18.4 Formatieren einer E-Mail

Die Formatierungsoptionen, die beim Erstellen einer Nachricht verfügbar sind, hängen vom ausgewählten Layout zum Erstellen ab. Die in diesem Abschnitt beschriebenen Optionen gelten für die Nachricht, die Sie gerade erstellen.

HINWEIS:Wenn die Empfänger das HTML-Leselayout verwenden, sehen Sie die E-Mails so, wie Sie sie formatiert haben. Die Empfänger können die Schriftart einer in HTML formatierten Nachricht nicht ändern. Verwenden die Empfänger das Leselayout für einfachen Text, geht die HTML-Formatierung verloren. Die Empfänger können jedoch auf Anzeigen > HTML klicken, um die Nachricht so anzuzeigen, wie Sie sie formatiert haben.

18.4.1 Auswählen eines Texteditors

Für das Erstellen einer Nachricht in GroupWise können Sie entweder den systemeigenen GroupWise-Editor oder einen der folgenden Editoren von Drittanbietern verwenden:

  • LibreOffice 3.6 oder höher

  • Microsoft Word 2007 oder höher

    Microsoft Word 2019 wird in GroupWise 18.1 und höher unterstützt.

Für LibreOffice oder Word muss die Anwendung auf Ihrer Arbeitsstation ordnungsgemäß installiert sein.

Wenn Sie LibreOffice oder Word als Standardeditor wählen, stehen die Funktionen und Formatierungen der Anwendung im Fenster „Erstellen“ in GroupWise zur Verfügung. Informationen zur Formatierung finden Sie in der entsprechenden Dokumentation.

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen und doppelklicken Sie dann auf Umgebung.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Editor/Vorschau.

  3. Wählen Sie unter Einfachen Text erstellen mit den gewünschten Editor aus.

  4. Wählen Sie unter HTML erstellen mit den gewünschten Editor aus.

  5. Klicken Sie auf OK.

18.4.2 Verwenden des GroupWise-Texteditors zur Formatierung von HTML-E-Mail

Sie können die in GroupWise verfügbaren HTML-Werkzeuge verwenden, um Ihren Nachrichten zusätzliche Formatierungen hinzuzufügen. Alle Standard-Textfunktionen wie Schrift, Unterstreichen und Kursiv sowie Funktionen wie Ausrichtung, Einzug, Hinzufügen von Bildern und Tabellen etc. sind auf der Symbolleiste verfügbar.

HTML-Symbolleiste

Sie müssen möglicherweise die Größe des Nachrichtenlayouts (horizontal) ändern, um alle Schaltflächen auf der HTML-Symbolleiste anzuzeigen.

Ändern der Schrift in einer HTML-Nachricht

So ändern Sie die Schrift in einer HTML-Nachricht:

Ändern Sie nach Bedarf die Schrift, Schriftgröße und andere Schriftattribute mithilfe der HTML-Symbolleiste.

Sie können für HTML-Nachrichten außerdem eine Standardschrift festlegen. Weitere Informationen finden Sie unter Festlegen von Standardlayout und -schrift beim Lesen/Erstellen.

Hinzufügen von Smileys zu einer HTML-Nachricht

Fügen Sie anhand einer der folgenden Optionen ein Emoji in eine HTML-Nachricht ein.

HINWEIS:Wenn Sie eine Nachricht mit Emojis vom HTML-Format zum Nur-Text-Format ändern, werden die Emojis in Schwarz-Weiß-Bilder umgewandelt. GroupWise unterstützt zwar Emojis im Nur-Text-Format, aber nur in Schwarz-Weiß.

  • Klicken Sie in der Symbolleiste auf Emoji einfügen HTML-Symbolleiste und wählen Sie eines der verfügbaren Emojis.

  • Öffnen Sie das Emoji-Menü mit der Tastenkombination Windows-Taste + . (Punkt).

  • Wählen Sie im Kontextmenü Emoji einfügen, um das Emoji-Menü zu öffnen.

  • Geben Sie gängige Emoji-Zeichenfolgen ein, um ein Emoji direkt in die Textzeile einzufügen. Beispiel:

    :) oder :-) für ein lächelndes Smiley .

    Drücken Sie Strg+Z, um das Emoji zu den eingegebenen Zeichen zu ändern, oder Strg+Y, um eine rückgängig gemachte Aktion zu wiederholen.

    Zuordnung von Emoji-Zeichen in GroupWise:

Hinzufügen einer horizontalen Linie in einer HTML-Nachricht

So fügen Sie eine horizontale Linie in einer offenen HTML-Nachricht ein:

  1. Wählen Sie in der E-Mail die Stelle, an der die Linie angezeigt werden soll.

  2. Klicken Sie auf das Symbol „Horizontale Linie“ .

Hinzufügen einer symbolgegliederten oder nummerierten Liste in einer HTML-Nachricht

So fügen Sie eine symbolgegliederte oder nummerierte Linie in einer offenen HTML-Nachricht hinzu:

  1. Verwenden Sie die HTML-Symbolleiste, um eine symbolgegliederte oder nummerierte Liste einzufügen.

  2. Geben Sie einen Listeneintrag ein und drücken Sie die Eingabetaste, um den nächsten Eintrag in der Liste zu erstellen.

  3. Drücken Sie die Eingabetaste, um die Listenformatierung auszuschalten, und drücken Sie nach dem letzten Eintrag die Rücktaste.

Hinzufügen einer Tabelle in einer HTML-Nachricht

So fügen Sie eine Tabelle in einer offenen HTML-Nachricht hinzu:

  1. Klicken Sie in der HTML-Symbolleiste auf das Symbol Tabellenoptionen.

  2. Wählen Sie im Dropdown-Menü die Größe der Tabelle aus oder wählen Sie Andere aus und geben Sie eigene Abmessungen ein.

    Die Tabelle wird in der E-Mail angezeigt und an den Text angepasst.

Hinzufügen von Bildern in einer HTML-Nachricht

So ändern Sie die Schrift in einer HTML-Nachricht:

  1. Klicken Sie im Bereich, in dem das Bild angezeigt werden soll, auf das Symbol Bild einfügen.

  2. Geben Sie den Namen der Grafik an, die hinzugefügt werden soll, oder navigieren Sie zu der Grafik und wählen Sie sie aus. Klicken Sie anschließend auf OK.

Hinzufügen eines Hintergrundbilds in einer HTML-Nachricht

So fügen Sie einen Hintergrund in einer offenen HTML-Nachricht hinzu:

  1. Klicken Sie auf das Symbol Hintergrundbild.

  2. Geben Sie den Namen der Grafik an, die als Hintergrundbild verwendet werden soll, oder navigieren Sie zu der Grafik und wählen Sie sie aus.

  3. Klicken Sie auf OK.

Hinzufügen eines Hyperlinks in einer HTML-Nachricht

Hyperlinks verknüpfen ein bestimmtes Wort, einen Satz oder ein Bild direkt mit einer bestimmten Website.

So fügen Sie einen Hyperlink in einer offenen HTML-Nachricht hinzu:

  1. Wählen Sie das Wort, den Satz oder das Bild aus, das/der verwendet werden soll, und klicken Sie anschließend auf das Symbol Hyperlink einfügen.

  2. Geben Sie die Webadresse ein, für die ein Link erstellt werden soll.

  3. Klicken Sie auf OK.

    Die Farbe des Textes verändert sich und der Text ist unterstrichen, um anzugeben, dass es sich um einen Link handelt. Bei einem Bild ändert sich die Farbe nicht, es dient jedoch trotzdem als Link.

Rückgängigmachen oder Wiederherstellen der letzten Textaktion in einer HTML-Nachricht

Sie können in einer zu erstellenden Nachricht die letzte Aktion im Feld Betreff oder Nachricht rückgängig machen.

Klicken Sie auf Bearbeiten > Rückgängig.

oder

Um die Aktion erneut durchzuführen, klicken Sie auf Bearbeiten > Wiederherstellen.

Sie können für „Rückgängig“ auch Strg+Z und für „Wiederherstellen“ auch Strg+Y verwenden. Informationen zu weiteren Verknüpfungen finden Sie unter Schnelltasten.

18.4.3 Verwenden des GroupWise-Texteditors zur Formatierung von E-Mails mit einfachem Text

In einer Nachricht mit einfachem Text können Sie die Schrift, die Größe und die Farbe ändern. Sie können Fett- und Kursivschrift sowie Unterstreichungen verwenden. Jedoch können Sie im Layout „Verfassen“ für einfachen Text weder Text einrücken noch Hyperlinks und horizontale Linien hinzufügen.

Ändern der Schrift in einer Nachricht mit einfachem Text

So ändern Sie die Schrift in einer offenen Nachricht, die Sie im Nur-Text-Layout verfassen:

  1. Klicken Sie in das Feld Nachricht.

  2. Klicken Sie auf Bearbeiten > Schrift > Schrift.

  3. Wählen Sie eine Schrift und einen Schriftstil aus.

  4. Wählen Sie eine Größe aus.

  5. Wählen Sie eine andere Option aus, die Sie ändern möchten, und klicken Sie anschließend auf OK.

Sie können auch die Schaltflächen in der Symbolleiste verwenden, um Textabschnitte fett oder kursiv zu machen oder sie zu unterstreichen.

Formatierungslisten in einer Nachricht mit einfachem Text

So formatieren Sie eine Liste in einer offenen Nachricht, die Sie im Nur-Text-Layout verfassen:

  1. Drücken Sie Strg + Umschalt + L, um eine symbolgegliederte Liste einzufügen.

  2. Drücken Sie noch einmal Strg + Umschalt + L, um sie in eine nummerierte Liste zu ändern.

  3. Drücken Sie weiter Strg + Umschalt + L, um eins der sechs verfügbaren Listenformate auszuwählen.

  4. Geben Sie einen Listeneintrag ein und drücken Sie die Eingabetaste, um den nächsten Eintrag in der Liste zu erstellen.

  5. Drücken Sie nach dem letzten Listeneintrag zweimal auf die Eingabetaste, um die Listenformatierung auszuschalten.

Rückgängigmachen der letzten Textaktion in einer Nachricht mit einfachem Text

Sie können in einer zu erstellenden Nachricht die letzte Aktion im Feld Betreff oder Nachricht rückgängig machen.

Klicken Sie dazu auf Bearbeiten > Rückgängig.

Sie können zum Rückgängigmachen auch Strg+Z verwenden. Informationen zu weiteren Verknüpfungen finden Sie unter Schnelltasten.

18.4.4 Verwenden von benutzerdefinierten Layouts im GroupWise-Texteditor

Mithilfe benutzerdefinierter Layouts können Sie eine E-Mail-Schablone erstellen und speichern, um sie immer wieder zu verwenden. Dies ist nützlich, wenn Sie eine E-Mail mit bestimmtem Text oder einem bestimmten Erscheinungsbild häufig senden möchten. Sie können eine E-Mail-Nachricht mit dem gewünschten Aussehen erstellen und dann als benutzerdefiniertes Layout speichern.

HINWEIS:Beim Speichern einer HTML-Nachricht als Layout werden einige HTML-Formatierungen möglicherweise nicht beibehalten. Es wird empfohlen, eine Nachricht mit einfachem Text als benutzerdefiniertes Layout zu verwenden.

Speichern eines benutzerdefinierten Layouts

So ändern Sie ein benutzerdefiniertes Layout:

  1. Klicken Sie auf Neue Mail, um eine neue E-Mail-Nachricht zu erstellen.

  2. (Optional) Geben Sie den Betreff der E-Mail-Nachricht in das Feld Betreff ein.

  3. Geben Sie den Text der E-Mail-Nachricht in das Feld Nachricht ein.

  4. Klicken Sie auf Datei > Layout speichern.

    Standardmäßig wird ein benutzerdefiniertes Layout im Verzeichnis C:\Novell\Groupwise gespeichert. Benutzerdefinierte Layoutdateien besitzen die Erweiterung .vew.

  5. Geben Sie einen Namen für das Layout ein und klicken Sie anschließend auf Speichern.

Öffnen eines benutzerdefinierten Layouts

So öffnen Sie ein benutzerdefiniertes Layout:

  1. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil neben dem Symbol Neue Mail.

  2. Wählen Sie die zuvor gespeicherte benutzerdefinierte Layoutdatei.

    Das benutzerdefinierte Layout wird geöffnet und zeigt die Informationen, die Sie beim Speichern der Datei eingegeben haben.

  3. Fügen Sie bei Bedarf zusätzliche Informationen hinzu und klicken Sie anschließend auf Senden.

Definieren des Speicherorts, an dem benutzerdefinierte Layouts gespeichert werden

So legen Sie den Speicherort für ein benutzerdefiniertes Layout fest:

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen und doppelklicken Sie dann auf Umgebung.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Pfad zu den Dateien.

  3. Geben Sie im Feld Benutzerdefinierte Layouts den Pfad an, in dem benutzerdefinierte Layouts gespeichert sind, oder navigieren Sie zu dem Speicherort und wählen Sie ihn aus.

  4. Klicken Sie auf OK.