3.2 Verwalten von gesendeter E-Mail

3.2.1 Personalisierung gesendeter E-Mails

Gesendete E-Mail können auf die gleiche Weise personalisiert werden wie empfangene E-Mails. Weitere Informationen finden Sie unter Abschnitt 3.4.1, Personalisierung gesendeter oder empfangener E-Mails.

3.2.2 Arbeiten mit gesendeten Nachrichten

Sie können die Statusinformationen für eine Nachricht im Ordner „Ausgangsnachrichten“ verfolgen. Diese Option ist standardmäßig aktiviert, um zugestellte und geöffnete Informationen zu verfolgen. Wenn Sie Nachrichten nicht zur Liste „Ausgangsnachrichten“ hinzufügen, kann GroupWise die Informationen dafür nicht verfolgen.

Auflisten von Ausgangsnachrichten

Sie können anzeigen, welche Nachrichten bereits versendet wurden. Ausgangsnachrichten können gelesen, mit oder ohne Änderungen neu gesendet sowie teilweise auch zurückgezogen werden (wenn sie nicht bereits vom Empfänger geöffnet wurden).

  1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf den Ordner Ausgangsnachrichten.

Die Symbole neben den einzelnen Nachrichten liefern ebenfalls wertvolle Statusinformationen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Abschnitt 1.10, Ermitteln von Symbolen neben Nachrichten.

Alle Ausgangsnachrichten befinden sich so lange in diesem Ordner, bis sie in einen anderen Ordner als „Mailbox“ oder „Kalender“ verschoben werden. Wenn eine Ausgangsnachricht in einen anderen Ordner verschoben wird, wird sie nicht mehr im Ordner „Ausgangsnachrichten“ angezeigt. Um Ausgangsnachrichten anzuzeigen, die in andere Ordner verschoben wurden, öffnen Sie diese Ordner.

Wenn Sie Nachrichten an Nicht-GroupWise-Systeme senden, beachten Sie, dass diese Systeme über Funktionen zu Statusinformationen verfügen müssen, um den Status von ausgehenden Nachrichten an Ihr GroupWise-System zurückzugeben.

Anzeigen der Eigenschaften von Ausgangsnachrichten

Mit „Eigenschaften“ können Sie den Status der gesendeten Nachrichten überprüfen. Sie können beispielsweise feststellen, wann die Nachricht zugestellt wurde und wann der Empfänger die Nachricht geöffnet oder gelöscht hat. Wenn der Empfänger einen Termin akzeptiert oder abgelehnt und einen entsprechenden Kommentar hinzugefügt hat, wird der Kommentar im Eigenschaftenfenster angezeigt. Ferner wird angezeigt, ob der Empfänger den Job als „erledigt“ gekennzeichnet hat.

Das Fenster „Eigenschaften“ zeigt auch Informationen über empfangene Nachrichten. Sie können sehen, welche Personen die Nachricht sonst noch empfangen haben (mit Ausnahme der Empfänger von Blindkopien), und es wird die Größe und das Erstellungsdatum der Anlagendateien angezeigt.

Eigenschaften von Ausgangsnachrichten

Es gibt drei Layouts für die Eigenschaften:

Allgemeine Eigenschaften: Zeigt den Kopftext für die Eigenschaften und eine Liste der Empfänger an. In der Empfängerliste werden der Name des Empfängers sowie die Aktionen, die der Empfänger an der Nachricht durchgeführt hat, und die entsprechenden Kommentare dazu angezeigt.

Vereinfachte Eigenschaften: Zeigt den Kopftext für die Eigenschaften und eine Liste der Empfänger an. Die Empfänger werden entsprechend den an den Nachrichten durchgeführten Aktionen in Gruppen aufgelistet. In der Empfängerliste werden der Name des Empfängers sowie die Aktionen, die der Empfänger an der Nachricht durchgeführt hat, und die entsprechenden Kommentare dazu angezeigt.

Erweiterte Eigenschaften: Zeigt den Kopftext für die Eigenschaften, Empfänger, Post-Offices, Dateien und Optionen für die Nachricht an. Die Seite „Erweiterte Eigenschaften“ ist für Systemverwalter nützlich, wenn sie die Nachricht für die Fehlersuche verfolgen müssen.

Zum Anzeigen von Informationen zu einem Dokument verwenden Sie „Aktivitätsprotokoll“ unter „Dokumenteigenschaften“. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Abschnitt 15.6, Anzeigen des Verlaufs von Dokumenten.

Anzeigen der Eigenschaften von Ausgangsnachrichten

In Ihrem Ordner „Ausgangsnachrichten“:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Nachricht.

  2. Klicken Sie auf Eigenschaften.

  3. Führen Sie einen Bildlauf zur Statusinformation am Ende der Seite „Eigenschaften“ aus.

Die Symbole neben den einzelnen Nachrichten liefern ebenfalls wertvolle Statusinformationen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Abschnitt 1.10, Ermitteln von Symbolen neben Nachrichten.

Wenn Sie Nachrichten an Nicht-GroupWise-Systeme senden, beachten Sie, dass diese Systeme über Funktionen zu Statusinformationen verfügen müssen, um den Status von ausgehenden Nachrichten an Ihr GroupWise-System zurückzugeben.

Speichern der Statusinformationen von Nachrichten

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Nachricht und anschließend auf Eigenschaften.

  2. Klicken Sie auf Datei > Speichern unter.

    Es wird ein vorläufiger Dateiname für die Nachricht durch GroupWise erstellt. Sie können den Dateinamen und den Standardordner ändern.

  3. Klicken Sie auf Speichern.

Drucken der Statusinformationen von Nachrichten

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Nachricht und anschließend auf Eigenschaften.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Eigenschaftenfenster und anschließend auf Drucken.

Festlegen der Standardansichtsaktion für Ausgangsnachrichten

Wenn Sie im Ordner „Ausgangsnachrichten“ auf eine Nachricht klicken, können Sie wählen, ob die Nachricht oder die Eigenschaften der Nachricht angezeigt werden soll.

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen

  2. Doppelklicken Sie auf Umgebung und anschließend auf die Registerkarte Standardaktionen.

  3. Wählen Sie für Ausgangsnachrichten die Option Nachricht öffnen oder Eigenschaften anzeigen aus.

  4. Klicken Sie auf OK.

Konfigurieren von zu verfolgenden Informationen zu Ausgangsnachrichten

  1. Um die zu verfolgenden Informationen einer Ausgangsnachricht zu ändern, klicken Sie auf Sendeoptionen > Statusinformationen.

    oder

    Um die zu verfolgenden gesendeten Informationen aller Nachrichten, die Sie senden, zu ändern, klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen, doppelklicken Sie auf Senden und klicken Sie anschließend auf die Registerkarte für die Nachrichtenkategorie.

    WICHTIG:Die Option Ausgangsnachricht für Statusaufzeichnung erstellen ist standardmäßig ausgewählt. Es wird dringend empfohlen, diese Option ausgewählt zu lassen. Wenn diese Option nicht ausgewählt ist, wird beim Senden einer Nachricht keine Ausgangsnachricht angelegt. Daher besitzen Sie keine Kopie Ihrer gesendeten Nachrichten, sofern Sie diese nicht selbst speichern.

  2. Die zu verfolgenden Informationen auswählen:

    Zugestellt: Kontrolliert, wann eine von Ihnen gesendete Nachricht in der Mailbox des Benutzers zugestellt wurde.

    Zugestellt und geöffnet: Kontrolliert, wann eine von Ihnen gesendete Nachricht zugestellt und vom Empfänger geöffnet wurde.

    Alle Informationen: Kontrolliert, wann eine von Ihnen gesendete Nachricht zugestellt, geöffnet, gelöscht und getilgt wurde.

  3. (Optional) Entscheiden Sie, ob die Option Ausgangsnachricht automatisch löschen aktiviert werden soll. Entfernt Ausgangsnachrichten aus Ihrer Mailbox, nachdem die Nachrichten von allen Empfängern gelöscht und aus dem Papierkorb entfernt wurden.

  4. Kehren Sie zu der Nachricht zurück, die Sie erstellen.

    oder

    Wählen Sie für jeden Nachrichtentyp die zu verfolgenden Informationen aus, klicken Sie auf OK und anschließend auf Schließen, um die Einstellungen für alle Nachrichten zu speichern.

3.2.3 Zurückziehen gesendeter E-Mail

Mithilfe von Löschen können Sie eine Ausgangsnachricht aus der Mailbox des Empfängers zurückziehen. Sie können Mails und telefonische Nachrichten von Empfängern zurückziehen, die die Nachricht noch nicht geöffnet haben. Termine, Notizen und Jobs können Sie jederzeit zurückziehen. Nachrichten, die über das Internet an andere Email-Systeme gesendet wurden, können nicht zurückgezogen werden.

  1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf den Ordner Ausgangsnachrichten.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht, die zurückgezogen werden soll, und klicken Sie anschließend auf Löschen.

    Wenn Sie auf Löschen und leeren klicken, werden Nachrichten gelöscht und getilgt und können nicht wiederhergestellt werden.

  3. Wählen Sie die gewünschte Option aus.

    Caching- und Online-Mailbox: Löscht die Nachricht aus Ihrer Caching- und Online-Mailbox.

    Cashing-Mailbox: Löscht die Nachricht aus Ihrer Caching-Mailbox.

    Mailbox des Empfängers: Löscht die Nachricht aus der Mailbox aller Empfänger, nicht aber aus Ihrer Mailbox.

    Alle Mailboxen: Löscht die Nachricht aus Ihrer Mailbox und aus der Mailbox aller Empfänger.

  4. Wenn Sie eine Nachricht aus der Mailbox der Empfänger zurückziehen, können Sie in einem Kommentar an die Empfänger den Grund für das Zurückziehen angeben.

  5. Klicken Sie auf OK.

Wenn Sie feststellen möchten, welche Empfänger die Nachricht bereits geöffnet haben, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht und klicken Sie anschließend auf Eigenschaften. Eine bereits geöffnete E-Mail kann nicht zurückgezogen werden.

3.2.4 Erneutes Senden von Email

Mithilfe der Option Neu senden können Sie eine E-Mail-Nachricht ein zweites Mal senden, etwa nachdem Sie Korrekturen daran vorgenommen haben.

  1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf den Ordner Ausgangsnachrichten.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht, die neu gesendet werden soll, und klicken Sie anschließend auf Neu senden.

  3. Bei einer Nachricht mit Datumsautomatik klicken Sie auf Diese Nachricht, Alle Nachrichten oder Von dieser Nachricht aus vorwärts.

  4. Nehmen Sie bei Bedarf Änderungen an der Nachricht vor und klicken Sie Senden auf der Symbolleiste an.

  5. Klicken Sie auf Ja, um die ursprüngliche Nachricht zurückzuziehen.

    oder

    Klicken Sie auf Nein, um die ursprüngliche Nachricht an der aktuellen Position zu belassen.

Sie können anhand der Eigenschaften der ursprünglichen Nachricht ermitteln, ob GroupWise die Nachricht zurückziehen konnte. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Ordner Ausgangsnachrichten und klicken Sie dann auf Eigenschaften. Mail- und telefonische Nachrichten, die bereits geöffnet wurden, können nicht mehr zurückgezogen werden.

3.2.5 Bearbeiten gesendeter E-Mails

Sie können Termine, Aufgaben und Notizen bearbeiten. Zum Bearbeiten einer E-Mail-Nachricht senden Sie die Nachricht erneut, wie im Abschnitt Abschnitt 3.2.4, Erneutes Senden von Email beschrieben.

Bei der Bearbeitung eines Termins, einer Aufgabe oder einer Notiz erhält der Benutzer keine Nachricht. Die Änderungen werden einfach beim Empfänger unter dem entsprechenden Eintrag angezeigt. Der bearbeitete Eintrag wird fett dargestellt und innerhalb des Eintrags erscheint ein Benachrichtigungsbanner, das dem Benutzer anzeigt, an welchen Stellen der Eintrag bearbeitet wurde.

Nur unter den folgenden Umständen müssen Benutzer eine Eintragsänderung bestätigen:

Termine: Wenn Änderungen am Datum, an der Uhrzeit oder am Ort des Termins vorgenommen werden. Empfänger, die einem Termin neu hinzugefügt werden, müssen den Eintrag ebenfalls bestätigen. Benutzer, die aus der Empfängerliste eines Termins entfernt werden, erhalten eine Benachrichtigung.

Aufgaben: Wenn Änderungen am Anfangsdatum, Fälligkeitsdatum oder der Nachrichtenbeschreibung vorgenommen werden.

Notizen: Wenn Änderungen am Datum vorgenommen werden.

So bearbeiten Sie Termine, Aufgaben oder Notizen:

  1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf den Ordner Ausgangsnachrichten.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den zu bearbeitenden Termin bzw. die Aufgabe oder die Notiz und klicken Sie dann auf Bearbeiten.

    Wenn Sie nur einen Eintrag einer Serie periodisch auftretender Einträge bearbeiten möchten, wählen Sie den Eintrag an dem Tag aus, für den die Änderung gelten soll.

  3. Falls der ursprüngliche Eintrag ein periodisch auftretender Eintrag war, klicken Sie auf Diese Nachricht, Alle Nachrichten oder Von dieser Nachricht aus vorwärts.

  4. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und klicken Sie anschließend Senden auf der Symbolleiste an.

    Sie werden aufgefordert, den Eintrag zurückzuziehen, wenn Sie ihn bearbeiten.

3.2.6 Duplizieren von gesendeten E-Mails

Sie können ein Duplikat eines vorhandenen Termins, einer Aufgabe oder einer Notiz erstellen, um basierend darauf einen neuen Termin, eine neue Aufgabe oder eine neue Notiz zu erstellen. Dabei bleibt der ursprüngliche Eintrag unverändert erhalten. Er wird auch nicht gelöscht.

  1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf den Ordner Ausgangsnachrichten.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den zu duplizierenden Termin bzw. die Aufgabe oder die Notiz und klicken Sie dann auf Duplizieren.

    Wenn Sie nur einen Eintrag einer Serie periodisch auftretender Einträge bearbeiten möchten, wählen Sie den Eintrag an dem Tag aus, für den die Duplizierung vorgenommen werden soll.

  3. Falls der ursprüngliche Eintrag ein periodisch auftretender Eintrag war, klicken Sie auf Diese Nachricht, Alle Nachrichten oder Von dieser Nachricht aus vorwärts.

  4. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und klicken Sie anschließend Senden auf der Symbolleiste an.

    Ein neuer Termin, eine neue Aufgabe bzw. eine neue Notiz wird gesendet, der ursprüngliche Eintrag, den Sie dupliziert haben, bleibt jedoch unverändert erhalten.

3.2.7 Beantworten von gesendeten Emails

Mit Antwort können Sie allen gesendeten Mails Informationen hinzufügen.

  1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf den Ordner Ausgangsnachrichten.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht, auf die Sie antworten möchten, und klicken Sie anschließend auf Antwort.

  3. Wählen Sie Antwort an Sender aus, um die Antwort nur an sich selbst zu senden.

    oder

    Wählen Sie Antwort an alle aus, um die Antwort an sich selbst und an alle anderen Personen in der ursprünglichen Nachricht zu senden.

  4. Klicken Sie auf OK.

  5. Ergänzen Sie die Nachricht wie gewünscht und klicken Sie anschließend in der Symbolleiste auf Senden.

3.2.8 Bestätigen der Zustellung von gesendeter E-Mail

GroupWise bietet mehrere Möglichkeiten, die Zustellung Ihrer Nachricht zu bestätigen.

Wenn Sie Nachrichten an Nicht-GroupWise-Systeme senden, beachten Sie, dass diese Systeme über Funktionen zu Statusinformationen verfügen müssen, um den Status von ausgehenden Nachrichten an Ihr GroupWise-System zurückzugeben.

Empfangen von Benachrichtigungen über Ausgangsnachrichten

Sie können es sich bestätigen lassen, wenn der Empfänger eine Nachricht geöffnet oder gelöscht, einen Termin abgelehnt oder einen Job ausgeführt hat.

  1. Wenn Sie eine Empfangsbestätigung für eine Nachricht erhalten möchten, öffnen Sie ein Nachrichtenlayout. Klicken Sie auf das Register Sendeoptionen und anschließend auf Statusinformationen.

    oder

    Um für alle von Ihnen gesendeten Nachrichten eine Empfangsbestätigung zu erhalten, klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen. Doppelklicken Sie auf Senden und klicken Sie anschließend auf die Registerkarte für die Nachrichtenkategorie.

  2. Legen Sie im Gruppenfeld Empfangsbestätigung die gewünschte Art der Empfangsbestätigung fest.

    Keine: Es wird keine Aktion durchgeführt. Die Informationen werden in den Eigenschaften für Ausgangsnachrichten verfolgt.

    Mail-Nachricht: Sie erhalten eine Email.

    Notify: Sie erhalten eine Alarmmeldung in Notify.

    Notify und Mail: Sie erhalten eine Email und eine Alarmmeldung in Notify.

    Die Funktion wird nicht unterstützt, wenn Sie Nachrichten an Nicht-GroupWise-Systeme senden.

    Wenn Sie den Empfang von Alarmmeldungen und Benachrichtigungen deaktiviert haben, können Sie keine Benachrichtigungen von Notify empfangen. Weitere Informationen finden Sie unter Abschnitt 8.2, Starten von Notify.

    Wenn Sie eine Nachricht an eine Internet-Adresse senden, können Sie auf Zustellungsbestätigung aktivieren klicken. Wenn im Internet-Email-System des Empfängers Statusinformationen aktiviert sind, können Sie den Status der gesendeten Nachricht erhalten.

Anfordern einer Antwort auf von Ihnen gesendete Nachrichten

Sie können dem Empfänger einer Nachricht mitteilen, dass Sie eine Antwort benötigen. GroupWise fügt zu der Nachricht einen Satz hinzu, mit der die Antwort erbeten wird, und ersetzt das Symbol in der Mailbox des Empfängers durch einen doppelten Pfeil.

  1. Um eine Antwort auf eine einzige Nachricht anzufordern, öffnen Sie ein Nachrichtenlayout, klicken Sie auf das Register Sendeoptionen und anschließend auf Allgemein.

    oder

    Um eine Antwort für alle gesendeten Nachrichten anzufordern, klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen und doppelklicken Sie anschließend auf Senden.

  2. Klicken Sie auf Antwort erbeten und geben Sie an, wann die Antwort eingehen soll.

    Dem Empfänger wird neben der Nachricht angezeigt. Wenn Sie Bei Gelegenheit auswählen, wird „Antwort bei Gelegenheit erbeten“ im oberen Bereich der Nachricht angezeigt. Wenn Sie Binnen x Tagen auswählen, wird „Antwort erbeten bis xx/xx/xx“ im oberen Bereich der Nachricht angezeigt.

  3. Kehren Sie zu der Nachricht zurück, die Sie erstellen.

    oder

    Klicken Sie auf OK und anschließend auf Schließen, um die Einstellung für alle Nachrichten zu speichern.

Benachrichtigen der Empfänger über von Ihnen gesendete Nachrichten

  1. Um die Empfänger einer Nachricht zu benachrichtigen, öffnen Sie ein Nachrichtenlayout und klicken Sie anschließend auf Sendeoptionen > Allgemein.

    oder

    Um die Empfänger über alle gesendeten Nachrichten zu informieren, klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen und doppelklicken Sie anschließend auf Senden.

  2. Wählen Sie Empfänger benachrichtigen aus.

    Unter „Optionen“ wird automatisch die Berechtigung zur Verwendung von Notify für Benutzer festgelegt. Wenn Sie den Empfang von Alarmmeldungen und Benachrichtigungen deaktiviert haben, können Sie nicht über die von Ihnen gesendeten Nachrichten informiert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Abschnitt 8.5, Benachrichtigung über die Nachrichten eines anderen Benutzers.

  3. Kehren Sie zu der Nachricht zurück, die Sie erstellen.

    oder

    Klicken Sie auf OK und dann auf Schließen, um die Einstellung für alle Nachrichten zu speichern.