7.2 Suchen nach Nachrichten an beliebiger Stelle in Ihrer Mailbox

Das Suchwerkzeug (Symbol „Suchen“ in der Symbolleiste) ist die detaillierteste Suchfunktion in GroupWise. Sie können eine Suchabfrage erstellen, indem Sie aus einer Vielzahl von Kriterien wählen, bis Sie die gesuchte Nachricht finden. Wenn Sie eine Suche mithilfe von „Globale Suche“ durchführen, vergleicht GroupWise die vollständigen Wörter in Ihren Suchkriterien und versucht, diese mit den Wörtern im Suchindex abzugleichen.

7.2.1 Verwenden einer globalen Suche

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Suchen.

    Dialogfeld „Suchen“

  2. Um nach bestimmten Texten zu suchen, wählen Sie in der Dropdown-Liste Volltext oder Betreff aus und geben Sie anschließend im Feld den Suchtext ein.

  3. Um nach einem bestimmten Namen zu suchen, wählen Sie in der Dropdown-Liste die Option Von/Autor oder An/CC aus und geben Sie anschließend im Feld den Namen ein.

  4. Wählen Sie alle Nachrichtenkategorien aus, nach denen Sie suchen. Wählen Sie anschließend alle Nachrichtenquellen aus, nach denen Sie suchen.

  5. Um einen Datumsbereich festzulegen, klicken Sie auf das Kontrollkästchen Erstellt oder zugestellt zwischen und geben Sie anschließend die Daten ein bzw. wählen Sie diese aus.

  6. Klicken Sie im Listenfeld Suchen in auf die Ordner und/oder Bibliotheken, in denen gesucht werden soll.

    Sie müssen unter Umständen auf das Pluszeichen (+) neben Ihrem Benutzerordner klicken, um die Ordnerstruktur zu erweitern.

    Ihre Ordner und Ihre Bibliothek sind standardmäßig durch ein aktiviertes Kontrollkästchen zur Suche ausgewählt. Zum Beschleunigen der Suche heben Sie die Auswahl der Ordner auf, in denen Sie nicht suchen möchten.

  7. Klicken Sie auf OK, um mit der Suche zu beginnen.

Verwenden Sie „Erweiterte Suche“, um die Suche weiter einzuschränken. Sie können beispielsweise nach Nachrichten von mehreren Benutzern gleichzeitig suchen.

Markieren Sie das Kontrollkästchen Nur offizielle Dokumentversionen suchen, um nur die offizielle Version eines Dokuments mit mehreren Versionen zu suchen.

7.2.2 Einschränken der globalen Suche

Sie können eine Suche eingrenzen.

  • Geben Sie im ersten Feld des Dialogfelds „Suchen“ seltener vorkommende Wörter ein, die Ihnen in der Nachricht aufgefallen sind. Wenn Sie für die Suche häufig vorkommende Wörter verwenden, werden die Suchergebnisse wahrscheinlich so umfangreich sein, dass sie kaum noch von Nutzen sind.

  • Zum Beschleunigen der Suche heben Sie die Auswahl der Ordner und Bibliotheken auf, in denen die gesuchte Nachricht mit Sicherheit nicht enthalten ist. Wenn Sie beispielsweise wissen, dass das Dokument nicht in Bibliothek C enthalten ist, klicken Sie auf das Pluszeichen (&;) neben Alle Bibliotheken im Feld Suchen in und anschließend auf Bibliothek C, um die Auswahl aufzuheben.

  • Wenn Sie nach mehr als einem Wort suchen oder nach Wörtern in einem bestimmten Feld der Nachricht suchen möchten (beispielsweise im Feld „Betreff“), klicken Sie auf Erweiterte Suche, um die Suche vorzubereiten. Die von Ihnen eingegebenen Wörter können mit Operatoren kombiniert werden, um die Suche weiter einzugrenzen.

  • Wenn Sie das Dokument oder die Nachricht nicht finden können, überprüfen Sie, ob Ihnen in Ihren Suchkriterien irgendwelche Rechtschreibfehler unterlaufen sind. Überprüfen Sie außerdem die Syntax der Suche, um sicherzustellen, dass die Suchbedingungen korrekt sind.

7.2.3 Suchen von Nachrichten anhand eines Beispiels

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Suchen und dann auf das Register Suchen anhand Beispiel.

    Dialogfeld „Suchen“, Register „Suchen anhand Beispiel“

  2. Klicken Sie in der Dropdown-Liste Nachrichtenkategorie auf die zu suchende Nachrichtenkategorie.

  3. Wenn Sie unter Schritt 2Dokument ausgewählt haben, klicken Sie in der Dropdown-Liste Bibliothek auf die zu durchsuchende Bibliothek.

  4. Geben Sie die gesuchten Informationen in die einzelnen Felder ein.

  5. Klicken Sie auf OK, um mit der Suche zu beginnen.

7.2.4 Speichern von Suchergebnissen

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Suchen.

  2. Führen Sie einen globalen Suchvorgang durch.

  3. Klicken Sie im Dialogfeld „GroupWise-Suchergebnisse“ auf Datei > Als Ordner speichern.

    Dialogfeld „Suchergebnisordner erstellen“

  4. Geben Sie einen Namen für den Ordner ein und klicken Sie auf Nach oben, Nach unten, Nach rechts oder Nach links, um den Ordner an dem Standort zu platzieren, an dem er in der Ordnerliste angezeigt werden soll. Geben Sie eine Beschreibung des Ordners ein und klicken Sie anschließend auf Fertig stellen.

Sie können die globalen Suchergebnisse jederzeit einsehen, indem Sie den Ordner auswählen. Weitere Informationen zu Suchergebnisordnern finden Sie unter Abschnitt 2.3.6, Suchergebnisordner.

Sie können einen globalen Suchordner bei jedem Öffnen aktualisieren. Stellen Sie sicher, dass die Option Neue entsprechende Nachrichten bei jedem Öffnen des Ordners suchen ausgewählt ist.

7.2.5 Suchen von Dokumenten und Hinzufügen von entsprechenden Dokumentverweisen zu Ihrer Mailbox

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Suchen.

  2. Klicken Sie im Register Suchen anhand Beispiel in der Dropdown-Liste Nachrichtenkategorie auf die Option Dokument.

  3. Geben Sie die Informationen für das gesuchte Dokument an.

  4. Klicken Sie auf OK, um mit der Suche zu beginnen.

  5. Klicken Sie im Dialogfeld „GroupWise-Suchergebnisse“ auf das Dokument, für das Sie einen Dokumentverweis erstellen möchten. Klicken Sie anschließend auf OK.

    Im Dialogfeld „GroupWise-Suchergebnisse“ werden nur die Dokumente angezeigt, für die Sie mindestens Anzeigerechte haben. GroupWise erstellt einen Dokumentverweis im aktuellen Ordner. Weitere Informationen zu Dokumentverweisen finden Sie unter Abschnitt 15.1.2, Dokumentverweise.