4.10 Verwenden des Mehrfachbenutzer-Kalenders

Im Mehrfachbenutzer-Kalender können Sie einen kombinierten Zeitplan für Benutzer und Ressourcen in einem grafischen Tages-, Wochen-, Monats-, Jahres-Layout oder im Mehrfachbenutzer-Spaltenlayout sehen (das Mehrfachbenutzer-Spaltenlayout ist ein Tageslayout, in dem der Zeitplan für jeden Benutzer in einer jeweils eigenen Spalte angezeigt wird). Sie können Benutzer und Ressourcen leicht aktivieren oder deaktivieren, sodass deren Termine im kombinierten Layout angezeigt oder nicht angezeigt werden. In einem Mehrfachbenutzer-Kalender können Sie sehen, welche Zeitpläne die Benutzer haben oder welche Konferenzräume in Ihrem Unternehmen zu einer bestimmten Zeit frei sind.

In GroupWise-Versionen, die älter als GroupWise 2012 sind, können Sie im Mehrfachbenutzer-Kalender nur das Mehrfachbenutzer-Spaltenlayout sehen (das Layout, in dem der Tagesplan der einzelnen Benutzer in einer jeweils eigenen Spalte angezeigt wird). Wenn Sie entsprechend einen Mehrfachbenutzer-Kalender in einer früheren Version von GroupWise erstellen und anschließend auf GroupWise 2012 aufrüsten, können Sie den Mehrfachbenutzer-Kalender nur im Tageslayout sehen. Sie müssen in dem Fall einen neuen Mehrfachbenutzer-Kalender erstellen, um den Kalender in mehreren Layouts sehen zu können.

WICHTIG:Sie benötigen die entsprechenden Vertretungsrechte für die Benutzer oder Ressourcen, um diese in einen Mehrfachbenutzer-Kalender aufnehmen zu können. (Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Abschnitt 10.0, Mailbox-/Kalenderzugriff für vertretende Benutzer.) Wenn Sie beispielsweise keine Leserechte für Termine besitzen, können Sie den Terminplan eines anderen Benutzers nicht im Mehrfachbenutzer-Kalender anzeigen.

4.10.1 Einrichten eines Kalenders zur Anzeige mehrerer Benutzer oder Ressourcen

So richten Sie einen Mehrfachbenutzer-Kalender ein, in dem Sie die Kalender mehrerer Benutzer und Ressourcen gleichzeitig anzeigen können:

  1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf Kalender. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Mehrfachbenutzer-Spaltenlayout in der Kalendersymbolleiste.

    Wenn Sie das Mehrfachbenutzer-Spaltenlayout in diesem Kalender zum ersten Mal verwenden, wird das Dialogfeld „Mehrfachbenutzerliste“ angezeigt.

  2. (Optional) Wenn Sie das Mehrfachbenutzer-Spaltenlayout in diesem Kalender nicht zum ersten Mal verwenden und ändern möchten, welche Benutzerkalender angezeigt werden, klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben Mehrfachbenutzer-Spalten und klicken Sie anschließend auf Benutzer hinzufügen oder entfernen.

  3. Geben Sie im Dialogfeld „Mehrfachbenutzerliste“ im Abschnitt Benutzer wählen die Benutzer im Feld Benutzername an. Aktivieren Sie anschließend im Abschnitt Benutzerliste die Kontrollkästchen nach den Namen der Benutzer, deren Kalender angezeigt werden sollen, und klicken Sie anschließend auf OK.

  4. Zeigen Sie die Benutzerzeitpläne in einem Tages-, Wochen-, Monats-, Jahres-Layout oder im Mehrfachbenutzer-Spaltenlayout an, indem Sie in der Kalendersymbolleiste auf das entsprechende Layout klicken.

    Sie können beispielsweise in der Kalendersymbolleiste auf die Layout-Option Woche klicken, um die Zeitpläne der Benutzer im Wochenlayout anzuzeigen.

    Wenn für einen bestimmten Benutzer keine Kalendernachrichten angezeigt werden, vergewissern Sie sich, dass das Kontrollkästchen neben dem Namen dieses Benutzers in der Ordnerliste aktiviert ist.

Sie können die mit diesem Mehrfachbenutzer-Kalender verknüpfte Mehrfachbenutzerliste bearbeiten, wie unter Bearbeiten der Mehrfachbenutzerliste beschrieben. Sie können auch weitere Mehrfachbenutzer-Kalender erstellen, wie unter Abschnitt 4.10.2, Einrichten zusätzlicher Kalender zur Anzeige mehrerer Benutzer und Ressourcen beschrieben.

4.10.2 Einrichten zusätzlicher Kalender zur Anzeige mehrerer Benutzer und Ressourcen

Nach der Einrichtung eines ersten Mehrfachbenutzer-Kalenders wie unter Abschnitt 4.10.1, Einrichten eines Kalenders zur Anzeige mehrerer Benutzer oder Ressourcen beschrieben möchten Sie möglicherweise weitere Mehrfachbenutzer-Kalender einrichten.

  1. Wählen Sie in der Ordnerliste den Kalender aus, der als Mehrfachbenutzer-Kalender eingerichtet werden soll.

  2. Wählen Sie in der Kalendersymbolleiste die Option Mehrfachbenutzer-Spalten aus.

  3. Bearbeiten Sie die Mehrfachbenutzerliste für diesen Kalender wie unter Bearbeiten der Mehrfachbenutzerliste beschrieben.

4.10.3 Konfigurieren, welche Benutzer im Mehrfachbenutzer-Kalender angezeigt werden

Wenn Sie den Mehrfachbenutzer-Kalender wie unter Abschnitt 4.10.1, Einrichten eines Kalenders zur Anzeige mehrerer Benutzer oder Ressourcen beschrieben erstellt haben, können Sie angeben, welche Benutzer und Ressourcen in den Kalender einbezogen werden sollen.

Nach der ersten Erstellung des Mehrfachbenutzer-Kalenders können Sie Benutzer und Ressourcen zur Kalenderanzeige hinzufügen oder entfernen, indem Sie die Mehrfachbenutzerliste bearbeiten. Sie können Benutzer auch einfach in der Kalenderanzeige ausblenden, indem Sie den Benutzer oder die Ressource in der Ordnerliste aktivieren oder deaktivieren.

Bearbeiten der Mehrfachbenutzerliste

Die Mehrfachbenutzerliste bestimmt, welche Benutzer und Ressourcen im Mehrfachbenutzer-Kalender angezeigt werden. Sie müssen über die erforderlichen Vertretungsrechte verfügen, um Benutzer und Ressourcen zu einer Mehrfachbenutzerliste hinzuzufügen und ihre Kalender in einem Mehrfachbenutzer-Kalender anzuzeigen. Weitere Informationen hierzu finden Sie in Abschnitt 10.0, Mailbox-/Kalenderzugriff für vertretende Benutzer.

  1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf Kalender. Klicken Sie anschließend Symbol für Mehrfachbenutzerlayout auf der Kalendersymbolleiste an.

    (Wenn Sie zusätzliche Mehrfachbenutzer-Spaltenlayouts erstellt haben, sieht die Schaltfläche möglicherweise folgendermaßen aus: Symbol „Neues Layout“ .)

  2. Klicken Sie auf den Pfeil rechts neben Symbol „Mehrfachbenutzerlayout“ klicken Sie auf Benutzer hinzufügen oder Benutzer entfernen.

  3. Klicken Sie zum Hinzufügen eines Benutzers oder einer Ressource auf Benutzer hinzufügen. Doppelklicken Sie auf einen Namen und klicken Sie anschließend auf OK.

  4. Zum Löschen eines Benutzers oder einer Ressource klicken Sie auf den Namen und anschließend auf Benutzer löschen.

    oder

    Um alle Namen in der Liste zu löschen, klicken Sie auf Bearbeiten und anschließend auf Alle löschen.

  5. Um die Reihenfolge der Namen in der Liste zu ändern, klicken Sie auf einen Namen und anschließend auf die Schaltfläche mit dem Aufwärts- bzw. Abwärtspfeil. Die Reihenfolge der Namen bestimmt die Reihenfolge, in der die Kalender in dem Mehrfachbenutzer-Spaltenlayout angezeigt werden.

  6. Wenn Sie einen Benutzer oder eine Ressource aus dem Mehrfachbenutzer-Kalender entfernen möchten, ohne den Namen aus der Liste zu entfernen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Namen.

  7. Zum Einfügen aller Namen in der Vertretungsliste klicken Sie auf Bearbeiten und anschließend auf Vertretungsliste einfügen.

  8. Zum Zurücksetzen der Liste klicken Sie auf Bearbeiten und Alle entfernen. Klicken Sie auf Bearbeiten und anschließend auf Letzte Liste einfügen.

  9. Klicken Sie zum Speichern der Änderungen und Schließen des Dialogfelds auf OK.

    oder

    Klicken Sie auf Anwenden, um Ihre Änderungen zu speichern und das Dialogfeld geöffnet zu lassen.

Aktivieren oder Deaktivieren von Benutzern und Ressourcen

In GroupWise 2012 können Sie Benutzer und Ressourcen leicht aktivieren oder deaktivieren, sodass deren Termine im Mehrfachbenutzer-Kalender angezeigt oder nicht angezeigt werden.

  1. Aktivieren Sie in der Ordnerliste das Kontrollkästchen neben den Benutzern und Ressourcen, deren Termine im Mehrfachbenutzer-Kalender angezeigt werden sollen.

    Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben den Benutzern und Ressourcen, deren Termine im Mehrfachbenutzer-Kalender ausgeblendet werden sollen.

    Informationen zum Ändern der Auswahl der mit dem Mehrfachbenutzer-Kalender verknüpften Benutzer finden Sie unter Bearbeiten der Mehrfachbenutzerliste.

4.10.4 Erstellen eines Termins für Benutzer in einem Mehrfachbenutzer-Kalender

Sie können schnell einen Termin erstellen, der alle Benutzer enthält, deren Kalender aktuell im Mehrfachbenutzer-Kalender angezeigt werden.

Erstellen eines Termins in einem Tages-, Wochen-, Monats- oder Jahres-Layout

  1. Klicken Sie in der Kalendersymbolleiste entweder auf das Layout Tag, Woche, Monat oder Jahr.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Tag oder die Uhrzeit, an dem der Termin geplant werden soll. Klicken Sie anschließend auf Neu > Termin.

    Im Feld An werden alle Benutzer eingetragen, deren Kalender aktuell im Mehrfachbenutzer-Kalender angezeigt werden.

  3. Stellen Sie den Termin fertig und klicken Sie auf Senden.

Erstellen eines Termins im Mehrfachbenutzer-Spaltenlayout

  1. Klicken Sie in der Kalendersymbolleiste auf das Layout Mehrfachbenutzer-Spalten.

  2. Klicken Sie auf die Uhrzeit, für die der Termin geplant werden soll, und ziehen Sie den Cursor, um die Dauer des Termins hervorzuheben. Ziehen Sie den Cursor, um auch die Benutzer einzubeziehen, die für den Termin geplant werden sollen.

  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählte Uhrzeit und klicken Sie anschließend auf Neu > Termin.

  4. Stellen Sie den Termin fertig und klicken Sie auf Senden.

4.10.5 Erstellen eines Kalenderlayouts „Mehrfachbenutzer-Spalten“

Wenn Sie das Mehrfachbenutzer-Spaltenlayout löschen, können Sie ein neues Layout erstellen:

  1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf Kalender.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Kalendersymbolleiste und anschließend auf Eigenschaften.

  3. Klicken Sie auf Neu und geben Sie anschließend einen Namen für das Mehrfachbenutzer-Spaltenlayout an, wie zum Beispiel Mehrfachbenutzer-Spalten.

  4. Klicken Sie auf Mehrfachbenutzer (Spalten) in der Dropdown-Liste Layout und anschließend zweimal auf OK.

    Das Dialogfeld „Mehrfachbenutzerliste“ wird angezeigt.

  5. Wenn ein gewünschter Benutzer oder eine gewünschte Ressource im Mehrfachbenutzer-Spaltenlayout nicht aufgeführt ist, geben Sie den Benutzer im Feld Benutzername an und klicken Sie anschließend auf Benutzer hinzufügen.

  6. Doppelklicken Sie auf einen Benutzer oder eine Ressource und klicken Sie anschließend auf OK. Wiederholen Sie die Schritte für jeden Benutzer, der hinzugefügt werden soll.

  7. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen der Benutzer, deren Kalender angezeigt werden sollen. Klicken Sie anschließend auf OK.