mappen er opprettet, kan du ganske enkelt dra og slippe alle oppgavene du sender til andre personer fra Sendte elementer til denne nye mappen, så vil de alle være oppført der når som helst når du åpner mappen.
Filtrer sendte elementer: Hva skjer hvis du glemmer å flytte oppgaver du sender til en ny mappe? I dette scenarioet vil du kanskje alltid la sendte elementer være i Sendte elementer-mappen og så filtrere de elementene for bare å se oppgaver du har sendt. Det gjøres ved å følge disse trinnene:
Klikk på Sendte elementer i navigasjonsruten, og velg deretter I “Sendte elementer”-mappen … i rullegardinmenyen for søk i Sendte elementer-listen.
Dette åpner uttrekkspanelet Søk.
Klikk på Flere alternativer … i Søk-panelet for å åpne Avansert filter.
Velg Elementtype i den første rullegardinmenyen i Avansert filter og la standardoperatoren = være.
Velg Oppgave i Elementtype-listen (rullegardinmeny) og klikk på OK for å bare vise oppgaver i Sendte elementer-listen.
Bruke og filtrere oppgavelisten: Dette eksempelet er en slags kombinasjon av de to eksemplene over. I stedet for å opprette en ny mappe du drar de sendte oppgavene dine til, kan du dra dem til Oppgaveliste-mappen din etter å ha sendt dem. Nå vil du imidlertid ha oppgaver tilordnet til deg og oppgaver du har tilordnet til andre oppført i den samme mappen. For bare å vise oppgavene du tilordner til andre, følger du disse trinnene:
Klikk på Oppgaveliste i navigasjonsruten, og velg deretter I “Oppgaveliste”-mappen … i rullegardinmenyen for søk i oppgavelisten.
Klikk på Flere alternativer … i Søk-panelet for å åpne Avansert filter.
Velg Elementtype i den første rullegardinmenyen i Avansert filter og la standardoperatoren = være.
Velg Oppgave i Elementtype-listen (rullegardinmeny).
Endre Slutt-operatoren til Og.
Velg Til i den nye rullegardinmenyen og klikk på OK for å føre opp bare de oppgavene du har sendt “til” personer.