Quando um usuário efetua login, o cliente iFolder faz a autenticação no servidor iFolder enviando o nome de usuário e a senha em formato criptografado por meio de uma conexão com a Internet para esse servidor iFolder. O servidor iFolder utiliza essas informações para verificar se o usuário existe e, em seguida, verifica se o objeto Usuário foi habilitado no Console de gerenciamento do iFolder para utilizar o iFolder. Após a habilitação do objeto Usuário, uma conta de usuário deve ser criada no servidor iFolder para que o usuário comece a utilizar o iFolder na sua estação de trabalho local. Uma conta é criada na primeira vez em que um usuário efetua login no servidor iFolder com o cliente iFolder. Após a criação da conta do usuário, essa conta pode ser gerenciada por meio do Console de gerenciamento do iFolder.
Após o primeiro login, um usuário pode começar a adicionar arquivos ao seu diretório do iFolder, e a sincronização automática é iniciada. O cliente iFolder sempre tem conhecimento de qualquer atividade local e, com base nas preferências de sincronização selecionadas por você ou pelo usuário, ele solicita regularmente ao servidor iFolder o download de quaisquer dados novos. Depois que o servidor iFolder faz o download dos dados, ele faz o upload do diretório local do iFolder. Quando o usuário acessa sua conta em um computador diferente, o servidor iFolder faz o download de atualizações antes de fazer o upload das modificações do cliente iFolder.