Mimo iż jednostkowa utrata kluczowych danych wpływa na skuteczność prowadzonej działalności biznesowej, wiele przedsiębiorstw pozostawia kwestie zapobiegania utracie danych i ich odtwarzania w rękach użytkowników, którzy wypracowują własne rozwiązania i sposoby postępowania. W typowym środowisku sieciowym użytkownicy stosują różne metody zapobiegania utracie najważniejszych plików. Niektórzy na przykład ręcznie zapisują poszczególne wersje plików pod różnymi nazwami. Inni tę samą wersję zapisują w różnych położeniach. Niektórzy używają obu metod.
Pomimo podejmowanych środków ostrożności niemal każdemu użytkownikowi zdarza się przypadkowo zmodyfikować, utracić lub usunąć plik o istotnym znaczeniu. Gdy wystąpi problem, można wybrać jeden z następujących sposobów postępowania:
Próby zarówno odtwarzania, jak i przywracania plików powodują utratę cennych zasobów:
Większość firm stosuje pewne rozwiązania z zakresu tworzenia i odtwarzania kopii zapasowych, aby zabezpieczyć się przed utratą istotnych danych. Okresowe tworzenie kopii zapasowych pozwala zapobiec nieodwracalnym stratom. Często jednak cykle istnienia utraconych plików są krótsze od cykli tworzenia kopii zapasowych. Do tej pory utrata takich danych była nieuniknionym skutkiem ubocznym prowadzenia działalności biznesowej.
Odtworzenie jednego pliku nie jest proste. Tylko administrator może uzyskiwać dostęp do nośników z kopiami zapasowymi, z których może wczytywać i odtwarzać pliki. Aby administrator mógł odnaleźć odpowiednią wersję pliku, konieczne jest posiadanie wiedzy o dokładnym położeniu pliku.
Nawet po odtworzeniu pliku należy go zaktualizować zmianami wprowadzonymi między utworzeniem kopii zapasowej a jego modyfikacją, usunięciem lub utratą.