15.15 Anzeigen von Dokumenten, wenn Ihr Netzwerk oder GroupWise nicht verfügbar ist

Für jedes Dokument, das Sie in Ihrer Online-Mailbox bearbeitet und geschlossen haben, kann automatisch eine Kopie in Ihrer Remote-Bibliothek abgelegt werden. Diese Funktion wird als Dokumentduplizierung bezeichnet. Dadurch können Sie immer die zuletzt bearbeiteten Dokumente im Remote- oder Caching-Modus öffnen, falls Ihr Netzwerk, die GroupWise-Bibliothek oder das GroupWise-Post-Office einmal nicht verfügbar sein sollten.

Für die Verwendung der Dokumentecho-Funktion muss sich eine Remote- oder Caching-Mailbox auf Ihrem Computer befinden. Wenn Sie für die Remote-Mailbox und für die Caching-Mailbox dieselbe lokale Mailbox verwenden, sind die kopierten Dokumente sowohl im Remote- als auch im Caching-Modus verfügbar. Falls der Remote- und der Caching-Modus in unterschiedlichen lokalen Mailboxen ausführt werden, können Sie die Dokumente entweder in die Remote-Mailbox oder in die Caching-Mailbox kopieren.

Die Dokumente werden kopiert, sobald Sie sie in der Online-Mailbox schließen oder einlagern. Der Dokumentverweis für das Dokument wird dem Dokumentordner in der Remote-/Caching-Mailbox hinzugefügt, und das Dokument wird in die Remote-Bibliothek kopiert (die im Remote- und im Caching-Modus verwendet wird). Im Remote- und im Caching-Modus können Sie mithilfe von Werkzeuge > Bibliotheksgröße verwalten überflüssige Dokumente entfernen, die unnötig Festplattenspeicher belegen. Die Dokumentecho-Funktion wird nicht ausgeführt, wenn Sie Dokumente im Remote- oder Caching-Modus schließen oder einlagern.

15.15.1 Aktivieren der Dokumentduplizierung

Wenn Sie Dokumente in einer Caching-Mailbox duplizieren möchten, muss diese Option eingerichtet sein, bevor Sie die Dokumentduplizierung aktivieren können. Wenn Sie eine Remote-Mailbox verwenden möchten, unterstützt Sie die Dokumentduplizierung beim Erstellen einer Basisversion der Remote-Mailbox (falls noch keine Remote-Mailbox vorhanden ist).

  1. Klicken Sie im Online-Modus auf Werkzeuge > Optionen und doppelklicken Sie anschließend auf Dokumente.

  2. Klicken Sie auf das Register Allgemein.

    Dialogfeld „Dokumente einrichten“, Register „Allgemein“

  3. Klicken Sie auf Dokumente in Remote-Mailbox duplizieren.

    oder

    Klicken Sie auf Dokumente in Caching-Mailbox duplizieren. Diese Option steht nicht zur Verfügung, wenn keine Caching-Mailbox vorhanden ist.

    Wenn der Pfad zu Ihrer Remote-Mailbox mit demjenigen zur Caching-Mailbox übereinstimmt, ist es unerheblich, welche Option Sie wählen. Die duplizierten Dokumente sind sowohl im Remote- als auch im Caching-Modus verfügbar. Falls der Remote- und der Caching-Modus in unterschiedlichen Mailboxen ausgeführt werden, können Sie die Dokumente nur in eine dieser Mailboxen duplizieren.

  4. Klicken Sie auf OK.

    Falls noch keine Remote-Mailbox vorhanden ist, unterstützt Sie GroupWise bei der Erstellung einer Remote-Mailbox für die Dokumentduplizierung.

  5. Geben Sie Ihr Passwort für die Online-Mailbox ein, wenn Sie dazu aufgefordert werden. Befolgen Sie anschließend die Anweisungen im Mobildienst-Assistenten, um die Remote-Mailbox einzurichten.

    Es wird nur die Basisversion einer Remote-Mailbox erstellt. Wenn Sie bestimmte Ordner und Nachrichten in Ihre Remote-Mailbox herunterladen möchten, können Sie später den Mobildienst ausführen.

Die Dokumente werden kopiert (dupliziert), sobald Sie diese in der Online-Mailbox schließen oder einlagern. Der Dokumentverweis für das Dokument wird dem Dokumentordner in der Remote-/Caching-Mailbox hinzugefügt, und das Dokument wird in die Remote-Bibliothek kopiert (die im Remote- und im Caching-Modus verwendet wird).

15.15.2 Löschen von nicht benötigten Dokumenten aus Ihrer Remote-Bibliothek

Durch die Speicherplatzverwaltung werden die Dokumente nicht aus der Master-Bibliothek entfernt. Die Dokumentverweise für die gelöschten Dokumente werden ebenfalls nicht entfernt. Die Dateien werden lediglich von dem Computer gelöscht, auf dem sich Ihre Remote-Mailbox befindet, um dort freien Speicherplatz zu schaffen.

  1. Klicken Sie im Remote-Modus auf Werkzeuge > Bibliotheksgröße verwalten.

  2. Klicken Sie auf die zu löschenden Dokumente und anschließend auf Löschen.

  3. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Schließen.

Wenn Sie ein mit „In Benutzung“ gekennzeichnetes Dokument löschen, wird sein Status in der Master-Bibliothek bei der nächsten Verbindung auf „Verfügbar“ zurückgesetzt.