65.3 建立外出規則

外出規則是一種自動回覆規則。當您建立並啟用外出規則後，GroupWise 會在行事曆中您指定的日期標出全天事件，並顯示您處於外出狀態。當您的外出規則處於使用中狀態時，用戶端右下方的「外出規則」小工具 的色彩也會發生變化。

  1. 按一下工具 > 外出規則...

    或

    按一下外出規則小工具。

  2. 選取開啟我的外出規則。

    為使外出規則真正啟用，必須選取此選項並指定日期範圍。因為外出規則僅在您指定的日期範圍內有效，永遠將此選項保留為選取狀態並不表示外出規則會一直啟用。外出規則在您指定的日期範圍的最後一天過後就會過期。

    如果在規則過期之前取消選取此選項，則全天事件會從您的行事曆中刪除。

  3. 輸入自動回覆的標題。

    標題會顯示在回覆郵件中原始郵件標題後面的括弧中。例如，如果標題為「外出回覆」，當有郵件「預算監控」傳送給您時，「自動回覆」功能會傳回標題為「回覆︰預算監控 (外出回覆)」的郵件。

  4. 輸入要在自動回覆中顯示的訊息。例如，「感謝您的來信。我目前不在辦公室。[等等內容]。」

  5. (選擇性) 如果您需要在內部網路之外回覆電子郵件，請設定外部使用者索引標籤，包括以下設定：

    • 回覆外部使用者： 若要將回覆傳送到組織外部的外部使用者，則必須核取此方塊。

    • 要回覆的對象： 選取僅限我的聯絡人將只會回覆您通訊錄中的外部使用者，而選取每個人則會回覆傳送到您 GroupWise 帳戶的郵件項目的所有外部寄件者。

    • 標題和訊息： 應該在「標題」和「訊息」欄位中提供內容，因為「主要」索引標籤中的內容不會複製到「外部使用者」索引標籤。

  6. 指定規則生效與失效的日期。

  7. 按一下「儲存」。

觸發回覆的規則 (例如此外出規則) 會記錄已向誰傳送回覆，並確保只向該使用者傳送一次回覆。