Aby ustawienia systemu Filr miały pierwszeństwo przed ustawieniami programu GroupWise dla systemu Filr w kliencie GroupWise, system Filr musi mieć uprawnienia licencyjne, a administrator systemu Filr musi włączyć wtyczkę Filr Outlook Plugin w ustawieniach programu Outlook systemu Filr. Ze względu na to, że kilka ustawień się nakłada, niezależnie od tego, czy są używane elementy sterujące programu GroupWise czy systemu Filr, i ponieważ opcje i zachowania mogą być różne zależnie od wdrożenia administratora, opisy dotyczące ich wszystkich zamieszczono poniżej.
Integracja z systemem Filr może sterować zachowaniem wymuszania dla wszystkich załączników lub zależnie od rozmiaru pliku. Celem jest nieobciążanie bazy danych GroupWise woluminem pamięci masowej załączników.
Przy zastosowaniu elementów sterujących programu GroupWise załączniki z dysku lokalnego przesyłane do systemu Filr są domyślnie przechowywane w folderze Załączniki GW.
Przy zastosowaniu elementów sterujących systemu Filr załączniki z dysku lokalnego przesyłane do systemu Filr nie są przechowywane w folderze Załączniki GW, ale w folderze systemu Filr widocznym tylko dla administratora systemu Filr.
Jeśli skonfigurowano wymuszone przechowywanie w systemie Filr, będzie ono dotyczyć „wszystkich załączników” lub załączników, których rozmiar przekracza limit określony przez administratora, a Ty będziesz otrzymywać powiadomienia o oczekującym przechowywaniu i wymuszaniu w systemie Filr.
Jeśli wtyczka Filr Outlook Plugin jest włączona, albo będziesz mieć możliwość wyboru jednej z poniższych opcji, albo jedna z nich będzie już ustawiona w ustawieniach wtyczki.
Łącze wygasa za: w przypadku załączania z tą opcją możesz mieć możliwość wyboru okresu aktywności łącza.
Pobieranie (limit): w przypadku załączania z tą opcją możesz mieć możliwość wyboru dopuszczalnej liczby pobrań pliku z systemu Filr.
Limit pobrań jest ustawiany dla liczby odbiorców, którzy uzyskują dostęp do załącznika. Po wyczerpaniu tego limitu żaden inny użytkownik nie będzie mógł uzyskać dostępu do tego załącznika.
Podczas załączania pliku lokalnego można uzyskać dostęp do tych opcji, klikając prawym przyciskiem plik po jego załączeniu do przesyłki poczty GroupWise.
Podczas załączania z systemu Filr opcje te są prezentowane na dole okna dialogowego załączania.
Jeśli wtyczka Filr Outlook Plugin nie jest włączona, ale integracja z systemem Filr jest włączona w programie GroupWise, możesz zobaczyć niektóre lub wszystkie poniższe opcje zależnie od wdrożenia administratora.
Podczas załączania pliku lokalnego można uzyskać dostęp do tych opcji, klikając prawym przyciskiem plik po jego załączeniu do przesyłki poczty.
Prześlij do systemu Filr firmy Open Text: kliknij opcję tylko prawym przyciskiem myszy przy załączaniu za pomocą opcji pliku lokalnego Dodawanie załącznika. Po wybraniu tej opcji, jeśli ponownie klikniesz załącznik prawym przyciskiem myszy, możesz zobaczyć poniższe opcje zachowania dostępu.
Najedź kursorem myszy na strzałkę rozwijania > trzech opcji, aby zobaczyć, które kryteria domyślne są zaznaczone. W ten sposób dowiesz się, które zachowanie otrzymają odbiorcy poczty po kliknięciu załącznika.
W tym momencie możesz użyć ustawień domyślnych dla każdej opcji systemu Filr lub zmienić kryteria według potrzeb.
Udostępnianie uprawnień do systemu Filr firmy Open Text: uprawnienia domyślne to Wyświetlanie. Odbiorcy będą mogli jedynie wyświetlić załącznik, ale nie pobrać go czy edytować. Jeśli chcesz, aby odbiorcy mieli uprawnienia do pobierania i edytowania elementu lub elementów w załączniku, zmień uprawnienia na Edycja.
Tryb udziału zewnętrznego systemu Filr firmy Open Text: tryb domyślny to Łącze pliku. Ta opcja umożliwia odbiorcom elementu poczty dostęp do załącznika w systemie Filr. Uprawnienia odbiorcy dla załącznika są zgodne z uprawnieniami systemu Filr przyznanymi w powyższej opcji. Po zmianie na Udział zewnętrzny te same uprawnienia dostępu zostaną również przyznane każdemu, kto otrzyma łącze do pliku po otrzymaniu początkowego załącznika.
Łącze wygasa za: w przypadku załączania za pomocą tej opcji możesz wybrać okresu aktywności łącza. Opcja domyślna to Nigdy, co oznacza, że łącze nie wygasa nigdy. W przypadku zmiany tej opcji czas wygaśnięcia określa się w liczbie dni.