Bestätigen der Zustellung von Ausgangsnachrichten

GroupWise bietet mehrere Möglichkeiten, um Ihnen die Zustellung einer Nachricht zu bestätigen.

Verfolgen einer gesendeten Nachricht

Sie können den Status einer gesendeten Nachricht im dazugehörigen Eigenschaftenfenster verfolgen. Informationen hierzu erhalten Sie unter Überprüfen des Status Ihrer Nachrichten.

Erhalt einer Bestätigung über das Öffnen oder Löschen einer Nachricht

Sie können es sich bestätigen lassen, wenn der Empfänger eine Nachricht geöffnet oder gelöscht, einen Termin abgelehnt oder einen Job ausgeführt hat. Informationen hierzu erhalten Sie unter Empfangen von Benachrichtigungen über Ausgangsnachrichten.

Anfordern einer Antwort

Sie können dem Empfänger einer Nachricht mitteilen, dass Sie eine Antwort benötigen. GroupWise fügt zu der Nachricht einen Satz hinzu, mit der die Antwort erbeten wird, und ersetzt das Symbol in der Mailbox des Empfängers durch einen doppelten Pfeil. Informationen hierzu erhalten Sie unter Anfordern einer Antwort auf von Ihnen gesendete Nachrichten.

Anzeigen von Ausgangsnachrichten

Sie können anzeigen, welche Nachrichten bereits versendet wurden. Ausgangsnachrichten können gelesen, mit oder ohne Änderungen neu gesendet sowie teilweise auch zurückgezogen werden (wenn sie nicht bereits vom Empfänger geöffnet wurden).

1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf den Ordner "Ausgangsnachrichten", .

Alle Ausgangsnachrichten befinden sich so lange in diesem Ordner, bis sie in einen anderen Ordner als "Mailbox" oder "Kalender" verschoben werden. Wenn eine Ausgangsnachricht in einen anderen Ordner verschoben wird, wird sie nicht mehr im Ordner "Ausgangsnachrichten" angezeigt. Um Ausgangsnachrichten anzuzeigen, die in andere Ordner verschoben wurden, öffnen Sie diese Ordner.

Neusenden von Nachrichten

Mithilfe der Option "Neu senden" können Sie eine Nachricht ein zweites Mal senden, beispielsweise nachdem Sie Korrekturen daran vorgenommen haben.

1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf den Ordner "Ausgangsnachrichten".

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht, die neu gesendet werden soll, und klicken Sie anschließend auf "Neu senden".

3. Wenn die Nachricht mit der Datumsautomatik geplant wurde, klicken Sie auf "Diese Nachricht" oder "Alle Nachrichten".

4. Nehmen Sie bei Bedarf Änderungen an der Nachricht vor und klicken Sie "Senden" auf der Symbolleiste an.

5. Klicken Sie auf "Ja", um die ursprüngliche Nachricht zurückzuziehen.

   oder:

   Klicken Sie auf "Nein", um die ursprüngliche Nachricht an der aktuellen Position zu belassen.

Sie können anhand der Eigenschaften der ursprünglichen Nachricht ermitteln, ob GroupWise die Nachricht zurückziehen konnte. Klicken Sie in der Mailbox mit der rechten Maustaste auf die Nachricht und anschließend auf "Eigenschaften". Mail- und telefonische Nachrichten, die bereits geöffnet wurden, können nicht mehr zurückgezogen werden.

Zurückziehen von gesendeten Nachrichten

Mithilfe von "Löschen" können Sie eine Ausgangsnachricht aus der Mailbox des Empfängers zurückziehen. Sie können Mail- und telefonische Nachrichten von Empfängern zurückziehen, die die Nachricht noch nicht geöffnet haben. Termine, Notizen und Jobs können Sie jederzeit zurückziehen.

1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf den Ordner "Ausgangsnachrichten".

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht, die zurückgezogen werden soll, und klicken Sie anschließend auf "Löschen".

3. Wählen Sie die gewünschte Option aus.

4. Wenn Sie eine Nachricht aus der Mailbox der Empfänger zurückziehen, können Sie in einem Kommentar an die Empfänger den Grund für das Zurückziehen angeben.

5. Klicken Sie auf "OK".

Wenn Sie feststellen möchten, welche Empfänger die Nachricht bereits geöffnet haben, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht und klicken Sie anschließend auf "Eigenschaften".

Überprüfen des Status Ihrer Nachrichten

Mit "Eigenschaften" können Sie den Status der gesendeten Nachrichten überprüfen. Sie können beispielsweise feststellen, wann die Nachricht zugestellt wurde und wann der Empfänger die Nachricht geöffnet oder gelöscht hat. Wenn der Empfänger einen Termin akzeptiert oder abgelehnt und einen entsprechenden Kommentar hinzugefügt hat, wird der Kommentar im Eigenschaftenfenster angezeigt. Ferner wird angezeigt, ob der Empfänger den Job als "Erledigt" gekennzeichnet hat.

Im Eigenschaftenfenster werden auch Informationen über empfangene Nachrichten angezeigt. Sie können sehen, welche Personen die Nachricht sonst noch empfangen haben (mit Ausnahme der Empfänger von Blindkopien), und es wird die Größe und das Erstellungsdatum der Anlagendateien angezeigt.

Es gibt zwei Ansichten für die Eigenschaften.

Allgemeine Eigenschaften:Zeigt den Kopftext für die Eigenschaften und eine Liste der Empfänger an. In der Empfängerliste werden folgende Informationen angezeigt: Name und Benutzer-ID des Empfängers, welche Aktionen der Empfänger für die Nachricht ausgeführt hat, Datum und Uhrzeit der letzten Aktion und Kommentare.

Erweiterte Eigenschaften: Zeigt den Kopftext für die Eigenschaften, Empfänger, Post-Offices, Dateien und Optionen für die Nachricht an. Die Seite "Erweiterte Eigenschaften" ist für Systemverwalter von größerem Interesse, wenn sie die Nachricht für die Fehlersuche verfolgen müssen.

Weiterhin können Sie die Statusinformationen einer Nachricht speichern und drucken.

Zum Anzeigen von Informationen zu einem Dokument verwenden Sie "Aktivitätsprotokoll" unter "Eigenschaften". Siehe Anzeigen des Verlaufs von Dokumenten.

Dieser Abschnitt enthält folgende Themen:

• Überprüfen des Status Ihrer Nachrichten
• Speichern der Statusinformationen von Nachrichten
• Drucken der Statusinformationen von Nachrichten

Empfangen von Benachrichtigungen über Ausgangsnachrichten

1. Wenn Sie eine Benachrichtigung für eine Nachricht erhalten möchten, öffnen Sie ein Nachrichtenlayout. Klicken Sie auf das Register "Sendeoptionen" und anschließend auf "Statusinformationen".

   
   

   oder:

   Wenn Sie eine Benachrichtigung für alle von Ihnen gesendete Nachrichten erhalten möchten, klicken Sie auf "Werkzeuge" und "Optionen". Doppelklicken Sie auf "Senden" und klicken Sie anschließend auf das Register für die gewünschte Nachrichtenkategorie.

2. Legen Sie im Gruppenfeld "Empfangsbestätigung" die gewünschte Art der Empfangsbestätigung fest.

   Unter "Optionen" werden automatisch Ihre Berechtigungen zur Verwendung von Notify festgelegt. Wenn Sie den Empfang von Alarmmeldungen und Benachrichtigungen deaktiviert haben, können Sie keine Benachrichtigungen von Notify empfangen. Weitere Informationen finden Sie unter Ausführen von Notify.

   Wenn Sie eine Nachricht an eine Internet-Adresse senden, können Sie die Mail-Zustellungsbestätigung aktivieren. Wenn im Internet-Email-System des Empfängers Statusinformationen aktiviert sind, können Sie den Status der gesendeten Nachricht erhalten.

3. Klicken Sie auf "OK".

Anfordern einer Antwort auf von Ihnen gesendete Nachrichten

1. Um eine Antwort auf eine einzige Nachricht anzufordern, öffnen Sie ein Nachrichtenlayout, klicken Sie auf das Register "Sendeoptionen" und anschließend auf "Allgemein".

   oder:

   Zum Anfordern einer Antwort auf alle Nachrichten klicken Sie auf "Werkzeuge", "Optionen" und doppelklicken Sie auf "Senden".

2. Klicken Sie auf "Antwort erbeten" und geben Sie an, wann die Antwort eingehen soll.

   Dem Empfänger wird neben der Nachricht angezeigt. Wenn Sie "Bei Gelegenheit" auswählen, wird "Antwort bei Gelegenheit erbeten" im oberen Bereich der Nachricht angezeigt. Wenn Sie "Binnen x Tagen" auswählen, wird "Antwort erbeten bis xx/xx/xx" im oberen Bereich der Nachricht angezeigt.

3. Klicken Sie auf "OK".

Ändern des Betreffs von Ausgangsnachrichten

1. Öffnen Sie eine Nachricht aus der Mailbox oder dem Kalender.

2. Klicken Sie auf das Register "Personalisieren".

3. Geben Sie im Textfeld "Mein Betreff" einen neuen Betreff ein.

Dieser personalisierte Betreff wird in Ihrer Mailbox und/oder Ihrem Kalender sowie in der Mailbox und/oder dem Kalender der Personen angezeigt, die Ihre Vertretung haben. Wenn Sie den Betreff einer Nachricht in einem freigegebenen Ordner ändern, wird den anderen Benutzern des freigegebenen Ordners der ursprüngliche Betreff angezeigt.

Um den ursprünglichen Betreff anzuzeigen, öffnen Sie die Nachricht und lesen das Feld "Betreff" im Nachrichtenkopftext.

Wenn Sie einen allgemeinen Filter erstellen oder einen Suchvorgang mit einem bestimmten Wort im Feld "Betreff" ausführen, werden die Nachrichten angezeigt, deren ursprünglicher oder personalisierter Betreff dieses Wort enthält. Wenn Sie einen erweiterten Filter oder einen erweiterten Suchvorgang ausführen, verwenden Sie das Feld "Betreff" für den ursprünglichen Betreff und das Feld "Mein Betreff" für den personalisierten Betreff.

Wenn Sie eine Regel erstellen, die ein bestimmtes Wort im Feld "Betreff" sucht, wird nur der ursprüngliche Betreff durchsucht.