Beifügen von Dateien zu einer Nachricht

1. Öffnen Sie eine neue Nachricht.

2. Füllen Sie die Felder "An", "Betreff" und "Mitteilung" aus.

3. Klicken Sie "Eine Datei beifügen" auf der Symbolleiste an und navigieren Sie zu den zu sendenden Dateien.

   
   

   Zum Entfernen einer Anlagendatei klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Anlage. Klicken Sie anschließend auf "Löschen".

4. Klicken Sie auf "OK".

5. Klicken Sie "Senden" auf der Symbolleiste an.

Das Verschieben oder Löschen von auf der Festplatte oder auf einem Netzlaufwerk befindlichen Dateien wirkt sich nicht auf Dateien aus, die einer Nachricht als Anlage beigefügt und bereits gesendet wurden.

Durch das Löschen einer Anlagendatei wird die Datei nicht von der Festplatte oder von dem Netzwerklaufwerk gelöscht; sie wird lediglich aus der Anlagenliste entfernt.

Beifügen von Dokumentverweisen zu einer Nachricht

Wenn es sich bei der Datei, die Sie beifügen möchten, um ein in der GroupWise-Bibliothek gespeichertes Dokument handelt, können Sie einen Dokumentverweis beifügen. Wenn ein Empfänger eine Anlage öffnet, wird das Dokument in der Bibliothek geöffnet, sofern er Rechte auf das Öffnen oder Anzeigen von Dokumenten besitzt und die Bibliothek verfügbar ist.

Falls einige Empfänger nicht über die erforderlichen Dokumentrechte verfügen, ein Email-Programm verwenden, das die GroupWise*-Bibliothek nicht unterstützt, oder die Bibliothek nicht verfügbar ist, wird nur eine Kopie des Dokuments geöffnet. Wenn der Empfänger eine Kopie bearbeitet, wirken sich die Änderungen nicht auf das Dokument in der Bibliothek aus. Weitere Informationen zu Dokumentrechten finden Sie unter Freigeben von Dokumenten.

Anlage einer Eingangsnachricht ziehen und ablegen

Wenn Sie eine Nachricht empfangen haben, können Sie jede Anlage in einen Ordner oder auf Ihren Desktop ziehen. Einen als Anlage empfangenen Dokumentverweis können Sie ziehen und ablegen und somit als Verknüpfung zum Dokumentverweis oder zu einer Kopie des Dokuments verwenden, je nachdem, welche Dokumentrechte Sie haben und ob die Bibliothek verfügbar ist.

Dokumentverweise als Anlage und Remote-Modus

Sie können im Remote-Modus eine Nachricht mit einem Dokumentverweis als Anlage empfangen. Wenn Sie die Anlage öffnen, wird das Dokument in Ihrer Remote-Bibliothek geöffnet, auch wenn es sich dabei um eine ältere Version handelt. Falls das Dokument nicht in der Remote-Bibliothek enthalten ist, werden Sie aufgefordert, zum Abrufen des Dokuments jetzt oder später eine Verbindung zur Online-Mailbox herzustellen.

Ferner können Sie eine Nachricht mit Dokumentverweisen als Anlage im Remote-Modus senden. Falls das Dokument nicht in Ihrer Remote-Bibliothek vorhanden ist, erhalten die Empfänger, die nicht über die erforderlichen Rechte auf das Dokument in der Master-Bibliothek verfügen oder ein Email-Programm verwenden, das die GroupWise-Bibliothek nicht unterstützt, keine Kopie des Dokuments.

Die Empfänger erhalten auch dann keine Kopie, wenn die Master-Bibliothek nicht verfügbar ist. Fügen Sie in solchen Fällen zusätzlich eine Kopie des Dokuments als Anlage bei.

So fügen Sie einer Nachricht einen Dokumentverweis bei

1. Öffnen Sie eine neue Nachricht.

2. Füllen Sie die Felder "An", "Betreff" und "Mitteilung" aus.

3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Feld "Anlagen" und klicken Sie anschließend auf "Dokumentverweis beifügen".

   
   

4. Das Dialogfeld "Dokument auswählen" wird angezeigt.

   
   

5. Klicken Sie in der Dropdown-Liste "Bibliothek" auf die Bibliothek, die das Dokument enthält, das Sie beifügen möchten.

6. Geben Sie in das Textfeld "Dokumentnummer" die Dokumentnummer ein.

   Wenn Sie die Dokumentnummer nicht kennen, klicken Sie zum Suchen des Dokuments in der Bibliothek auf "Suchen". Zum Beifügen eines Dokuments, das im Dialogfeld "Suchergebnisse" angezeigt wird, klicken Sie auf das Dokument und anschließend auf "OK".

7. Klicken Sie in der Dropdown-Liste "Version" auf die Version, die Sie beifügen möchten. Wenn Sie "Bestimmte Version" auswählen, geben Sie die Versionsnummer in das Textfeld "Versionsnummer" ein.

8. Klicken Sie auf "OK".

9. Klicken Sie "Senden" auf der Symbolleiste an.

Einbetten von OLE-Objekten in eine Nachricht

Damit der Empfänger einer Nachricht eingebettete OLE-Objekte anzeigen und bearbeiten kann, muss GroupWise für Windows verwendet werden. In GroupWise für Macintosh* können beispielsweise keine eingebetteten OLE-Objekte angezeigt werden.

1. Öffnen und adressieren Sie eine Nachricht.

2. Klicken Sie auf "Datei" und "Anlagen". Klicken Sie anschließend auf "Objekt beifügen".

   
   

3. Um ein vorhandenes Objekt einzubetten, klicken Sie auf "Aus Datei erstellen", geben Sie den Pfad und den Dateinamen an und klicken Sie anschließend auf "OK". Fahren Sie mit Schritt 8 fort.

   oder:

   Um ein neues Objekt zu erstellen und dieses einzubetten, führen Sie die Schritte 4-8 aus.

4. Klicken Sie auf "Neu erstellen" und wählen Sie anschließend einen Objekttyp aus.

5. Klicken Sie zum Öffnen der Anwendung auf "OK".

6. Erstellen Sie das Objekt, das Sie einbetten möchten.

7. Klicken Sie in der Anwendung auf das Menü "Datei" und anschließend auf "Beenden".

   Für diesen Schritt können je nach Anwendung auch andere Menüs/Befehle in Betracht kommen.

8. Vervollständigen Sie gegebenenfalls die Nachricht und klicken Sie die Option "Senden" auf der Symbolleiste an.

Wenn der Empfänger das Objekt öffnet und bearbeitet, muss er es unter einem neuen Dateinamen speichern. Andernfalls wird beim Schließen der Mail-Nachricht eine Fehlermeldung angezeigt.

Wenn Sie ein OLE-Objekt in die Zwischenablage kopiert haben, können Sie es mithilfe der Option "Inhalte einfügen" aus dem Menü "Bearbeiten" in eine geöffnete Nachricht einbetten.

Anzeigen von Anlagendateien

Wenn Sie auf eine Anlagendatei klicken, wird die Anlage im Teilfenster für die Nachricht in einer Vorschau angezeigt. Dies geht in der Regel zwar schneller vonstatten als das Öffnen der Anlage, doch wird deren Formatierung möglicherweise nicht richtig wiedergegeben. Wird die Anlagenart nicht unterstützt, wird eine Fehlermeldung eingeblendet.

1. Öffnen Sie die Nachricht, die die Anlage enthält.

2. Klicken Sie auf die Anlage.

   oder:

   Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Anlage und klicken Sie anschließend auf "Anlage anzeigen" oder "In neuem Fenster anzeigen".

   oder:

   Falls Ihr Layout kein Symbol für die Anlage enthält, klicken Sie auf "Datei", "Anlagen" und anschließend auf "Anzeigen".

Öffnen von Anlagendateien

Wenn Sie eine Anlagendatei öffnen, indem Sie darauf doppelklicken, stellt GroupWise fest, mit welcher Anwendung die Datei geöffnet werden muss. Sie können die vorgeschlagene Anwendung akzeptieren oder den Pfad und den Dateinamen einer anderen Anwendung eingeben.

1. Öffnen Sie die Nachricht, die die Anlage enthält.

2. Doppelklicken Sie auf die Anlage.

   oder:

   Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Termin und anschließend auf "Öffnen" bzw. "Öffnen mit".

   oder:

   Falls Ihr Layout kein Symbol für die Anlage enthält, klicken Sie auf "Datei", "Anlagen" und anschließend auf "Öffnen".

Standardmäßig gibt GroupWise eine Warnung aus, wenn eine Anlage größer als 1000 KB (1 MB) ist. Um diese Warnmeldung nicht anzuzeigen, klicken Sie auf "Werkzeuge" > "Optionen" > "Umgebung" > "Standardaktionen" und deaktivieren Sie "Warnen, wenn größer als". Sie können außerdem die Größe der Anlage anpassen, ab der die Warnmeldung angezeigt wird.