65.3 Tworzenie reguły nieobecności

Reguła nieobecności jest typem reguły odpowiedzi automatycznych. Gdy utworzysz i aktywujesz regułę nieobecności, program GroupWise zablokuje Twój kalendarz przez ustawienie zdarzeń całodniowych dla określonych dat na stan Nieobecny. Gdy reguła nieobecności jest aktywna, zmienia się kolor formantu Reguła nieobecności w prawym dolnym rogu okna klienta.

  1. Kliknij kolejno opcje Narzędzia > Reguła nieobecności.

    lub

    Kliknij formant Reguła nieobecności.

  2. Wybierz opcję Włącz moją regułę nieobecności.

    Aby reguła nieobecności została faktycznie aktywowana, należy zaznaczyć tę opcję i podać zakres dat. Ponieważ reguła nieobecności jest aktywna tylko w podanym zakresie dat, pozostawienie tej opcji stale zaznaczonej nie oznacza, że reguła nieobecności jest stale aktywna. Reguła nieobecności wygasa po ostatnim dniu z podanego zakresu dat.

    Odznaczenie tej opcji przed wygaśnięciem reguły powoduje usunięcie zdarzeń całodniowych z kalendarza.

  3. Wpisz temat automatycznej odpowiedzi.

    W odpowiedzi tematy pojawiają się w nawiasach za tematem wiadomości oryginalnej. Jeśli tematem jest na przykład tekst „Odpowiedź poza biurem”, a do użytkownika została wysłana wiadomość „Monitorowanie budżetu”, funkcja automatycznej odpowiedzi zwróci temat „Odp: Monitorowanie budżetu (Odpowiedź poza biurem)”.

  4. Wpisz wiadomość, która ma się pojawić w automatycznej odpowiedzi. Na przykład „Dziękuję za wiadomość. Obecnie jestem poza biurem. [i tak dalej].”

  5. (Opcja) Jeśli chcesz odpowiadać na wiadomości e-mail spoza sieci wewnętrznej, skonfiguruj kartę Użytkownicy zewnętrzni, uwzględniając następujące elementy:

    • Odpowiadaj użytkownikom zewnętrznym: To pole musi być zaznaczone, aby odpowiedzi były wysyłane do użytkowników zewnętrznych spoza organizacji.

    • Komu odpowiadać: Wybór opcji Tylko moje kontakty spowoduje, że odpowiedzi będą wysyłane tylko do użytkowników zewnętrznych znajdujących się w książce adresowej, natomiast wybór opcji Wszyscy spowoduje, że odpowiedzi będą wysyłane do wszystkich nadawców zewnętrznych przesyłek adresowanych na Twoje konto GroupWise.

    • Temat i Wiadomość: Pola Temat i Wiadomość powinny zawierać treść, ponieważ zawartość karty głównej nie jest replikowana do karty Użytkownicy zewnętrzni.

  6. Określ daty, dla których reguła ma zastosowanie (początkową i końcową).

  7. Kliknij przycisk Zapisz.

Reguły odpowiedzialne za wysyłanie odpowiedzi (jak na przykład ta reguła nieobecności) rejestrują, do kogo odpowiedź została wysłana, zapobiegając wielokrotnemu wysłaniu jej do tego samego użytkownika.