77.7Senden und Abrufen von Elementen im Remote-Modus

Verwenden Sie Senden/Abrufen, um Ihre Online- und Remote-Postfächer zu synchronisieren.

Wenn Sie eine Verbindung zu Ihrem GroupWise-System herstellen, werden die von Ihrer Remote-Mailbox gesendeten Elemente an die Empfänger zugestellt. Remote sendet außerdem eine Anfrage an Ihre Online-Mailbox, um Ihre Elemente, z. B. E-Mails, abzurufen. Ihr GroupWise-System verarbeitet die Anfrage und sendet Ihre Elemente dann an Ihre Remote-Mailbox, wobei die Elemente entsprechend den im Dialogfeld „Senden/Abrufen“ festgelegten Grenzwerten eingeschränkt werden. Neben Elementen können Sie auch Regeln, Dokumente und Adressbücher abrufen.

77.7.1Herstellen einer Verbindung zu GroupWise beim Senden oder Abrufen von Nachrichten

Wenn Sie versuchen, Nachrichten im Remote-Modus zu senden oder abzurufen, während keine Verbindung zu GroupWise besteht, wird ein Dialogfeld geöffnet, in dem Sie auswählen können, ob Sie jetzt oder später eine Verbindung herstellen möchten. Sie können Ihre Verbindung auch vor dem Herstellen einer Verbindung konfigurieren.

77.7.2Herunterladen von Elementen, Regeln, Adressen und Dokumenten in Ihre Remote-Mailbox

So laden Sie Elemente, Regeln, Adressen und Dokumente in Ihr Remote-Postfach herunter:

Wenn Sie GroupWise im Online-Modus ausführen, klicken Sie aufWerkzeuge>Machen Sie sich auf den Weg, geben Sie Ihr Online-Mailbox-Passwort ein, wählen Sie bei Aufforderung eine Verbindungstelefonnummer aus und klicken Sie dann aufOK.

oder

Wenn Sie GroupWise im Remote-Modus ausführen, klicken Sie aufKonten>Senden/Abrufen>GroupWise-Optionen.
Stellen Sie sicher, dass Sie Elemente abrufen könnenArtikelausgewählt ist, klicken Sie aufFortschrittlich, klicken Sie auf eine Registerkarte, falls verfügbar, klicken Sie auf eine Option und dann aufOK.

Wenn Sie angeben, dass die von Ihnen abgerufenen Elemente eingeschränkt werden sollen (z. B. durch Auswahl).Nur Betreffzeile abrufenoder Größenbeschränkungen festlegen) können Sie den Rest des Artikels oder der Artikel später herunterladen. SehenAbrufen von Elementen, die nicht vollständig heruntergeladen wurden.

Wenn Sie sich im Remote-Modus befinden und nur neue Elemente herunterladen möchten, wählen SieNur neuauf derAbrufenTab.
KlickenOK.
Um Regeln abzurufen, klicken Sie aufRegeln.
Um Adressen aus dem GroupWise-Adressbuch abzurufen, klicken Sie aufGroupWise-Adressbuch, klickenFilter, geben Sie die abzurufenden Adressen an und klicken Sie dann aufOK.

Da das Abrufen von Adressbüchern bei einer Modemverbindung lange dauern kann, sollten Sie Adressbücher über eine Netzwerk- oder TCP/IP-Verbindung abrufen.

Weitere Informationen finden Sie unterFiltern des GroupWise-Adressbuchs für Ihre Remote-Mailbox.
Um Ihre persönlichen Adressbücher abzurufen, klicken Sie aufPersönliche Adressbücher.
Um Kopien von GroupWise-Bibliotheksdokumenten aus Ihrem Online-Postfach abzurufen, wählen Sie die Option ausUnterlagenKlicken Sie auf das KontrollkästchenUnterlagen, wählen Sie Ihre Dokumente aus, markieren Sie zutreffende Dokumente alsIm Einsatz, und klicken Sie dannOK.

Durch das Markieren eines Dokuments als „In Verwendung“ wird verhindert, dass andere das Dokument ändern. Wenn Sie ein Dokument nicht als „In Verwendung“ markieren, kann jemand es bearbeiten, während Sie die Kopie in Ihrer Remote-Mailbox haben. Wenn Sie das Dokument dann bearbeiten und an die Hauptbibliothek zurückgeben, wird Ihr Dokument als neue Version gespeichert und die Änderungen werden nicht in der anderen Version gespeichert. Wenn Sie nicht vorhaben, ein Dokument zu bearbeiten, markieren Sie es nicht als „In Verwendung“.

Wenn Sie ein in Verwendung befindliches Dokument verlassen, werden Sie aufgefordert, das Dokument an die Hauptbibliothek zu senden und es als „Verfügbar“ zu markieren. Wenn Sie mit dem Dokument fertig sind, markieren Sie esVerfügbardamit andere es bearbeiten können.
Wenn Sie sich im Remote-Modus befinden und vor dem Herunterladen Ihren Remote-Standort und Ihre Remote-Verbindung angeben möchten, klicken Sie aufKonfigurieren, wählen Sie Ihren Remote-Standort ausVerbindung herstellen vonWählen Sie in der Dropdown-Liste eine Verbindung ausVerbinden mitDropdown-Liste aus und klicken Sie dann aufOK.
KlickenVerbindenoderBeenden.

Wenn Sie sich im Remote-Modus befinden, werden alle Elemente in IhremAusstehende AnfragenListe werden zu diesem Zeitpunkt gesendet.

77.7.3Senden von Elementen im Remote-Modus

So senden Sie Elemente im Remote-Modus:

Erstellen Sie ein neues Element und klicken Sie dann aufSendenin der Symbolleiste.

Remote platziert den Artikel imAusstehende AnfragenListe. Wenn Sie eine Verbindung zu Ihrem Master-GroupWise-System herstellen, werden alle Elemente imAusstehende AnfragenListe werden versendet.
KlickenKonten>Senden/Abrufen, und klicken Sie dann auf das Remote-Konto.

oder

Wenn Sie vor dem Senden des Elements Ihren Remote-Standort und Ihre Verbindung angeben möchten, klicken Sie aufKonten>Senden/Abrufen>GroupWise-Optionen, klickenKonfigurieren, wählen Sie Ihren Remote-Standort ausVerbindung herstellen vonWählen Sie in der Dropdown-Liste eine Verbindung ausVerbinden mitKlicken Sie in der Dropdown-Liste aufOK, und klicken Sie dannVerbinden.

Gleichzeitig mit dem Versenden Ihrer Artikel werden Ihre neuen Artikel gemäß Ihren Angaben im Dialogfeld „Senden/Abrufen“ abgerufen.

Sie können zwischen Verbindungstypen (Netzwerk, Modem und TCP/IP) wechseln, wenn für die Verbindung, von der Sie wechseln, keine Anfragen ausstehen. Wenn Sie beispielsweise Elemente über eine Netzwerkverbindung senden und abrufen und die Verbindung trennen, bevor die Übertragung abgeschlossen ist, sollten Sie später nicht zu einer Modemverbindung wechseln, um die Anfragen zu verarbeiten. Vervollständigen Sie die ursprüngliche Anfrage mit der ursprünglichen Verbindung.

77.7.4Ausstehende Anfragen anzeigen

Immer wenn Sie eine Aktion ausführen, die das Senden von Informationen von Ihrer Remote-Mailbox an Ihre Online-Mailbox erfordert, erstellt GroupWise eine Anfrage, die in der platziert wirdAusstehende AnfragenListe. Wenn Sie eine Verbindung zu Ihrem Master-GroupWise-System herstellen, werden alle Anfragen an Ihre Online-Mailbox gesendet. Verwenden Sie „Ausstehende Anfragen“, um nach ausstehenden Anfragen zu suchen.

KlickenKonten>Ausstehende Anfragen.

Um zu verhindern, dass eine Anfrage verarbeitet wird, klicken Sie auf die Anfrage und dann aufLöschen. Nur Anfragen, die nicht an das Master-GroupWise-System gesendet wurden und den Status „Warten auf Versand“ haben, können gelöscht werden. Wenn Sie bereits eine Anfrage an das Master-GroupWise-System gesendet haben, können Sie die Anfrage nicht abbrechen.

77.7.5Abrufen von Elementen, die nicht vollständig heruntergeladen wurden

Wenn Sie beim Herunterladen von Elementen Größenbeschränkungen festlegen oder „Nur Betreffzeile“ festlegen, befinden sich möglicherweise Elemente in Ihrer Remote-Mailbox, die nur teilweise heruntergeladen wurden.

Wählen Sie die Elemente in Ihrer Remote-Mailbox aus.
KlickenKonten>Ausgewählte Elemente abrufen.
Um sofort eine Verbindung zu Ihrem Online-Postfach herzustellen, klicken Sie aufJetzt verbinden.

oder

Um die Anfrage zu erstellen, aber nicht zu senden, klicken Sie aufSpäter verbinden. Auf diese Weise können Sie warten, bis Sie mehrere Anfragen haben, bevor Sie eine Verbindung herstellen.

77.7.6Verwenden der Besetztsuche im Remote-Modus

So verwenden Sie die Besetztsuche im Remote-Modus:

Erstellen Sie einen neuen Termin.
Um den ersten möglichen Besprechungstag auszuwählen, klicken Sie auf, und klicken Sie dann auf ein Datum.
KlickenBesetzte Suchein der Symbolleiste.
Um sofort eine Verbindung zu Ihrem Master-GroupWise-System herzustellen und nach verfügbaren Zeiten zu suchen, klicken Sie aufJetzt verbinden.

oder

Um später nach verfügbaren Zeiten zu suchen, klicken Sie aufSpäter verbinden.

KlickenSpäter verbindenerstellt eine ausgelastete Suchanfrage, sendet die Anfrage jedoch nicht an das Master-GroupWise-System. Sie können Ihren Termin als Entwurfselement im Ordner „In Bearbeitung“ speichern, bis Sie zum Versenden bereit sind. Wenn Sie später die Termine überprüfen möchten, klicken Sie aufBeschäftigt, und klicken Sie dannJetzt verbinden.
Wenn das Fenster „Terminzeit auswählen“ angezeigt wird, klicken Sie aufAutomatische Auswahlfür die erste verfügbare Besprechungszeit. KlickenAutomatische Auswahlbis die beste verfügbare Zeit angezeigt wird, und klicken Sie dann aufOK.

oder

Klicken Sie aufVerfügbare ZeitenKlicken Sie auf der Registerkarte auf eine verfügbare Zeit und dann aufOK.
Füllen Sie den Termin aus und klicken Sie dann aufSendenin der Symbolleiste.

Wenn Ihre Verbindung getrennt wird, bevor alle Zeitplaninformationen von einer Besetztsuche zurückgegeben werden, klicken Sie aufBeschäftigtErmöglicht Ihnen erneut, die Informationen der ursprünglichen ausgelasteten Suchanfrage zu aktualisieren.

77.7.7Filtern des GroupWise-Adressbuchs für Ihre Remote-Mailbox

Das GroupWise-Adressbuch ist normalerweise umfangreich, da es Informationen für Ihr gesamtes Unternehmen enthält. Wenn Sie nicht alle Informationen im GroupWise-Adressbuch benötigen, wenn Sie GroupWise außerhalb Ihres Büros verwenden, verwenden SieGroupWise-Adressbuchfilterum nur die Benutzeradressen, Ressourcenadressen und öffentlichen Gruppen abzurufen, die Sie vom GroupWise-System benötigen.

Beispielsweise weist die Filteranweisung „Abteilung [] Marketing“ GroupWise an, alle Adressen mit „Marketing“ in der Spalte „Abteilung“ im Adressbuch abzurufen. Auf diese Weise können Sie während Ihrer Reise jeden Mitarbeiter Ihrer Marketingabteilung kontaktieren.

Sie sollten die GroupWise-Adressbuchinformationen auch abrufen, bevor Sie Ihr Büro verlassen, um beim Herunterladen Zeit und Kosten zu sparen, insbesondere wenn Sie planen, an einen Ort zu reisen, an dem Gebühren für Ferngespräche anfallen.

Wenn Sie GroupWise im Online-Modus ausführen, klicken Sie aufWerkzeuge>Machen Sie sich auf den Weg, geben Sie Ihr Online-Mailbox-Passwort ein, wählen Sie bei Aufforderung eine Verbindungstelefonnummer aus und klicken Sie dann aufOK.

oder

Wenn Sie GroupWise im Remote-Modus ausführen, klicken Sie aufKonten>Senden/Abrufen>GroupWise-Optionen.
KlickenGroupWise-Adressbuch, und klicken Sie dannFilter.
Klicken Sie in der ersten Dropdown-Liste auf eine Adressbuchspalte.

Klicken Sie zum Beispiel aufAbtum nach Adressen einer bestimmten Abteilung zu suchen.
Klicken Sie auf die Dropdown-Liste „Operator“, klicken Sie auf einen Operator und geben Sie dann Ihre Suchkriterien in das Feld ein oder klicken Sie auf einen Wert, falls vorhanden.

Klicken Sie zum Beispiel auf[ ], und geben Sie dann einKontenum nach Adressen aus der Buchhaltung zu suchen. Verwenden Sie den Operator, der für Ihre Suche am besten geeignet ist. Ihre Suchkriterien, beispielsweise der Name einer Person oder ein Betreff, können Platzhalterzeichen wie ein Sternchen (*) oder ein Fragezeichen (?) enthalten. Der Filter berücksichtigt nicht die Groß-/Kleinschreibung der von Ihnen eingegebenen Kriterien.
Um weitere Filterbedingungen hinzuzufügen, klicken Sie auf die letzte Dropdown-Liste und dann aufUnd.
Nachdem Sie alle Filterbedingungen angegeben haben, lesen Sie beim Erstellen Ihres Filters den Text, der mit „Einträge einschließen, wo...“ beginnt, um zu verstehen, wie Ihr Filter funktioniert.
KlickenOK, und klicken Sie dannVerbinden.

Weitere Informationen zu Operatoren finden Sie unterVerwenden der erweiterten Suche.

77.7.8Elemente aus Ihrer Remote-Mailbox löschen

Verwenden Sie „Löschen und leeren“ und „Bibliotheksgröße verwalten“, um Elemente aus Ihrer Remote-Mailbox zu entfernen.

Elemente aus Ihrer Remote-Mailbox löschen

Im Remote-Modus können Sie auf die gleiche Weise wie im Online-Modus Elemente löschen, zurückziehen und den Papierkorb leeren.

Klicken Sie auf das Element in Ihrer Mailbox.
KlickenBearbeiten>Löschen.
Wenn Sie ein ausgehendes Element löschen, klicken Sie auf eine der verfügbaren Optionen.
Um Speicherplatz freizugeben, klicken Sie aufBearbeiten>Leeren Sie den Papierkorb.

Dadurch werden alle gelöschten Elemente dauerhaft aus Ihrer Remote-Mailbox entfernt.

Wenn Sie das nächste Mal eine Verbindung zu Ihrem Master-GroupWise-System herstellen, werden die Änderungen in Ihren Remote- und Online-Postfächern automatisch synchronisiert. Sie können diese Synchronisierung deaktivieren, indem Sie die Löschoptionen in den Remote-Eigenschaften ändern. SehenÄndern der Remote-Löschoptionen.

Löschen nicht benötigter Dokumente aus Ihrer Remote-Bibliothek

Durch das Löschen von Dateien aus der Festplattenspeicherverwaltung Ihrer Remote-Bibliothek werden diese nicht aus der Master-Bibliothek entfernt. Außerdem werden die Dokumentverweise für die gelöschten Dokumente nicht entfernt. Die Dateien werden nur von dem Computer entfernt, auf dem sich Ihre Remote-Mailbox befindet, wodurch Speicherplatz frei wird.

Klicken Sie im Remote-Modus aufWerkzeuge>Bibliotheksgröße verwalten.
Klicken Sie auf die Dokumente, die Sie löschen möchten, und klicken Sie dann aufLöschen.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie aufSchließen.

Wenn Sie ein „In Verwendung“-Dokument löschen, wird der Status des Dokuments in der Hauptbibliothek auf „Verfügbar“ zurückgesetzt, wenn Sie das nächste Mal eine Verbindung zu Ihrem Online-Postfach herstellen.

Dokumentreferenzanhänge und Remote-Modus

Möglicherweise erhalten Sie ein Element mit einem Dokumentreferenzanhang, wenn Sie im Remote-Modus arbeiten. Wenn Sie den Anhang öffnen, öffnet das Dokument Ihre Remote-Bibliothek, auch wenn das Dokument in Ihrer Remote-Bibliothek eine ältere Version als der Anhang ist. Wenn das Dokument nicht in Ihrer Remote-Bibliothek vorhanden ist, werden Sie aufgefordert, jetzt oder später eine Verbindung zu Ihrer Online-Mailbox herzustellen, um das Dokument abzurufen.

Sie können Elemente mit Dokumentreferenzanhängen auch im Remote-Modus senden. Wenn das Dokument jedoch nicht in Ihrer Remote-Bibliothek vorhanden ist, erhalten alle Empfänger, die nicht über ausreichende Rechte für das Dokument in der Master-Bibliothek verfügen oder kein E-Mail-Produkt verwenden, das die GroupWise-Bibliothek unterstützt, keine Kopie des Dokuments.

Darüber hinaus erhalten Empfänger keine Kopie des Dokuments, wenn die Masterbibliothek nicht verfügbar ist. Wenn eine dieser Bedingungen zutrifft, müssen Sie zusätzlich zur Dokumentreferenz eine tatsächliche Kopie des Dokuments beifügen.