Novell Documentation: GroupWise 7 - Erstellen von Nachrichten

Erstellen von Nachrichten

In GroupWise WebAccess gibt es fünf verschiedene Nachrichtenkategorien: Mail-Nachrichten, telefonische Nachrichten, Termine, Notizen und Jobs. Sie adressieren alle Nachrichtenkategorien auf die gleiche Weise, indem Sie mithilfe des Adressbuchs Empfängeradressen in die Felder "An", "CC" und "BK" einfügen. Sie können jeder Nachrichtenkategorie auch Dateien beifügen und Website-Standorte (URLs) in die Felder "Betreff" und "Nachricht" eingeben.

Diese fünf Nachrichtenkategorien lassen sich in drei Kategorien einordnen: nicht geplante Nachrichten, Terminnachrichten und empfängerlose Nachrichten.

Nicht geplante Nachrichten: Zu den nicht geplanten Nachrichten gehören Mail-Nachrichten und telefonische Nachrichten. Bei beiden Nachrichtenkategorien können Sie Nachrichten senden, die nicht für eine bestimmte Uhrzeit bzw. ein bestimmtes Datum geplant sind.
- Mail-Nachricht: Hier können Sie einen Betreff und eine Nachricht eingeben.
- Telefonische Nachricht: Telefonische Nachrichten sind vergleichbar mit Mail-Nachrichten, enthalten jedoch Felder für den Anrufer, die Firma und die Telefonnummer.

Terminnachrichten:Termine, Jobs und Notizen sind geplante Nachrichten, d. h., sie erscheinen sowohl im Kalender als auch in der Mailbox des Empfängers. Empfänger von Terminen, Jobs oder Notizen können diese akzeptieren oder ablehnen. Akzeptierte Nachrichten werden aus der Mailbox des Empfängers entfernt und im Kalender gespeichert. Abgelehnte Nachrichten werden aus der Mailbox und dem Kalender des Empfängers entfernt. Als Sender können Sie anhand der Statusinformationen zur Terminnachricht feststellen, welche Aktionen die Empfänger durchgeführt haben.
- Termin: Hier können Sie Uhrzeit, Datum und Ort des Termins eingeben. Mithilfe der Terminzeitensuche können Sie eine Uhrzeit suchen, an der alle Empfänger Ihrer Nachricht verfügbar sind.
- Job:Hier können Sie festlegen, an welchem Tag der Job im Kalender des Empfängers angezeigt und wann der Job abgeschlossen werden soll. Sie können dem Job auch eine Priorität zuweisen.
- Notiz:Hier können Sie angeben, an welchem Tag die Notiz im Kalender des Empfängers angezeigt werden soll. Da Notizen in den Kalender des Empfängers eingefügt werden, werden sie häufig als Erinnerungen an bestimmte Ereignisse, z. B. Urlaubstage, Fälligkeitstermine oder Geburtstage, verwendet.
Empfängerlose Nachrichten: Empfängerlose Nachrichten sind Terminnachrichten, die Sie für sich selbst erstellen. Ihre Funktion entspricht der von regulären Terminnachrichten, sie werden aber direkt in Ihren Kalender platziert.

Dieser Abschnitt enthält folgende Themen:

Senden von Mail-Nachrichten

Klicken Sie im Hauptfenster von GroupWise WebAccess auf "Neu" > "Mail".
Klicken Sie auf "Adressbuch", um Empfänger in die Felder "An", "CC" oder "BK" einzufügen.

oder:

Geben Sie die Adresse eines Empfängers in das Feld "An", "CC" oder "BK" ein. Bei der Adresse kann es sich um eine GroupWise-Benutzer-ID, einen vollständigen Namen oder eine externe Email-Adresse handeln. Trennen Sie mehrere Adressen durch Kommas.

Wenn Sie einen Namen in die Felder "An", "CC" oder "BK" einer Nachricht eingeben, die Sie gerade erstellen, versucht die Funktion "Namensergänzung", den Namen für Sie zu vervollständigen. Wenn die Funktion "Namensergänzung" den gesuchten Namen findet, können Sie die Eingabe beenden. Wenn die Namensergänzung den Namen nicht findet, geben Sie weitere Buchstaben ein: Die Namensergänzung führt nach jedem neu eingegebenen Zeichen eine erneute Suche durch. Falls die Funktion "Namensergänzung" einen ähnlichen Namen findet, können Sie mit der Nach-oben- oder der Nach-unten-Taste zu den angrenzenden Namen gelangen.

WICHTIG: Für alle Nachrichtenkategorien kommen mit der Namensergänzung ermittelte Adressen nur aus dem Primärbuch.
Geben Sie einen Betreff und den Nachrichtentext ein.

Sie können Website-Standorte oder -Adressen (URLs) in das Feld "Betreff" und "Nachricht" eingeben.
(Optional) Klicken Sie auf "Rechtschreibprüfung", um die Rechtschreibung der Nachricht zu prüfen. Damit diese Funktion verwendet werden kann, muss Ihr Browser Java* unterstützen.
(Optional) Klicken Sie auf "Beifügen", um der Nachricht Dateien beizufügen. Damit diese Funktion verwendet werden kann, muss Ihr Browser Anlagen unterstützen.
(Optional) Klicken Sie auf "Sendeoptionen", um eine Sicherheitseinstellung (Vertraulichkeitsstufe) auszuwählen, eine Priorität (Hoch, Standard, Niedrig) zuzuweisen, eine Antwort anzufordern oder eine Empfangsbestätigung zu erhalten.
Klicken Sie auf "Senden".

Wenn ein Webserver ausfällt, während Sie eine Nachricht verfassen, geht Ihre Nachricht nicht verloren, wenn Sie auf "Senden" klicken. Die Nachricht wird in diesem Fall gespeichert und unten auf der Anmeldungsseite für WebAccess angezeigt. Sie können diese Nachricht dann abrufen, wenn der Webserver wieder aktiv ist und Sie sich erneut bei WebAccess angemeldet haben.

Senden von Telefonnachrichten

Telefonische Nachrichten in GroupWise sind mit schriftlichen Notizen vergleichbar, die während Ihrer Abwesenheit zu eingegangenen Anrufen angefertigt wurden. Mithilfe von telefonischen Nachrichten in GroupWise können Sie andere Benutzer über Anrufe und deren Details informieren. Telefonische Nachrichten in GroupWise sind keine gesprochenen Nachrichten.

Klicken Sie im Hauptfenster von GroupWise WebAccess auf "Neu" > "Telefon".
Klicken Sie auf "Adressbuch", um die gewünschten Empfänger im Feld "An" einzufügen.

oder:

Geben Sie die Adresse eines Empfängers im Feld "An" ein. Bei der Adresse kann es sich um eine GroupWise-Benutzer-ID, einen vollständigen Namen oder eine externe Email-Adresse handeln. Trennen Sie mehrere Adressen durch Kommas.

WICHTIG: Für alle Nachrichtenkategorien kommen mit der Namensergänzung ermittelte Adressen nur aus dem Primärbuch.
Geben Sie den Anrufer, die Firma und die Telefonnummer ein.
Geben Sie eine Nachricht ein.

Sie können Website-Standorte oder -Adressen (URLs) in das Feld "Nachricht" eingeben.
(Optional) Klicken Sie auf "Rechtschreibprüfung", um die Rechtschreibung der Nachricht zu prüfen. Damit diese Funktion verwendet werden kann, muss Ihr Browser Java unterstützen.
(Optional) Klicken Sie auf "Beifügen", um der Nachricht Dateien beizufügen. Damit diese Funktion verwendet werden kann, muss Ihr Browser Anlagen unterstützen.
(Optional) Klicken Sie auf "Sendeoptionen", um eine Sicherheitseinstellung (Vertraulichkeitsstufe) auszuwählen, eine Priorität (Hoch, Standard, Niedrig) zuzuweisen, eine Antwort anzufordern oder eine Empfangsbestätigung zu erhalten.
Klicken Sie auf "Senden".

Planen von Terminen

Klicken Sie im Hauptfenster von GroupWise WebAccess auf "Neu" > "Termin", um ein Dialogfeld für Termine anzuzeigen.

oder:

Klicken Sie im Kalender auf "Neu" > "Termin".

oder:

Klicken Sie im Kalender mit der rechten Maustaste auf einen Tag und wählen Sie "Neuer Termin".
Klicken Sie auf "Adressbuch", um Empfänger in die Felder "An", "CC" oder "BK" einzufügen. Wenn Sie einen persönlichen Termin erstellen möchten, der nur in Ihrem eigenen Kalender angezeigt wird, senden Sie die Nachricht an sich selbst oder erstellen Sie einen empfängerlosen Termin.

oder:

Geben Sie die Adresse eines Empfängers in die Felder "An", "CC" oder "BK" ein. Bei der Adresse kann es sich um eine GroupWise-Benutzer-ID, einen vollständigen Namen oder eine externe Email-Adresse handeln. Trennen Sie mehrere Adressen durch Kommas.

Um eine Ressource zu planen, wie z. B. einen Konferenzraum, die im Adressbuch verfügbar ist, fügen Sie die Ressource dem Feld "An" hinzu.
Geben Sie einen Ort für die Besprechung ein.

Wenn Sie dem Feld "An" eine Ressource hinzugefügt haben, kann der Ort automatisch eingefügt werden.
Geben Sie den Monat, den Tag, das Jahr und die Anfangszeit des Termins ein und fahren Sie dann mit Schritt 5 fort.

oder:

Klicken Sie auf "Terminzeitensuche", um eine Zeit für den Termin zu ermitteln, zu der alle Empfänger verfügbar sind.

Wenn Sie die Terminzeitensuche verwenden, listet GroupWise die Zeiten auf, zu denen die Benutzer für einen Termin verfügbar sind, deren Terminpläne geprüft wurden. Die aufgeführten Zeitabschnitte können länger als die angegebene Dauer sein. Beispielsweise kann 8:00 bis 13:00 Uhr als verfügbare Zeit angegeben sein. Sie können als Zeitraum 8:00 - 10:00, 9:00 - 11:00 oder 11:00 - 13:00 Uhr wählen. Sie können aus den aufgelisteten Zeiten den gewünschten Zeitraum für den Termin auswählen oder den von GroupWise vorgeschlagenen verwenden.

Um den Termin für eine der aufgeführten Uhrzeiten zu planen, klicken Sie auf die Uhrzeit und fahren dann mit Schritt 6 fort.
Geben Sie eine Zahl für die Dauer ein und wählen Sie anschließend "Stunden", "Minuten" oder "Tage" aus.

Sie können ganze Zahlen oder Dezimalzahlen verwenden, beispielsweise 90 Minuten oder 1,5 Stunden.
Geben Sie einen Betreff und den Nachrichtentext ein.

Sie können Website-Standorte oder -Adressen (URLs) in das Feld "Betreff" und "Nachricht" eingeben.
(Optional) Klicken Sie auf "Rechtschreibprüfung", um die Rechtschreibung der Nachricht zu prüfen. Damit diese Funktion verwendet werden kann, muss Ihr Browser Java unterstützen.
(Optional) Klicken Sie auf "Beifügen", um dem Termin Dateien beizufügen. Damit diese Funktion verwendet werden kann, muss Ihr Browser Anlagen unterstützen.
(Optional) Klicken Sie auf "Sendeoptionen", um eine Sicherheitseinstellung (Vertraulichkeitsstufe) auszuwählen, eine Priorität (Hoch, Standard, Niedrig) zuzuweisen, eine Antwort anzufordern oder eine Empfangsbestätigung zu erhalten.
Klicken Sie auf "Senden" oder "Aufgeben".

Zuweisen von Jobs

Klicken Sie im Hauptfenster von GroupWise WebAccess auf "Neu" > "Job".

oder:

Klicken Sie im HTML-Kalender auf "Neu" > "Job".

oder:

Klicken Sie im Kalender mit der rechten Maustaste auf einen Tag und wählen Sie "Neuer Job".
Klicken Sie auf "Adressbuch", um Empfänger in die Felder "An", "CC" oder "BK" einzufügen.

oder:

Geben Sie die Adresse eines Empfängers in die Felder "An", "CC" oder "BK" ein. Bei der Adresse kann es sich um eine GroupWise-Benutzer-ID, einen vollständigen Namen oder eine externe Email-Adresse handeln. Trennen Sie mehrere Adressen durch Kommas.

Zum Erstellen eines persönlichen Jobs, der nur in Ihrem Kalender angezeigt wird, geben Sie nur Ihren Namen ein oder wechseln Sie zum empfängerlosen Job.
Geben Sie als Anfangsdatum den Tag, den Monat und das Jahr ein, an dem der Job zum ersten Mal im Kalender des Empfängers angezeigt werden soll.
Geben Sie eine Priorität ein.

Sie können einen Buchstaben (z. B. A), eine Zahl (z. B. 1) oder eine Buchstaben-Zahlen-Kombination mit dem Buchstaben an erster Stelle (z. B. A1) eingeben.
Geben Sie als Fälligkeitsdatum den Monat, den Tag und das Jahr ein, an dem der Job abgeschlossen sein soll.
Geben Sie einen Betreff und den Nachrichtentext ein.

Sie können Website-Standorte oder -Adressen (URLs) in das Feld "Betreff" und "Nachricht" eingeben.
(Optional) Klicken Sie auf "Rechtschreibprüfung", um die Rechtschreibung der Nachricht zu prüfen. Damit diese Funktion verwendet werden kann, muss Ihr Browser Java unterstützen.
(Optional) Klicken Sie auf "Beifügen", um der Nachricht Dateien beizufügen. Damit diese Funktion verwendet werden kann, muss Ihr Browser Anlagen unterstützen.
(Optional) Klicken Sie auf "Sendeoptionen", um eine Sicherheitseinstellung (Vertraulichkeitsstufe) auszuwählen, eine Priorität (Hoch, Standard, Niedrig) zuzuweisen, eine Antwort anzufordern oder eine Empfangsbestätigung zu erhalten.
Klicken Sie auf "Senden" oder "Aufgeben".

Verfassen von Notizen

Klicken Sie im Hauptfenster von GroupWise WebAccess auf "Neu" > "Notiz".
Klicken Sie auf "Adressbuch", um Empfänger in die Felder "An", "CC" oder "BK" einzufügen.

oder:

Geben Sie die Adresse eines Empfängers in die Felder "An", "CC" oder "BK" ein. Bei der Adresse kann es sich um eine GroupWise-Benutzer-ID, einen vollständigen Namen oder eine externe Email-Adresse handeln. Trennen Sie mehrere Adressen durch Kommas.

Zum Erstellen einer persönlichen Notiz, die nur in Ihrem Kalender angezeigt wird, geben Sie nur Ihren Namen ein oder wechseln Sie zu einer empfängerlosen Notiz.
Geben Sie Tag, Monat und Jahr an, an dem die Notiz im Kalender des Empfängers angezeigt werden soll.
Geben Sie einen Betreff und den Nachrichtentext ein.

Sie können Website-Standorte oder -Adressen (URLs) in das Feld "Betreff" und "Nachricht" eingeben.
(Optional) Klicken Sie auf "Rechtschreibprüfung", um die Rechtschreibung der Nachricht zu prüfen. Damit diese Funktion verwendet werden kann, muss Ihr Browser Java unterstützen.
(Optional) Klicken Sie auf "Beifügen", um der Notiz Dateien beizufügen. Damit diese Funktion verwendet werden kann, muss Ihr Browser Anlagen unterstützen.
(Optional) Klicken Sie auf "Sendeoptionen", um eine Sicherheitseinstellung (Vertraulichkeitsstufe) auszuwählen, eine Priorität (Hoch, Standard, Niedrig) zuzuweisen, eine Antwort anzufordern oder eine Empfangsbestätigung zu erhalten.
Klicken Sie auf "Senden".

Senden oder Empfangen von Internet-Standorten

Mit WebAccess können Sie einen Website-Standort bzw. eine URL an andere Benutzer senden. WebAccess formatiert jede URL im Nachrichtenfeld als Verknüpfung mit der Website. Ein Empfänger, der Ihre Nachricht in WebAccess öffnet, kann auf die Verknüpfung klicken, um ein zweites Browserfenster zu öffnen, in dem die Website angezeigt wird.