6.3 Adressieren von Nachrichten

Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine Nachricht in GroupWise zu adressieren:

6.3.1 Verwenden der Namensergänzung

Konfigurieren der Namensergänzung

Die Namensergänzung verwendet standardmäßig die Namen in Ihrem Primärbuch und im GroupWise-Adressbuch. Sie können GroupWise so konfigurieren, dass zur Durchführung der Namensergänzung weitere Adressbücher verwendet werden.

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf Symbol „Adressbuch“ in der Symbolleiste.

  2. Klicken Sie auf Datei > Suchfolge für Namensergänzung.

  3. Klicken Sie im Feld Verfügbare Bücher bei gedrückter Strg-Taste auf die Bücher, die die Namensergänzung durchsuchen soll, und klicken Sie anschließend auf Hinzufügen.

  4. Zum Ändern der Suchreihenfolge eines Adressbuchs markieren Sie das Adressbuch in der Liste Ausgewählte Bücher und klicken Sie anschließend auf Nach unten bzw. Nach oben.

  5. Markieren Sie das Kontrollkästchen Namensergänzung deaktivieren, um die Namensergänzung zu deaktivieren.

  6. Klicken Sie auf OK.

Adressieren einer Nachricht mit Namensergänzung

Wenn Sie einen Namen in die Felder An, CC oder BK einer Nachricht eingeben, die Sie gerade erstellen, versucht die Funktion „Namensergänzung“, den Namen für Sie zu vervollständigen. Die Funktion durchsucht die Adressbücher in der von Ihnen im Dialogfeld „Suchfolge für Namensergänzung“ eingegebenen Reihenfolge nach Einträgen, die mit dem von Ihnen eingegebenen Namensteil übereinstimmen. Namen werden nach Relevanz sortiert, sodass Benutzer, die Sie häufiger kontaktieren, bei der Namensergänzung zuerst angezeigt werden.

Wenn die Funktion „Namensergänzung“ den gesuchten Namen findet, können Sie die Eingabe beenden. Wenn die Namensergänzung den Namen nicht findet, geben Sie weitere Buchstaben ein: Die Namensergänzung führt nach jedem neu eingegebenen Zeichen eine erneute Suche durch. Falls die Funktion „Namensergänzung“ einen ähnlichen Namen findet, können Sie mit den Tasten „Nach oben“ oder „Nach unten“ zu den danebenliegenden Namen im Adressbuch gelangen. Sie können auch gleichzeitig die Strg-Taste und die Eingabetaste drücken, um Übereinstimmungen bis zu diesem Punkt anzuzeigen.

Wenn QuickInfo wie unter Abschnitt 6.5.12, Anzeigen der QuickInfo beschrieben aktiviert ist, werden Kontaktinformationen bei der Eingabe angezeigt, um Sie bei der Suche nach dem gewünschten Kontakt zu unterstützen. Wenn der gewünschte Kontakt mehrere Email-Adressen enthält, können Sie die gewünschte Email-Adresse mit dem Aufwärts- oder Abwärtspfeil auswählen. Sie können auch mit der rechten Maustaste auf den ergänzten Namen klicken und anschließend die Email-Adresse aus der Dropdown-Liste auswählen.

Namensergänzung mit doppelten Namen

Wenn Sie die Funktion der Namensergänzung verwenden, werden möglicherweise zwei Kontakte mit demselben Namen angezeigt. Wenn bei der Namensergänzung zwei Personen mit demselben Namen gefunden werden, die unterschiedliche Email-Adressen haben, wird eine Eingabeaufforderung angezeigt, in der Sie den korrekten Namen auswählen können. Es werden zusätzliche Informationen dazu angezeigt, sodass Ihnen die Auswahl des korrekten Namens erleichtert wird. Nach Ihrer Auswahl wird der Name zu Ihrem Primärbuch hinzugefügt und wird zur Standardauswahl, wenn Sie wieder eine Email an diesen Namen senden.

6.3.2 Verwenden der Adressauswahl

Wenn Sie eine neue Nachricht erstellen und auf der Nachrichtenlayout-Symbolleiste auf Symbol „Adresse“ klicken, wird die Adressauswahl angezeigt. Die Adressauswahl stellt ein vereinfachtes Layout des Adressbuchs dar, in der die Optionen enthalten sind, die Sie zum Auswählen eines Namens oder zum Erstellen einer Gruppe benötigen.

Erläuterung der Adressauswahl

Die Adressauswahl wird auch an anderen Stellen in GroupWise angezeigt. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn Sie Mitglieder einer Gruppe oder Einträge für einen Suchvorgang auswählen. In der Adressauswahl werden dann möglicherweise nur kontextbezogene Optionen angezeigt.

Abbildung 6-2 Adressauswahl

In der Adressauswahl können Sie jeweils ein Adressbuch anzeigen. Um ein anderes Adressbuch auszuwählen, klicken Sie in der Dropdown-Liste Suchen in das gewünschte Adressbuch an.

Doppelklicken Sie auf die Einträge, die in den Feldern An, CC oder BK der von Ihnen erstellten Nachricht eingefügt werden sollen. Sie können die Dropdown-Liste Symbol „Filter aus“ verwenden, um die Liste der Einträge auf Kontakte, Gruppen oder Ressourcen zu beschränken. Mit der Dropdown-Liste Entsprechung können Sie die Liste nach Namen, Nachnamen oder Vornamen sortieren. Wenn ein Eintrag mit einem + markiert ist, hat er mehrere E-Mail-Adressen.

Sie können Spalten hinzufügen bzw. entfernen und in der Liste von Adresseinträgen die Spaltenreihenfolge ändern. Sie können die Einträge einer beliebigen Spalte als Grundlage für die Sortierreihenfolge wählen. Sie können die Größe der Adressauswahl ändern, indem Sie an einer Ecke des Fensters ziehen. Sie können einen Kontakteintrag öffnen, um die Details anzuzeigen. Klicken Sie hierzu auf den Kontakt und anschließend auf Details.

Sie können Kontakte dem rechten Teilfenster hinzufügen und anschließend eine Gruppe erstellen, indem Sie auf Gruppe speichern klicken. Wenn Sie auf den Abwärtspfeil auf der Schaltfläche Gruppe speichern klicken, können Sie auswählen, in welchem Adressbuch die Gruppe gespeichert wird. Andernfalls wird die Gruppe in dem Adressbuch gespeichert, das in der Adressauswahl angezeigt wird.

Mit der Schaltfläche Neuer Kontakt können Sie neue Kontakte erstellen. Diese Schaltfläche ist nicht aktiv, wenn Sie derzeit das GroupWise-Adressbuch oder ein anderes Adressbuch anzeigen, für das Sie keine Rechte zum Bearbeiten haben (z. B. ein freigegebenes Adressbuch oder ein LDAP-Adressbuch). Um einen neuen Kontakt zu erstellen, klicken Sie auf Neuer Kontakt. Geben Sie die Kontaktinformationen in den jeweiligen Registern ein und klicken Sie anschließend auf OK. Weitere Informationen finden Sie unter Abschnitt 6.4.2, Verwalten von Kontakten.

Um eine Leitkarte in der von Ihnen verfassten Nachricht zu erstellen, klicken Sie auf Leitkarte. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen von Leitwegnachrichten.

Adressieren einer Nachricht mit der Adressauswahl

Mit der Adressauswahl können Sie Nachrichten adressieren, die Sie erstellen. Weitere Informationen zur Adressauswahl finden Sie unter Abschnitt 6.3.2, Verwenden der Adressauswahl.

  1. Klicken Sie im Layout einer Nachricht, die Sie erstellen, auf Symbol „Adressbuch“ in der Symbolleiste.

  2. Wählen Sie ein Adressbuch in der Dropdown-Liste Suchen in aus.

  3. Doppelklicken Sie auf die Primärempfänger (An) Ihrer Nachricht.

  4. Klicken Sie zum Einfügen der Adressen von Carbon Copy-Empfängern auf CC. Doppelklicken Sie anschließend auf die gewünschten Namen.

  5. Klicken Sie zum Einfügen der Adressen von Blindkopie-Empfängern auf BK. Doppelklicken Sie anschließend auf die gewünschten Namen.

  6. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste Dropdown-Liste „Filter“ , um nur Kontakte, Gruppen oder Ressourcen in Ihrer Liste anzuzeigen.

  7. Klicken Sie in der Dropdown-Liste Entsprechung an, um festzulegen, wie der Empfänger ermittelt werden soll (nach vollständigem Namen, Vornamen oder Nachnamen), und geben Sie den Namen des Empfängers an.

  8. Klicken Sie auf OK.

Falls Sie den Namen der Person kennen, geben Sie im Nachrichtenlayout die ersten Buchstaben des Namens in das Feld An ein. In der Adressauswahl sucht die Funktion „Namensergänzung“ im aktuell ausgewählten Adressbuch. Sobald die Funktion „Namensergänzung“ den Namen des Empfängers gefunden hat, können Sie die Eingabe beenden. Falls die Funktion „Namensergänzung“ einen ähnlichen Namen findet, können Sie mit den Tasten „Nach oben“ oder „Nach unten“ zu den danebenliegenden Namen im Adressbuch gelangen. Wenn die Funktion „Namensergänzung“ die betreffende Person nicht findet, wählen Sie in der Adressauswahl ein anderes Adressbuch aus.

6.3.3 Verwenden des Primärbuchs

Verwenden Sie das Primärbuch, um auf die am häufigsten verwendeten oder die kurz zuvor verwendeten Einträge zuzugreifen. Wenn Sie eine Adresse in einer Nachricht verwenden, wird der Eintrag in das Primärbuch kopiert, falls seine Optionen entsprechend gesetzt sind. Sie können anzeigen, wann Sie zum letzten Mal den Eintrag verwendet haben (Datum und Uhrzeit) und wie oft Sie ihn verwendet haben.

Ein Eintrag im Primärbuch bleibt dort so lange gespeichert, bis Sie ihn löschen. Der Eintrag ist weiterhin im Originaladressbuch vorhanden.

Mit den Primärbuch-Eigenschaften können Sie festlegen, welche Adressen von Eingangs- oder Ausgangsnachrichten gespeichert werden und wie lange Adressen im Adressbuch verbleiben, bevor sie gelöscht werden.

  1. Klicken Sie in einer Nachricht, die Sie erstellen, auf Symbol „Adresse“ .

  2. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Suchen in die Option Primärbuch aus.

  3. Doppelklicken Sie auf die gewünschten Namen und klicken Sie anschließend auf OK.

Das Primärbuch kann geschlossen, jedoch nicht gelöscht werden.

6.3.4 Senden von Mail aus einem Kontakteordner

  1. Klicken Sie auf einen Kontakteordner.

  2. Wenn die Kontakteordner als Adresskarten angezeigt werden, klicken Sie auf die Email-Adresse, an die eine Nachricht gesendet werden soll.

    oder

    Wenn die Email-Adresse nicht sofort im Kontakteordner angezeigt wird:

    1. Doppelklicken Sie auf einen Kontakt.

    2. Klicken Sie auf der Seite „Zusammenfassung“ auf die Email-Adresse, an die Sie eine Nachricht senden möchten.

      Kontakteigenschaften mit Register „Zusammenfassung“

      Sie können auch auf eine Email-Adresse auf der Seite „Kontakt“ doppelklicken oder auf irgendeiner Seite auf Mail senden klicken.

  3. Geben Sie einen Betreff und die Nachricht in die geöffnete Mail-Nachricht ein.

  4. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Senden.

6.3.5 Senden einer Mail aus dem Adressbuch

Verwenden Sie „Mail-Nachricht“, um Nachrichten aus einem Adressbuch zu senden. Wenn Sie im Hauptfenster das Adressbuch geöffnet haben, ist dieses Adressbuch nicht mit einem Nachrichtenlayout verbunden. Mit „Mail-Nachricht“ können Sie ein Nachrichtenlayout vom Adressbuch aus öffnen.

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf Symbol „Adressbuch“ in der Symbolleiste.

    Adressbuch

  2. Klicken Sie auf ein Adressbuch.

  3. Halten Sie die Strg-Taste gedrückt und klicken Sie auf die Benutzer, an die Sie eine Email senden möchten.

  4. Klicken Sie auf Datei > Mail-Nachricht.

6.3.6 Senden von Mail an das gesamte Adressbuch

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf Symbol „Adressbuch“ in der Symbolleiste.

  2. Klicken Sie auf ein Adressbuch.

  3. Halten Sie die Umschalttaste gedrückt und klicken Sie auf den ersten und letzten Benutzer im Adressbuch.

  4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Gruppe der ausgewählten Benutzer.

  5. Klicken Sie auf Aktion > Mail senden.