12.8 Especificando a disponibilidade de sua equipe

A ação Disponibilidade de Equipe permite especificar as solicitações de processo com as quais os membros da sua equipe não têm disponibilidade para trabalhar. Durante o período de indisponibilidade dos membros da sua equipe, todas as solicitações de processo desse tipo serão encaminhadas à fila do usuário indicado.

É possível especificar a disponibilidade de cada solicitação de processo individual ou globalmente. Você só pode especificar a disponibilidade dos usuários cujas delegações já foram atribuídas.

  1. Clique em Disponibilidade de Equipe no grupo de ações Configurações > Configurações de Equipe.

  2. Clique em Selecionar uma equipe para selecionar uma equipe para a qual você tenha sido designado como gerente.

    Se você for Administrador de Aprovisionamento ou Gerente de Aprovisionamento, não verá a caixa Selecionar uma equipe.

    A lista de equipes inclui equipes cujos gerentes têm permissão para definir a disponibilidade (especificados na definição da equipe), assim como equipes em que a opção de definir a disponibilidade foi desabilitada. Se a definição da equipe não permitir que os gerentes definam a disponibilidade, o gerente ainda poderá ver configurações de disponibilidade definidas para os membros da equipe pelo administrador ou por um gerente de outra equipe à qual esses usuários pertençam. No entanto, o gerente da equipe não pode editar ou apagar essas configurações, ver seus detalhes ou criar novas atribuições de disponibilidade.

  3. Clique em Continuar.

  4. Na caixa de seleção Membro da Equipe, digite no mínimo quatro caracteres do nome do usuário para selecioná-lo.

    Se preferir, use o ícone Seletor de Objetos ícone Seletor de Objetos ao lado da caixa de seleção Membro da Equipe para escolher o membro da equipe. Nesse caso, clique no ícone para abrir a janela Pesquisa de Objeto. Especifique os critérios de pesquisa para o membro da equipe, clique em Pesquisar e selecione o membro da equipe.

    As configurações de disponibilidade do membro da equipe selecionado, se houver, serão exibidas.

  5. Para ver mais detalhes sobre um recurso específico associado a uma atribuição de disponibilidade, clique no nome do recurso:

    Link do nome do recurso

    Em seguida, a página exibirá uma janela popup com informações sobre a atribuição de delegação:

    Detalhes da Atribuição de Delegação

    Essas informações são particularmente úteis em situações em que o mesmo nome de recurso aparece mais de uma vez na lista de configurações de disponibilidade.

  6. Clique em Novo.

    O botão Novo é habilitado somente para as equipes cujos gerentes têm permissão para definir configurações de disponibilidade para seus membros.

  7. Especifique o status selecionando uma das opções da lista suspensa Mudar Status:

    Status

    Descrição

    Disponível para TODAS as Solicitações

    Esse é o status padrão. Ele indica que o membro da equipe está globalmente disponível. Quando esse status estiver em vigor, as solicitações atribuídas ao membro da equipe não serão delegadas, mesmo se houver delegações atribuídas.

    NOTA:Se você mudar o status e depois mudá-lo de volta para Disponível para TODAS as Solicitações, as configurações Disponíveis Seletivamente definidas anteriormente serão removidas.

    NÃO Disponível para QUAISQUER Solicitações

    Especifica que o membro da equipe não está disponível para todas as solicitações de processo existentes no sistema. (Esse status também é conhecido como globalmente indisponível.)

    A escolha desse status indica que o membro da equipe está indisponível para cada atribuição de delegação existente e muda o status atual para Não Disponível para as Solicitações Especificadas.

    As atribuições entram em vigor imediatamente e duram até o vencimento da atribuição de delegação.

    NOTA:Essa configuração não afeta a disponibilidade das novas atribuições criadas após esse ponto.

    NÃO Disponível para as Solicitações Especificadas

    Ao selecionar essa opção, você é solicitado a especificar a disponibilidade do membro da equipe. (Essa ação equivale a clicar no botão Novo.) Você deverá especificar:

    • Os tipos de solicitações para as quais o membro da equipe não está disponível.

    • O período em que o membro da equipe não está disponível.

    Durante o período em que o membro da equipe não está disponível para uma solicitação específica, o usuário delegado para atuar nessa solicitação pode fazê-lo.

  8. Especifique o período em que o membro da equipe não está disponível:

    1. Especifique o início do período digitando a data e a hora de início na caixa Não Disponível a Partir de ou clicando no calendário e selecionando a data e a hora.

      Controle Calendário

    2. Especifique o término do período clicando em um dos seguintes botões:

      Botão

      Descrição

      Sem Vencimento

      Indica que esta configuração de indisponibilidade não expirará.

      Especificar Duração

      Permite especificar o período em semanas, dias ou horas.

      Especificar Data de Término

      Permite especificar a data e a hora de término. Você pode digitar a data e a hora ou clicar no calendário e selecioná-las.

  9. Especifique se deseja enviar notificações por e-mail a outros usuários preenchendo estes campos:

    Campo

    Descrição

    Notificar outros usuários sobre estas mudanças

    Indica se você deseja enviar uma mensagem de e-mail para notificar um ou mais usuários a respeito desta atribuição de disponibilidade.

    Destinatário

    Especifica qual usuário deve receber notificações por e-mail:

    Seletivo: permite enviar notificações por e-mail a qualquer usuário que você selecionar, inclusive usuários que não estejam na equipe.

  10. Selecione uma ou mais solicitações na caixa de listagem Tipos de Solicitações e clique em Adicionar.

    Nessa tela, selecione os tipos de solicitações que o membro da equipe não aceitará durante o período em que estiver indisponível. Essa ação tem como efeito a delegação dessas solicitações a outros usuários.

    Cada solicitação adicionada é incluída na caixa de listagem Recusado para o Período Especificado.

    Se você adicionar várias solicitações para esse período, cada uma delas será tratada como um objeto individual que poderá ser editado separadamente.

  11. Para indicar que esta configuração de disponibilidade aplica-se a todos os tipos de solicitação, clique em Todos os Tipos de Solicitação, em vez de selecionar os tipos de solicitação individualmente.

    Caixa de seleção Todos os Tipos de Solicitação

    A caixa de seleção Todos os Tipos de Solicitação só estará disponível quando o tipo de solicitação para a atribuição de delegação estiver definido como Todos.

  12. Para remover uma solicitação da lista, clique em Remover.

  13. Clique em Submeter para gravar suas mudanças.