47.4 Správa prostředků

Prostředky jsou položky, které lze naplánovat pro schůzky nebo jiná použití. Prostředky mohou být místnosti, počítačové projektory, automobily a další. Správce aplikace GroupWise definuje prostředek udělením identifikačního názvu a jeho přidělením uživateli. Zdroje mohou být také zahrnuty do hledání doby zaneprázdnění, stejně jako uživatelé. ID zdrojů jsou zadávána do textového pole Komu. Uživatel určený jako správce prostředku je vlastníkem tohoto prostředku.

Vlastník prostředku je zodpovědný za schválení a odmítání schůzek pro daný prostředek. Musí mít pro daný prostředek plná práva zástupce. Jako vlastník prostředku můžete nastavit, že budete přijímat upozornění na schůzky související s tímto prostředkem.

Do fondu prostředků lze přidat více prostředků, které mají prioritu pro použití danou pořadím v seznamu fondu. Když naplánujete prostředek prostřednictvím fondu prostředků, schůzka automaticky použije funkci hledání doby zaneprázdnění a naplánuje prostředek s nejvyšší prioritou, který je k dispozici v seznamu fondu prostředků.

47.4.1 Seznámení s prostředky

Každý prostředek ve složce Kontakty je označen jako Prostředek. Poklepáním na prostředek otevřete zobrazení položky prostředku.

Na stránce zobrazení položky prostředku můžete zadat název prostředku, telefonní číslo, typ prostředku, e-mailovou adresu, vlastníka a komentáře k tomuto prostředku.

Do pole Vlastník můžete zadat kontakt, který se již nachází v adresáři, případně můžete použít tlačítko se šipkou a vytvořit novou položku kontaktu.

Přidání osobního prostředku

Adresář GroupWise obsahuje prostředky definované správcem systému GroupWise. Osobní prostředek můžete přidat do složky Časté kontakty nebo do osobní složky kontaktů.

  1. V seznamu složek vyberte složku Kontakty, do které chcete přidat osobní prostředek.

  2. Na panelu nástrojů klepněte na tlačítko Nový prostředek.

  3. V poli Název zadejte název prostředku.

  4. V poli Telefon zadejte telefonní číslo kontaktu zodpovědného za prostředek.

  5. V poli Typ zadejte typ prostředku.

    Můžete zadat Prostředek nebo Místo. Zadáte-li položku Místo, bude do pole Místo ve schůzce automaticky přidán popis prostředku. Je-li ke schůzce jako prostředek přidáno více než jedno místo, bude v poli Místo zobrazeno pouze první místo.

  6. V poli E-mailová adresa zadejte e-mailovou adresu osoby, která obdrží upozornění týkající se tohoto prostředku.

  7. V poli Vlastník zadejte vlastníka prostředku.

  8. V poli Komentáře zadejte komentáře k prostředku.

    Můžete například určit, jak velká je konferenční místnost, nebo jaké vybavení je tam k dispozici.

  9. Klepněte na tlačítko Zavřít a uložte změny klepnutím na tlačítko Ano.

Úprava osobního prostředku

  1. V seznamu složek vyberte složku Kontakty, ve které chcete upravit osobní prostředek.

  2. Klepněte pravým tlačítkem na organizaci a pak klepněte na položku Podrobné údaje.

    Prostředky jsou označeny ikonou Ikona prostředku .

  3. Na kartě Podrobné údaje změňte podle potřeby libovolné informace.

  4. Klepněte na tlačítko Zavřít a uložte změny klepnutím na tlačítko Ano.

Schválení a odmítnutí požadavků na prostředek

Požadavky můžete schvalovat a odmítat jen tehdy, pokud jste vlastníkem prostředku a pokud vám byla udělena přístupová práva ke čtení a zápisu. Osobní prostředky nelze sdílet s ostatními uživateli pomocí práv zástupce.

  1. V hlavním okně nebo v kalendáři klepněte na příkaz Soubor > Zástupce.

    nebo

    Klepněte na rozevírací seznam v záhlaví seznamu složek (nad seznamem složek; pravděpodobně je v něm zobrazen text Online nebo Mezipaměť, který označuje právě používaný režim aplikace GroupWise) a pak klepněte na možnost Zástupce.

  2. Klepněte na prostředek, který vlastníte.

    Pokud prostředek ve vašem vlastnictví není uveden v rozevíracím seznamu Zástupce, zadejte název prostředku do pole Název a pak klepněte na tlačítko OK.

  3. Poklepejte na položku, kterou chcete schválit nebo odmítnout.

  4. Na panelu nástrojů klepněte na tlačítko Schválit nebo Odmítnout.

Příjem upozornění za jiného uživatele nebo prostředek

  1. Klepněte na Nástroje > Možnosti.

  2. Poklepejte na možnost Zabezpečení a poté klepněte na tlačítko Upozornění.

  3. Vyberte jméno uživatele, kterého zastupujete, nebo zvolte název prostředku, který vlastníte.

    Není-li uživatel nebo prostředek uveden v seznamu upozornění, zadejte jeho jméno či název a klepněte na tlačítko Přidat uživatele. Jméno či název můžete vybrat v dialogovém okně Výběr adresy klepnutím na ikonu Ikona adresáře.

  4. Zkontrolujte, zda jsou zaškrtnuta políčka Přihlásit ke zvukovým signálům a Přihlásit se k upozorněním.

    Budou vám automaticky objednány zvukové signály a upozornění. Pokud zrušíte zaškrtnutí políček Přihlásit ke zvukovým signálům a Přihlásit k upozornění, nebudete dále přijímat zvukové signály a upozornění. Pokud přestanete odebírat zvukové signály budíků a upozornění, musíte zopakovat kroky 1 až 4 v tomto tématu, abyste je pro své uživatelské jméno mohli znovu povolit.

  5. Klepněte na tlačítko OK.

Upozornění nebo zvukové signály lze přijímat, pokud je karta Upozornění otevřená nebo minimalizovaná. Další informace naleznete v části Spuštění správce upozornění.

Vytvoření pravidla pro prostředek

Jste-li vlastníkem prostředku, máte pro daný prostředek plná práva zástupce, včetně možnosti vytvářet pravidla. Následující kroky vám ukážou, jak vytvořit pravidlo, na jehož základě jsou u dostupného zdroje přijaty všechny požadavky. V tomto případě se jedná o jedno pravidlo, které umožňuje zdroj lépe využívat. Můžete vytvořit další pravidla, která provádějí odlišné akce. Můžete například vytvořit pravidlo, na jehož základě jsou zamítnuty všechny požadavky na zdroj, který je již naplánován.

  1. Klepněte na ikonu Výběr režimu a pak klepněte na možnost Zástupce.

  2. Klepněte na prostředek, který vlastníte.

    Pokud prostředek ve vašem vlastnictví není uveden v dialogovém okně Zástupce, zadejte název tohoto prostředku do pole Název a klepněte na tlačítko OK.

  3. Klepněte na Nástroje > Pravidla a pak klepněte na možnost Nový.

  4. Zadejte název pravidla.

  5. Klepněte na tlačítko Schůzka. Zkontrolujte, zda je zrušen výběr ostatních typů položek.

  6. Klepněte na rozevírací seznam Překrývající se schůzky a klepněte na možnost Ne.

  7. Klepněte na položky Přidat akci> Schválit, zadejte případně komentář a klepněte na tlačítko OK.

    Akce v částech krok 6 a krok 7 zajistí, aby pravidlo přijalo požadavek schůzky na prostředek pouze v případě, že je dostupný.

  8. Klepněte na tlačítko Uložit a pak na tlačítko Zavřít.

Odstranění osobního prostředku

Odstranění osobního prostředku:

  1. V seznamu složek vyberte složku Kontakty, ze které chcete odstranit osobní prostředek.

  2. Klepněte pravým tlačítkem na prostředek a pak klepněte na položku Odstranit.

    Prostředky jsou označeny ikonou Ikona prostředku .

  3. Klepnutím na tlačítko Ano potvrďte odstranění prostředku.

47.4.2 Seznámení s fondy prostředků a postupem jejich vytvoření

Fondy prostředků slouží ke zjednodušení procesu plánování prostředků tím, že upřednostňují prostředky pro použití ze seznamu fondů prostředků, který vytvoříte ve složce Osobní kontakty. Když ke schůzce přidáte fond prostředků, funkce hledání doby zaneprázdnění automaticky vybere prostředek s nejvyšší prioritou, který je ve fondu zdrojů k dispozici, a zobrazí jej v závorce vedle názvu fondu zdrojů v okně Schůzka. Priorita je určena pořadím prostředků v seznamu. Pokud chcete vybrat jiný prostředek z fondu prostředků, klepněte před odesláním schůzky na tlačítko Hledání doby zaneprázdnění a změňte prostředek ručně.

Každý fond prostředků ve složce Kontakty je označen jako Prostředek. Poklepáním na fond prostředků otevřete zobrazení položky fondu prostředků.

Fond prostředků můžete vytvořit z nabídky Soubor nebo nabídky zobrazené klepnutím pravým tlačítkem. Pokud máte na panelu nástrojů povolenou možnost Kontext složky, je k dispozici také položka panelu nástrojů Nový fond prostředků.

Vytvoření nového fondu prostředků:

  1. V seznamu složek vyberte složku Kontakty, do které chcete přidat osobní prostředek.

  2. Když je na panelu nástrojů povolena možnost Kontext složky, klepněte na možnost Nový fond prostředků.

  3. Zadejte název prostředku a v případě potřeby připojte komentáře.

  4. Klepněte na tlačítko Přidat a vyberte členy fondu prostředků.

  5. Po výběru adresáře a prostředku v rozevíracích nabídkách Vyhledat v a Hledat přidejte prostředek do seznamu Vybráno klepnutím na tlačítko Do.

  6. Pokračujte a proveďte krok 4 a krok 5 postupu, dokud nebudete mít pro nový fond prostředků vybrány všechny požadované prostředky.

    Pokud potřebujete změnit pořadí, můžete jednoduše přetáhnout prostředky tam, kde je chcete mít přednostně.

  7. Po dokončení přidávání prostředků klepněte na tlačítko Uložit, čímž fond prostředků uložíte.