6.3 Verwenden des Kontakteordners

Mit dem Kontakteordner können Sie Informationen anzeigen, aktualisieren, löschen und zu den Kontakten in Ihrem Adressbuch hinzufügen.

Der Kontakteordner Symbol für persönliches Adressbuch in der GroupWise-Ordnerliste stellt standardmäßig das Primärbuch im Adressbuch dar.

Alle Änderungen, die Sie im Ordner „Kontakte“ vornehmen, werden auch im entsprechenden Adressbuch (dem Primärbuch oder ein anderes Adressbuch) vorgenommen.

Die Ordnerliste zeigt eine Liste aller persönlichen Adressbücher unter dem Kontakteordner. Sie können rasch ein anderes persönliches Adressbuch auswählen, indem Sie in der Ordnerliste auf das Adressbuch klicken.

Wenn Sie auf der Symbolleiste auf das Symbol Blitzvorschau Symbol für persönliches Adressbuch klicken, können Sie Details für einen Kontakt, eine Gruppe, eine Ressource oder Organisation schnell anzeigen und bearbeiten.

Weitere Informationen finden Sie unter Abschnitt 6.3.1, Verwalten von Kontakten, Abschnitt 6.3.2, Verwalten von Gruppen, Abschnitt 6.3.3, Verwalten von Ressourcen und Abschnitt 6.3.4, Verwalten von Organisationen.

6.3.1 Verwalten von Kontakten

Jeder Kontakt im Kontakteordner ist mit Symbol „Person“ gekennzeichnet. Wenn Sie auf einen Kontakt doppelklicken, wird das Nachrichtenlayout für Kontakte angezeigt.

Hinzufügen von Kontakten

Sie können dem Primärbuch oder einem persönlichen Adressbuch einen Kontakt hinzufügen.

  1. Klicken Sie auf der WebAccess-Hauptseite in der Symbolleiste auf Kontakte.

  2. Wählen Sie das Adressbuch aus, dem Sie den Kontakt hinzufügen möchten.

  3. Klicken Sie in der Symbolleiste auf den Dropdown-Pfeil neben Kontakt und klicken Sie dann auf Kontakt.

  4. Geben Sie in den Namensfeldern den Vornamen, zweiten Vornamen und den Nachnamen des Kontakts an.

  5. Geben Sie im Feld Anzeigename den Namen an, den Sie für den Kontakt verwenden möchten.

    Imformationen im Feld Anzeigename werden in der Kontaktliste angezeigt.

  6. Geben Sie auf den folgenden Registerkarte weitere Informationen zu dem Kontakt ein:

    Zusammenfassung: (Diese Registerkarte ist nur verfügbar, wenn Sie einen Kontakt ändern.) Zeigt eine Zusammenfassung der auf den anderen Seiten enthaltenen Informationen an.

    Kontakt: Auf dieser Seite können Sie den Namen des Kontakts, ein Foto, die Email-Adresse und mehrere Telefonnummern sowie Instant-Messaging-IDs angeben.

    Details: Verwenden Sie diese Seite, um den Beruf, die Abteilung, den Assistenten, den Geburtstag, Jubiläen, Partner, Kinder, Hobbys und Internetadressen des Kontakts anzugeben.

    Um Internetadressen für den Kontakt (beruflich, privat) oder Frei-/Gebucht-Informationen anzugeben, geben Sie die Adressen in den entsprechenden Feldern ein.

    Adresse: Verwenden Sie diese Seite, um die Adressen (beruflich, privat usw.) des Kontakts anzugeben.

    Hinweise: Verwenden Sie diese Seite, um Informationen zu Ihrer Interaktion mit diesem Kontakt anzuzeigen, die Sie im GroupWise-Windows-Client eingegeben haben. Diese Seite kann wie ein Kontaktjournal verwendet werden.

    Verlauf: (Diese Registerkarte ist nur verfügbar, wenn Sie einen Kontakt ändern.) Zeigt alle Nachrichten an, die Sie an den Kontakt gesendet bzw. von diesem erhalten haben.

  7. Klicken Sie auf Speichern und Schließen.

Ändern eines Kontakts

Sie können die Daten einer Kontaktperson im Primärbuch oder in einem persönlichen Adressbuch ändern. Um Kontaktdaten in Ihrem Firmenadressbuch zu ändern, müssen Sie zunächst den Kontakt in Ihr Primärbuch oder ein persönliches Adressbuch kopieren.

  1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf die Registerkarte Kontakte.

  2. Wählen Sie das Adressbuch aus, in dem Sie die Daten des Kontakts ändern möchten.

  3. Doppelklicken Sie in der Kontaktliste auf den zu ändernden Kontakt.

  4. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen an den Kontaktdaten vor.

    Informationen zu den Kontaktdetails, die Sie in jeder Registerkarte eingeben können, finden Sie unter Schritt 6 in Hinzufügen von Kontakten.

  5. Klicken Sie auf Speichern und Schließen.

Löschen von Kontakten

Sie können einen Kontakt im Primärbuch oder in einem persönlichen Adressbuch löschen Aus dem Firmenadressbuch können Sie jedoch keinen Kontakt löschen.

  1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf die Registerkarte Kontakte.

  2. Wählen Sie das Adressbuch aus, in dem Sie den Kontakt löschen möchten.

  3. Klicken Sie in der Kontaktliste auf den Kontakt und klicken Sie dann auf Löschen.

Ändern des Anzeigenamens eines Kontakts

Der Anzeigename ist der Name, der angezeigt wird, wenn Sie mit der Eingabe in das Feld An (oder CC oder BK) einer Nachricht beginnen. Wenn Sie mit der Eingabe eines Namens beginnen, beispielsweise „Sa“, füllt die Namensergänzung den Rest des Namens mit einem Namen aus dem Adressbuch auf, beispielsweise „Sabine Meier“. Wenn jedoch zwei Personen namens „Sabine Meier“ im Adressbuch vorhanden sind (eine in der Buchhaltung und eine im Marketing), ist es schwierig zu entscheiden, welchen Namen die Namensergänzung aufgefüllt hat. Es sei denn, Sie lassen sich weitere Eigenschaften anzeigen.

Sie können den Anzeigenamen ändern, damit Sie leicht erkennen, welchen Namen die „Suchfolge für Namensergänzung“ vervollständigt hat. Beispiel: Wenn Sie nur mit Sabine Meier aus der Buchhaltung korrespondieren, können Sie den Anzeigenamen in „Sabine - Buchhaltung“ ändern.

  1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf die Registerkarte Kontakte.

  2. Klicken Sie auf das Adressbuch, in dem Sie den Kontakt bearbeiten möchten.

  3. Doppelklicken Sie auf einen Kontakt.

  4. Geben Sie einen Namen in das Feld Anzeigename ein.

  5. Klicken Sie auf Speichern und Schließen.

Anzeigen der kompletten Korrespondenz mit einem Kontakt

  1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf die Registerkarte Kontakte.

  2. Klicken Sie auf das Adressbuch, das Sie verwenden möchten.

  3. Doppelklicken Sie auf einen Kontakt.

  4. Klicken Sie auf das Register Verlauf.

    Alle Nachrichten, die Sie an diesen Kontakt gesendet bzw. von diesem Kontakt empfangen haben, werden angezeigt.

Journaling von Interaktionen mit Kontakten

Wie ein Journal bietet auch die Notizenfunktion die Möglichkeit, die verschiedenen Interaktionen mit den Kontakten zu protokollieren.

  1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf die Registerkarte Kontakte.

  2. Klicken Sie auf das Adressbuch, das Sie verwenden möchten.

  3. Doppelklicken Sie auf einen Kontakt.

  4. Klicken Sie auf die Registerkarte Notizen.

  5. Fügen Sie die den Kontakt betreffenden Informationen dem Feld Kommentar hinzu.

  6. Klicken Sie auf Speichern und Schließen.

6.3.2 Verwalten von Gruppen

Jede Gruppe im Kontakteordner ist mit dem Symbol „Gruppe“ gekennzeichnet. Wenn Sie auf eine Gruppe doppelklicken, wird das Nachrichtenlayout der Gruppe angezeigt.

Organisieren von Adressen in Gruppen

Eine Gruppe ist eine Liste von Benutzern oder Ressourcen, denen Sie Nachrichten senden können. Sie können Gruppen zum Senden von Nachrichten an mehrere Benutzer oder Ressourcen verwenden, indem Sie den Gruppennamen in den Textfeldern An, BK oder CC eingeben. Es gibt zwei Arten von Gruppen: Systemgruppen und persönliche Gruppen.

Eine Systemgruppe ist eine vom GroupWise-Administrator erstellte Benutzerliste und steht allen GroupWise-Benutzern zur Verfügung. Denkbar wäre beispielsweise eine Systemgruppe für die Abteilung „Buchhaltung“. Jeder Mitarbeiter in der Abteilung „Buchhaltung“ ist dann in der Gruppe aufgeführt. Die öffentlichen Gruppen sind im Systemadressbuch aufgelistet.

Eine persönliche Gruppe ist eine von Ihnen erstellte Gruppe. Wenn Sie beispielsweise häufig Termine an Ihre Arbeitsgruppe senden, können Sie die Namen oder Adressen der Kollegen in der Arbeitsgruppe sowie einen Ort für Besprechungen (eine Ressource) in eine persönliche Gruppe aufnehmen.

Erstellen und Speichern von persönlichen Gruppen

  1. Klicken Sie auf der WebAccess-Hauptseite auf die Registerkarte Kontakte.

  2. Klicken Sie auf das persönliche Adressbuch, zu dem Sie die Gruppe hinzufügen möchten.

  3. Klicken Sie auf Gruppe.

  4. Legen Sie die folgenden Werte fest:

    Wählen Sie Adressbuch: Klicken Sie auf die Dropdown-Liste, wenn Sie die Gruppe einem anderen als dem bereits ausgewählten Adressbuch hinzufügen möchten.

    Gruppenname: Geben Sie einen Namen für die Gruppe an.

    Mitglieder: Geben Sie die ersten Buchstaben eines Mitglieds ein, das Sie der Gruppe hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf Hinzufügen (oder drücken Sie die Eingabetaste), wenn der Name angezeigt wird. Wiederholen Sie diesen Schritt für jeden Benutzer, den Sie der Gruppe hinzufügen möchten.

    Sie können auf Adressauswahl klicken, um nach den einzelnen Benutzern zu suchen und sie auszuwählen, wie in Abschnitt 6.2, Verwenden der Adressauswahl beschrieben.

    Kommentare: Geben Sie Kommentare zu der Gruppe, beispielsweise eine Beschreibung, ein.

  5. Klicken Sie auf Speichern und Schließen, um die Gruppe im persönlichen Adressbuch zu speichern.

Bearbeiten von Gruppen

Sie können den Gruppennamen, die Mitgliedschaft und Kommentare ändern, nachdem die Gruppe erstellt wurde.

  1. Klicken Sie auf der WebAccess-Hauptseite auf die Registerkarte Kontakte.

  2. Klicken Sie auf das Adressbuch mit der Gruppe, die Sie ändern möchten.

  3. Doppelklicken Sie auf die Gruppe, die Sie ändern möchten.

    Gruppen werden mit dem Gruppensymbol gekennzeichnet.

  4. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und klicken Sie auf Speichern und Schließen.

Hinzufügen von Kontakten zu einer Gruppe

Wenn Sie Kontakte zu einer Gruppe hinzufügen, zum Beispiel zu einer unternehmensweiten Verteilungsliste, muss Ihnen der GroupWise-Administrator die entsprechenden Rechte dazu gewährt haben.

  1. Klicken Sie auf der WebAccess-Hauptseite auf die Registerkarte Kontakte.

  2. Klicken Sie auf das persönliche Adressbuch mit der Gruppe, der Sie Kontakte hinzufügen möchten.

  3. Doppelklicken Sie auf die Gruppe, der Sie Kontakte hinzufügen möchten.

    Gruppen werden mit dem Gruppensymbol gekennzeichnet.

  4. Geben Sie im Abschnitt Mitglieder die ersten Buchstaben eines Mitglieds ein, das Sie der Gruppe hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf Hinzufügen (oder drücken Sie die Eingabetaste), wenn der Name angezeigt wird.

    Wiederholen Sie diesen Schritt für jeden Benutzer, den Sie der Gruppe hinzufügen möchten.

  5. Klicken Sie auf Speichern und Schließen.

Löschen eines Kontakts aus einer Gruppe

  1. Klicken Sie auf der WebAccess-Hauptseite auf die Registerkarte Kontakte.

  2. Klicken Sie auf das persönliche Adressbuch mit der Gruppe, aus der Sie Kontakte entfernen möchten.

  3. Doppelklicken Sie auf die Gruppe, aus der Sie Kontakte entfernen möchten.

    Gruppen werden mit dem Gruppensymbol gekennzeichnet.

  4. Wählen Sie im Abschnitt Mitglieder die Benutzer aus, die Sie aus der Gruppe entfernen möchten, und klicken Sie dann auf Entfernen.

  5. Klicken Sie auf Speichern und Schließen.

Adressieren von Nachrichten an Gruppen

  1. Klicken Sie in einem Nachrichtenlayout in der Symbolleiste auf Adresse.

    Die Adressauswahl wird angezeigt.

  2. Geben Sie den Namen der Gruppe an, an die Sie die Nachricht senden möchten, und klicken Sie auf Suchen.

  3. Klicken Sie auf das Symbol Plus Gruppensymbol , um Ihre Suche nach Name, Vorname, Nachname und Abteilung bzw. nach beginnt mit, gleich, nicht gleich und nach Adressbuch und Eintragstyp zu verfeinern.

  4. Wählen Sie eine Gruppe aus und klicken Sie anschließend auf An, CC oder BK.

  5. Klicken Sie auf OK, um zum Nachrichtenlayout zurückzukehren.

Anzeigen von Gruppeninformationen

  1. Klicken Sie auf der WebAccess-Hauptseite auf die Registerkarte Kontakte.

  2. Klicken Sie auf das Adressbuch mit der Gruppe, deren Informationen Sie anzeigen möchten.

  3. Doppelklicken Sie auf die Gruppe, deren Informationen Sie anzeigen möchten.

  4. Klicken Sie nach dem Anzeigen der Informationen auf Abbrechen.

6.3.3 Verwalten von Ressourcen

Unter Ressourcen versteht man Objekte, die für Besprechungen oder andere Zwecke geplant werden können. Zu Ressourcen zählen Räume, Computerprojektoren, Fahrzeuge etc. Der GroupWise-Administrator definiert eine Ressource, indem er einen Namen für die Ressource festlegt und sie einem Benutzer zuweist. Ressourcen können - wie Benutzer auch - in einer Terminzeitensuche eingesetzt werden. Ressourcen-IDs werden in das Feld „An“ eingegeben.

Ein Benutzer, dem eine Ressource zugewiesen wurde, um diese zu verwalten, ist der Eigentümer der Ressource. Der Eigentümer einer Ressource ist für das Akzeptieren und Ablehnen von Terminen zuständig. Hierfür muss er über die vollständigen Vertretungsrechte für die Ressource verfügen. Als Ressourceneigentümer können Sie festlegen, ob Sie über Termine für die Ressource benachrichtigt werden möchten.

Jede Ressource im Kontakteordner ist mit dem Symbol „Ressource“ gekennzeichnet. Wenn Sie auf eine Ressource klicken, wird das Nachrichtenlayout „Ressource“ angezeigt.

Akzeptieren oder Ablehnen von Ressourcenanforderungen

Sie können Anforderungen nach Ressourcen nur dann akzeptieren oder ablehnen, wenn Sie Eigentümer der Ressource mit entsprechenden Rechten für den Lese- und Schreibzugriff sind.

  1. Klicken Sie auf der WebAccess-Hauptseite in der Symbolleiste auf Vertretung.

  2. Klicken Sie auf die in Ihrem Besitz befindliche Ressource.

    Wenn Ihre Ressource nicht aufgelistet wird, geben Sie den Namen der Ressource ein und klicken Sie dann auf Anmelden.

  3. Klicken Sie auf die Nachricht, die Sie akzeptieren oder ablehnen möchten.

  4. Klicken Sie Akzeptieren oder Ablehnen auf der Symbolleiste an.

Hinzufügen von persönlichen Ressourcen

Sie können eine persönliche Ressource im Primärbuch oder einem persönlichen Adressbuch hinzufügen.

  1. Klicken Sie auf der WebAccess-Hauptseite in der Navigationsleiste auf die Registerkarte Kontakte.

  2. Wählen Sie das persönliche Adressbuch aus, zu dem Sie die Ressource hinzufügen möchten.

  3. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben Kontakt und klicken Sie dann auf Ressource.

  4. Geben Sie im Feld Name einen Namen für die Ressource ein.

  5. Geben Sie andere Informationen an, die Sie für die Ressource speichern möchten.

  6. Schreiben Sie in das Feld Kommentare etwaige Anmerkungen zur Ressource.

    Sie möchten beispielsweise die Größe des Konferenzraums angeben oder welche Ausrüstung in diesem Raum vorhanden ist.

  7. Klicken Sie auf Speichern und Schließen.

Ändern einer persönlichen Ressource

  1. Klicken Sie auf der WebAccess-Hauptseite in der Navigationsleiste auf die Registerkarte Kontakte.

  2. Wählen Sie das persönliche Adressbuch mit der Ressource aus, die Sie ändern möchten.

  3. Doppelklicken Sie auf die Ressource.

    Ressourcen werden durch Symbol „Ressourcen“ gekennzeichnet.

  4. Bearbeiten Sie die Informationen wie erforderlich.

  5. Klicken Sie auf Speichern und Schließen.

Löschen einer persönlichen Ressource

  1. Klicken Sie auf der WebAccess-Hauptseite in der Navigationsleiste auf die Registerkarte Kontakte.

  2. Wählen Sie das persönliche Adressbuch aus, in dem sich die Ressource befindet, und suchen Sie dann die Ressource.

    Ressourcen werden durch Symbol „Ressourcen“ gekennzeichnet.

  3. Wählen Sie die Ressource aus und klicken Sie dann auf Löschen.

6.3.4 Verwalten von Organisationen

Jede Organisation im Kontakteordner ist mit dem Symbol „Organisation“ Symbol „Organisation“ gekennzeichnet. Wenn Sie auf eine Organisation klicken, wird das Nachrichtenlayout der Organisation angezeigt.

Hinzufügen einer persönlichen Organisation

Sie können eine Organisation Ihrem Primärbuch oder einem persönlichen Adressbuch hinzufügen.

  1. Klicken Sie auf der WebAccess-Hauptseite in der Navigationsleiste auf die Registerkarte Kontakte.

  2. Wählen Sie das persönliche Adressbuch aus, zu dem Sie die Organisation hinzufügen möchten.

  3. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben Kontakt und klicken Sie dann auf Organisation.

  4. Geben Sie im Feld Organisation den Namen der Organisation an.

  5. Geben Sie beliebige weitere Informationen an, die Sie für die Organisation speichern möchten.

  6. Klicken Sie auf Speichern und Schließen.

Ändern einer persönlichen Organisation

  1. Klicken Sie auf der WebAccess-Hauptseite in der Navigationsleiste auf die Registerkarte Kontakte.

  2. Wählen Sie das Adressbuch aus, in dem sich die zu ändernde Organisation befindet.

  3. Suchen Sie die Organisation.

    Organisationen werden durch das Symbol Symbol „Organisation“ gekennzeichnet.

  4. Doppelklicken Sie auf die Organisation.

  5. Bearbeiten Sie die Informationen wie erforderlich.

  6. Klicken Sie auf Speichern und Schließen.

Löschen einer persönlichen Organisation

  1. Klicken Sie auf der WebAccess-Hauptseite in der Navigationsleiste auf die Registerkarte Kontakte.

  2. Wählen Sie das Adressbuch aus, in dem sich die zu löschende Organisation befindet.

  3. Wählen Sie die Organisation aus und klicken Sie dann auf Löschen.

    Organisationen werden durch das Symbol Symbol „Organisation“ gekennzeichnet.

  4. Klicken Sie auf OK.

6.3.5 Verwenden des Primärbuchs zum Adressieren einer Nachricht

Verwenden Sie das Primärbuch, um auf die am häufigsten verwendeten oder die kurz zuvor verwendeten Einträge zuzugreifen. Wenn Sie in einer Nachricht eine Adresse verwenden, wird der Eintrag in das Adressbuch „Primärbuch“ kopiert.

Ein Eintrag im Primärbuch bleibt dort so lange gespeichert, bis Sie ihn löschen. Der Eintrag ist weiterhin im Originaladressbuch vorhanden.

  1. Klicken Sie in einer Nachricht, die Sie erstellen, auf Adresse.

    Die Adressauswahl wird angezeigt.

  2. Klicken Sie auf das Symbol Plus Symbol „Organisation“ neben dem Feld Suchen.

  3. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Alle Adressbücher den Eintrag Primärbuch aus.

  4. Suchen Sie die gewünschten Benutzer und wählen Sie sie aus.

  5. Klicken Sie für die ausgewählten Benutzer auf An, CC oder BC.

  6. Klicken Sie auf OK.

Das Primärbuch kann geschlossen, jedoch nicht gelöscht werden.

6.3.6 Senden einer E-Mail an einen Kontakt aus dem Kontakteordner

  1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf Kontakte.

  2. Klicken Sie auf das Adressbuch, das den Kontakt enthält, an den Sie eine Email senden möchten.

  3. Wählen Sie den Kontakt, an den Sie eine Email senden möchten, aus und klicken Sie in der Symbolleiste auf Mail senden.

  4. Erstellen Sie die Email und klicken Sie anschließend auf Senden.