Arbeiten mit Ordnern

GroupWise WebAccess enthält Ordner, mit denen Sie die empfangenen und gesendeten Nachrichten organisieren können. In der Ordnerliste können Sie den zu öffnenden Ordner auswählen. Der Inhalt des aktuell geöffneten Ordners wird in der Nachrichtenliste angezeigt.

Weitere Informationen zu den Ordnern in Ihrer Ordnerliste finden Sie unter Ordnerliste.

Dieser Abschnitt enthält folgende Themen:


Erstellen eines Ordners

  1. Klicken Sie in der Ordnerliste auf "Ordner verwalten" oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Ordner und wählen Sie "Ordner hinzufügen" aus.


    Neuen Ordner hinzufügen

  2. Geben Sie im Feld "Ordnername" einen Namen für Ihren neuen Ordner ein.

  3. Wählen Sie den Ort in der Ordnerliste aus, an dem Sie den Ordner hinzufügen möchten. Standardmäßig wird der Ordner als erster Ordner zum Aktenschrank hinzugefügt.

    Wenn Sie beispielsweise einen Ordner auf der Ebene des Mailboxordners hinzufügen möchten, wählen Sie die Schaltfläche "Nach unten" neben dem Mailboxordner. Wählen Sie zum Hinzufügen eines Ordners zum Mailboxordner die Schaltfläche "Nach rechts" neben dem Mailboxordner.

  4. Klicken Sie auf "OK".


Löschen eines Ordners

Sie können Systemordner nicht löschen. Hierzu gehören Ihr Benutzerordner, die Mailbox, der Aktenschrank und der Papierkorb.

  1. Klicken Sie in der Ordnerliste auf "Ordner verwalten" oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Ordner und wählen Sie "Ordner löschen" aus.

  2. Klicken Sie auf den Ordner, den Sie löschen möchten. Klicken Sie anschließend auf "Löschen", um zu bestätigen, dass Sie den Ordner und den gesamten Inhalt löschen möchten.

Weitere Informationen finden Sie unter Ordnerliste.


Verschieben von Nachrichten in einen anderen Ordner

Sie können Nachrichten mit Ziehen und Ablegen von einem Ordner in einen anderen verschieben. Sie haben die Möglichkeit, mehrere Nachrichten gleichzeitig auszuwählen.

  1. Zum Verschieben einer empfangenen Nachricht klicken Sie in der Ordnerliste oder auf der Registerleiste auf das Symbol "Mailbox".

    oder:

    Zum Verschieben von Terminen, Jobs oder Notizen, die Sie bereits akzeptiert haben, klicken Sie in der Ordnerliste oder auf der Registerleiste auf das Symbol "Kalender".

    oder:

    Klicken Sie zum Verschieben einer gesendeten Nachricht in der Ordnerliste auf das Symbol "Ausgangsnachrichten".

  2. Suchen Sie die Nachricht in der Nachrichtenliste.

  3. Wählen Sie die Nachricht aus und klicken Sie anschließend am oberen Rand der Nachrichtenliste auf "Verschieben".

    oder:

    Klicken Sie auf die Nachricht, um sie zu öffnen. Klicken Sie anschließend auf "Verschieben".

    oder:

    Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Nachricht und klicken Sie dann auf "Verschieben".

  4. Klicken Sie auf den Ordner, in den Sie die Nachricht verschieben möchten. Wenn Sie die Nachricht in einen Ordner im Aktenschrank verschieben, müssen Sie gegebenenfalls zuerst auf den Pfeil neben dem Aktenschrank klicken, um die Aktenschrankordner anzuzeigen.


Anzeigen von Nachrichten in einem Suchergebnisordner

Ein Suchergebnisordner ist ein Ordner, der die Ergebnisse einer Abfrage anzeigt. Wenn der Ordner geöffnet ist, überprüft GroupWise die für den Ordner definierten Suchkriterien, sucht nach den angegebenen Kriterien und zeigt anschließend die Ergebnisse in der Nachrichtenliste an. Sie können Nachrichten in einem Suchergebnisordner genauso behandeln wie Nachrichten in einem anderen Ordner, beispielsweise öffnen, weiterleiten, drucken, kopieren, verschieben oder löschen. Die ursprüngliche Nachricht verbleibt jedoch in dem Ordner, in dem sie bei der Suche gefunden wurde. Wenn Sie eine Nachricht aus einem Suchergebnisordner verschieben oder löschen, wird die Nachricht aus der Nachrichtenliste, jedoch nicht am ursprünglichen Standort gelöscht. Wenn Sie den Suchergebnisordner das nächste Mal öffnen, wird die Suche erneut ausgeführt und die Nachricht wieder angezeigt.

Sie können mit WebAccess keine neuen Suchergebnisordner erstellen. Sie können jedoch Ordner verwenden, die Sie mit dem GroupWise-Client für Windows erstellt haben. Um sicherzustellen, dass keine Kopie aus dem Cache, sondern die aktuellsten Informationen im Ordner angezeigt werden, müssen Sie auf "Aktualisieren" klicken, bevor Sie einen Suchergebnisordner öffnen.


Verwenden des Checklistenordners

Mit dem Checklistenordner, Checklist icon, können Sie eine Jobliste erstellen. Sie können beliebige Nachrichten (Mail-Nachrichten, telefonische Nachrichten, Notizen, Jobs oder Termine) in diesen Ordner verschieben und diese Nachrichten in der gewünschten Reihenfolge anordnen. Sie können Nachrichten als "Erledigt" kennzeichnen. Sie können den Nachrichten ein Fälligkeitsdatum zuweisen, die Nachrichten werden jedoch nicht in Ihrem Kalender angezeigt. Der Ordner "Checkliste" ist ein Systemordner.

In der Windows-Version von GroupWise können Sie Nachrichten markieren, um diese im Checklistenordner anzuzeigen, ohne sie tatsächlich zu verschieben. In GroupWise WebAccess ist dies nicht möglich. Wenn Sie Nachrichten für die Anzeige im Checklistenordner der Windows-Version von GroupWise markiert haben, können Sie mit GroupWise WebAccess die Nachrichten im Checklistenordner anzeigen.

In der Windows-Version von GroupWise können Sie einen Checklistenbereich am oberen Rand eines Ordners erstellen, wenn Sie die Anzeigeeinstellung "Checkliste" für diesen Ordner ausgewählt haben. Diese Checkliste wird im ursprünglichen Ordner und im Checklistenordner angezeigt. In GroupWise WebAccess ist dies nicht möglich. Wenn Sie Checklisten in mehreren Ordnern der Windows-Version von GroupWise erstellt haben, können Sie mit GroupWise WebAccess die Nachrichten im Checklistenordner anzeigen.

In früheren Versionen von GroupWise WebAccess werden im Ordner "Jobliste" alle Jobnachrichten aus Ihrer Mailbox und dem Kalender aufgelistet. Der Joblistenordner war ein Abfrageordner. Der Checklistenordner ersetzt den Joblistenordner.

Dieser Abschnitt enthält folgende Themen:


Erstellen von Checklisten im Checklistenordner

  1. Verschieben Sie Nachrichten in den Checklistenordner.

    Informationen hierzu erhalten Sie unter Verschieben von Nachrichten in den Checklistenordner.

  2. Um die Nachrichten in der gewünschten Reihenfolge anzuordnen, klicken Sie auf eine Nachricht und anschließend auf die entsprechenden Schaltflächen der Symbolleiste, um die Nachricht nach oben, nach unten, an den Anfang oder an das Ende der Checkliste zu verschieben.

  3. Um einer Nachricht ein Fälligkeitsdatum zuzuweisen, öffnen Sie die Nachricht und klicken Sie anschließend auf "Checkliste". Klicken Sie auf "Fälligkeitsdatum der Checkliste aktivieren", wählen Sie ein Fälligkeitsdatum aus und klicken Sie auf "Speichern" und anschließend auf "Schließen".

Das Fälligkeitsdatum wird in der Spalte "Fälligkeitsdatum" in der Nachrichtenliste angezeigt.


Verschieben von Nachrichten in den Checklistenordner

  1. Zum Verschieben einer empfangenen Nachricht klicken Sie in der Ordnerliste oder auf der Registerleiste auf das Symbol "Mailbox".

    oder:

    Zum Verschieben von Terminen, Jobs oder Notizen, die Sie bereits akzeptiert haben, klicken Sie in der Ordnerliste auf "Kalender".

  2. Suchen Sie die Nachricht in der Nachrichtenliste.

  3. Wählen Sie die Nachricht aus und klicken Sie anschließend am oberen Rand der Nachrichtenliste auf "Verschieben".

    oder:

    Klicken Sie auf die Nachricht, um sie zu öffnen. Klicken Sie anschließend auf "Verschieben".

    oder:

    Ziehen Sie die Nachricht und legen Sie sie auf dem Checklistenordner ab.

    oder:

    Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht und klicken Sie dann auf "Verschieben".

  4. Klicken Sie auf den Checklistenordner.


Zuweisen eines Fälligkeitsdatums zu Nachrichten im Checklistenordner

  1. Klicken Sie in der Ordnerliste auf das Symbol "Checkliste".

  2. Suchen Sie die Nachricht in der Nachrichtenliste.

  3. Klicken Sie auf die Nachricht, um sie zu öffnen, oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht und klicken Sie dann auf "Öffnen" und auf "Checkliste".

  4. Klicken Sie auf "Fälligkeitsdatum der Checkliste aktivieren", wählen Sie ein Fälligkeitsdatum aus und klicken Sie auf "Speichern" und anschließend auf "Schließen".


Kennzeichnen von Checklisteneinträge als "Erledigt" bzw. Aufheben der Kennzeichnung

  1. Klicken Sie in der Ordnerliste auf das Symbol "Checkliste".

  2. Suchen Sie die Nachricht in der Nachrichtenliste.

  3. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen links neben der Nachricht. Klicken Sie anschließend am oberen Rand der Nachrichtenliste auf "Erledigt".

    oder:

    Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht und wählen Sie "Erledigt" aus.

    Bei Nachrichten, die als "Erledigt" gekennzeichnet sind, wird ein Häkchen neben der Nachricht angezeigt.

So heben Sie die Kennzeichnung auf: Klicken Sie auf die Nachricht, um diese zu öffnen. Klicken Sie auf "Checkliste" und deaktivieren Sie das Feld "Erledigt". Klicken Sie dann auf "Speichern" und anschließend auf "Schließen".


Arbeiten mit freigegebenen Ordnern

Sie können Ihre persönlichen Ordner für andere Benutzer freigeben. Die Empfänger der freigegebenen Ordner erhalten eine Benachrichtigung, dass Sie Ihre Ordner für die entsprechenden Benutzer freigegeben haben. Die Benutzer können den Ordner anschließend akzeptieren oder ablehnen.

Dieser Abschnitt enthält folgende Themen:


Freigeben von Ordnern

  1. Klicken Sie auf "Ordner verwalten" und dann auf das Register "Ordner freigeben".

  2. Wählen Sie den Ordner aus, den Sie freigeben möchten oder für den Sie Berechtigungen ändern möchten. Ordner, die für die Freigabe zur Verfügung stehen, sind unterstrichen.


    Layout "Freigegebener Ordner"

  3. Geben Sie im Feld "Name" die GroupWise-Namen bzw. GroupWise-Benutzer-IDs der Personen ein, für die der Ordner freigegeben werden soll. Klicken Sie anschließend auf "Hinzufügen", um diese der Freigabeliste hinzuzufügen.

    oder:

    Klicken Sie auf "Adressbuch", um über das Adressbuch Namen zur Freigabeliste hinzuzufügen.

    Nachdem Sie einen Empfänger für einen freigegebenen Ordner hinzugefügt haben, wird in der Statusspalte "Ausstehend" angezeigt, bis der Empfänger den freigegebenen Ordner akzeptiert oder ablehnt.


    Layout "Freigegebener Ordner - Zugriffsrechte"

  4. Ändern Sie gegebenenfalls die Rechte des Empfängers für den freigegebenen Ordner.

    • Lesen:Der Benutzer kann die Einträge im Ordner lesen.

    • Hinzufügen:Der Benutzer kann Nachrichten zum Ordner hinzufügen.

    • Bearbeiten:Der Benutzer kann Nachrichten im Ordner bearbeiten.

    • Löschen:Der Benutzer kann Nachrichten im Ordner löschen.

  5. Wenn Sie Änderungen an Rechten für freigegebene Ordner vorgenommen haben, klicken Sie auf "Speichern".

    oder:

    Klicken Sie auf "Schließen".


Akzeptieren von freigegebenen Ordnern

  1. Klicken Sie in der Ordnerliste auf das Symbol "Mailbox".

  2. Klicken Sie zum Öffnen des freigegebenen Ordners auf die Benachrichtigung.

  3. Klicken Sie auf "Ordner akzeptieren", um das Dialogfeld "Freigegebenen Ordner akzeptieren" zu öffnen.

  4. Wenn Sie den Namen des Ordners ändern möchten (nur in Ihrer Ordnerliste), geben Sie einen neuen Namen im Feld "Ordnername" ein.

  5. Wählen Sie in der Ordnerliste den Ablageort, an dem der Ordner gespeichert werden soll.

  6. Klicken Sie auf "OK", um den Ordner hinzuzufügen.


Ablegen von Nachrichten in einem freigegebenen Ordner

  1. Öffnen Sie aus der Ordnerliste den freigegebenen Ordner, in dem Sie die empfängerlose Nachricht ablegen möchten.

  2. Klicken Sie am oberen Ende der Nachrichtenliste auf "Nachricht in diesem Ordner aufgeben", um ein Nachrichtenformular anzeigen zu lassen.

  3. Geben Sie einen Betreff und den Nachrichtentext ein.


    Nachrichten in einem freigegebenen Ordner ablegen

    Sie können Website-Standorte oder -Adressen (URLs) in das Feld "Betreff" und "Nachricht" eingeben.

  4. (Optional) Klicken Sie auf "Rechtschreibprüfung", um die Rechtschreibung der Nachricht zu prüfen. Damit diese Funktion verwendet werden kann, muss Ihr Browser Java unterstützen.

  5. (Optional) Klicken Sie auf "Beifügen", um der Nachricht Dateien beizufügen. Damit diese Funktion verwendet werden kann, muss Ihr Browser Anlagen unterstützen.

  6. Klicken Sie auf "Senden", um die Nachricht zu dem freigegebenen Ordner hinzuzufügen.