Mithilfe der Option "Datumsautomatik" können Sie wiederkehrende Termine, Jobs und Notizen planen.
Die Datumsautomatik kann auf einen bestimmten Wochentag fallen (beispielsweise jeden Montag), auf bestimmte Tage im Monat (beispielsweise auf den 15. und den letzten Tag im Monat) oder auf eine sonstige, vom Benutzer definierte Datumsabfolge. Definitionen für eine Datumsautomatik dienen auch zum Planen von unregelmäßig oder selten stattfindenden Ereignissen, beispielsweise von Urlaubszeiten.
Wenn Sie eine mit der Datumsautomatik erstellte Nachricht senden, erstellt GroupWise Kopien dieser Nachricht und trägt jeweils eine der zuvor festgelegten Datumsangaben in die Kopien ein. Wenn Sie beispielsweise fünf Datumsangaben für einen Termin definieren, erstellt GroupWise fünf Kopien der betreffenden Nachricht und plant eine der Kopien für jedes definierte Datum ein. Wenn diese Nachricht an andere Benutzer gesendet wird, existieren fünf Ausgangsnachrichten mit einer fünffachen Datumsautomatik. Als Empfänger einer solchen Nachricht finden Sie fünf Kopien der eingegangenen Nachricht in Ihrer Mailbox vor, von denen jede für ein anderes Datum geplant ist.
Eine Definition für eine Datumsautomatik können Sie auf dreierlei Arten erstellen.
Dieser Abschnitt enthält folgende Themen:
Klicken Sie in einem Termin, einem Job oder einer Notiz, den bzw. die Sie planen möchten, auf "Aktionen" und anschließend auf "Datumsautomatik".
Klicken Sie auf die Tage, die für den Termin vorgesehen werden sollen.
Wenn Sie zu einem anderen Jahr wechseln möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche "Jahr". Geben Sie das neue Jahr ein und klicken Sie anschließend auf "OK".
Falls Sie sämtliche ausgewählten Datumsangaben löschen möchten, klicken Sie auf "Zurücksetzen".
Klicken Sie auf "OK".
Klicken Sie in einem Termin, einem Job oder einer Notiz, den bzw. die Sie planen möchten, auf "Aktionen" und anschließend auf "Datumsautomatik".
Klicken Sie auf das Register "Beispiel".
Geben Sie im Gruppenfeld "Bereich" das Anfangsdatum und das Enddatum an.
oder:
Wenn Sie statt eines Bereichs eine bestimmte Anzahl angeben möchten, legen Sie das Anfangsdatum fest und klicken Sie anschließend auf die Dropdown-Liste "Ende". Klicken Sie auf "Anzahl" und legen Sie die gewünschte Anzahl fest.
Klicken Sie auf die Dropdown-Liste "Wochentage" und anschließend auf eine Option.
Klicken Sie auf die Monate, die Sie in den Terminplan einbeziehen möchten. Wenn Sie alle Monate in den Terminplan übernehmen möchten, doppelklicken Sie auf einen beliebigen Monat.
Wenn Sie "Tage im Monat" ausgewählt haben, klicken Sie auf eine Option aus der Dropdown-Liste "Am" und klicken Sie anschließend auf die Tage, die Sie einplanen möchten (beispielsweise 1 und 15).
oder:
Wenn Sie "Wochentage" ausgewählt haben, klicken Sie auf die Zahl neben dem gewünschten Wochentag (beispielsweise 2. Di).
oder:
Wenn Sie auf "Periodisch" geklickt haben, legen Sie ein Intervall fest (beispielsweise alle 15 Tage).
Falls Sie die ausgewählten Datumsangaben löschen möchten, klicken Sie auf "Zurücksetzen".
Zur Überprüfung der Richtigkeit der geplanten Daten klicken Sie auf das Register "Datumsangaben". Die im Register "Beispiel" geplanten Daten sind in den Kalendern markiert. Wenn Sie ein Datum deaktivieren möchten, klicken Sie im Register "Datumsangaben" auf die zu deaktivierenden Tage.
Klicken Sie auf "OK".
Wiederkehrende Nachrichten können für Ereignisse geplant werden, die eine bestimmte Anzahl Tage vor oder nach einem bestimmten Wochentag auftreten. Sie können beispielsweise eine Besprechung für jeden Montag planen, der auf den ersten Sonntag eines Monats folgt (dabei muss es sich nicht unbedingt um den ersten Montag im Monat handeln).
Klicken Sie in einem Termin, einem Job oder einer Notiz, den bzw. die Sie planen möchten, auf "Aktionen" und anschließend auf "Datumsautomatik".
Klicken Sie auf das Register "Beispiel".
Geben Sie im Gruppenfeld "Bereich" das Anfangsdatum und das Enddatum an.
Klicken Sie auf die Monate, die Sie einbeziehen möchten. Wenn der Zeitraum alle Monate umfassen soll, doppelklicken Sie auf einen beliebigen Monat im Gruppenfeld "Monate".
Klicken Sie mindestens auf eine der Zahlen in der Zeile neben dem Wochentag, auf dem die Planung basieren soll (beispielsweise 1. in der Zeile "So").
Klicken Sie auf einen Wochentag (z. B. Sonntag).
Geben Sie an, um wie viele Tage der Termin versetzt werden soll (beispielsweise 1) und klicken Sie anschließend auf "OK".
Zum Prüfen der geplanten Datumsangaben klicken Sie auf das Register "Datum" und überprüfen Sie die im Kalender ausgewählten Datumswerte.
Klicken Sie auf "OK".
Wiederkehrende Nachrichten können für Ereignisse geplant werden, die eine bestimmte Anzahl Tage vor oder nach dem letzten Tag des Monats auftreten. Wenn z. B. eine Notiz am vorletzten Tag jedes Monats in der Notizenliste angezeigt werden soll, geben Sie im nachfolgend aufgeführten Schritt 8 die Zahl -1 ein.
Klicken Sie in einem Termin, einem Job oder einer Notiz, den bzw. die Sie planen möchten, auf "Aktionen" und anschließend auf "Datumsautomatik".
Klicken Sie auf das Register "Beispiel".
Geben Sie im Gruppenfeld "Bereich" das Anfangsdatum und das Enddatum an.
Klicken Sie auf die Monate, die Sie einbeziehen möchten.
Wenn der Zeitraum alle Monate umfassen soll, doppelklicken Sie auf einen beliebigen Monat im Gruppenfeld "Monate".
Klicken Sie auf die Popup-Liste "Wochentage" und anschließend auf "Tage im Monat".
Klicken Sie auf mindestens einen Wochentag (beispielsweise Mo, Mi und Fr).
Wenn der Zeitraum alle Tage umfassen soll, doppelklicken Sie auf einen beliebigen Tag im Gruppenfeld.
Klicken Sie auf "Letzter" und anschließend auf die Schaltfläche "Letzter".
Geben Sie die Differenz in Tagen an und klicken Sie anschließend zweimal auf "OK".
Zum Prüfen der geplanten Datumsangaben klicken Sie auf das Register "Datum" und überprüfen Sie die im Kalender ausgewählten Datumswerte.
Klicken Sie auf "OK".
Auf diese Weise können Sie Termine für Ereignisse planen, die immer an bestimmten Wochentagen (beispielsweise jeden Montag), an bestimmten Tagen im Monat (beispielsweise am 15. Tag und am letzten Tag), jedes Jahr an einem bestimmten Tag (beispielsweise am 20. Juni) oder in bestimmten Zeitabständen (beispielsweise alle 14 Tage) stattfinden sollen. Mehrere Planungsvorgänge des gleichen Typs lassen sich leichter mithilfe der Register "Beispiel" und "Datum" durchführen. Sie sollten nur mit Formeln arbeiten, wenn Sie mit der Arbeit mit Formeln vertraut sind.
Klicken Sie in einem Termin, einem Job oder einer Notiz, den bzw. die Sie planen möchten, auf "Aktionen" und anschließend auf "Datumsautomatik".
Klicken Sie auf das Register "Formel".
Geben Sie im Gruppenfeld "Bereich" das Anfangsdatum und das Enddatum an.
oder:
Wenn Sie statt eines Bereichs eine bestimmte Anzahl angeben möchten, legen Sie das Anfangsdatum fest und klicken Sie anschließend in der Dropdown-Liste "Ende" auf "Anzahl". Legen Sie die gewünschte Anzahl fest.
Geben Sie den Formeltext ein.
Wenn Sie die Angaben im Dialogfeld "Datumsautomatik" zurücksetzen möchten, klicken Sie auf "Zurück".
Zur Überprüfung, ob die geplanten Daten richtig sind, klicken Sie auf das Register "Datumsangaben". Die geplanten Tage sind im Kalender markiert. Wenn Sie ein Datum deaktivieren möchten, klicken Sie im Register "Datumsangaben" auf den zu deaktivierenden Tag.
Klicken Sie auf "OK".
Wenn die Nachricht jährlich eingeplant werden soll, geben Sie den Monat und das Datum im Formeltextfeld ein (beispielsweise 20. Juni). Ein jährlicher Termin ist hilfreich für Erinnerungsnachrichten, beispielsweise für Geburtstage.
Weitere Informationen zur Eingabe von Formeltexten finden Sie unter Verwenden von Funktionen und Operatoren der Datumsautomatikformel.
Nachrichten mit Datumsautomatik können mithilfe von Formeln oder anhand von Datumsangaben oder Beispielen geplant werden. Formeln sollten nur verwendet werden, wenn Sie dies bevorzugen. Die Planung kann wesentlich problemloser mit Datumsangaben oder Beispielen durchgeführt werden.
Dieser Abschnitt enthält folgende Themen:
Mithilfe der unten aufgeführten Datumsautomatikfunktionen können Sie bestimmte Tage einer Woche, eines Monats oder eines Jahres einplanen. Sie müssen die vorgegebene Schreibweise dieser Funktionen exakt einhalten. GroupWise akzeptiert beispielsweise "Di", nicht jedoch "Die". Bei der Eingabe von GroupWise-Formelfunktionen muss die Groß-/Kleinschreibung nicht berücksichtigt werden.
Dieser Abschnitt enthält folgende Themen:
Ein Operator ist ein Zeichen oder ein Wort, das in eine Datumsautomatikformel eingefügt wird, um eine bestimmte Aktion auszuführen. Jedem Operator wird eine Priorität zugewiesen, das bedeutet, bei der Auswertung der Formel werden die Operationen in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt.
Sie können auch Gruppierungsoperatoren verwenden, um Operatoren nach ihren jeweiligen Prioritäten in Gruppen zusammenzufassen. In der Tabelle unten sind die Operatoren mit den dazugehörigen Prioritäten aufgelistet. Im Anschluss an die Tabelle finden Sie weitere Einzelheiten über die Operatoren.
Dieser Abschnitt enthält folgende Themen:
Mithilfe von runden Klammern können Sie Operatoren gruppieren, die Priorität der Operatoren ändern oder Funktionen aus Gründen der Übersichtlichkeit zu Gruppen zusammenfassen.
Ein Beispiel: Da der Operator "'Und' mit hoher Priorität" (ein Leerzeichen) eine höhere Priorität hat als der Operator "Oder" (ein Komma), folgt aus der nachstehenden Formel, dass alle geplanten Tage entweder auf einen beliebigen Dienstag oder auf einen Donnerstag im Juli oder auf einen beliebigen Tag im August fallen müssen.
Di,Do Jul,Aug
In anderen Worten: Die Formel wird so abgearbeitet, als habe der Benutzer an den folgenden Stellen Klammern eingefügt:
(Di,Do) (Jul,Aug)
Sehen Sie sich die folgende Formel genauer an:
(Di),(Do Jul),(Aug)
Mit dieser Formel werden alle Dienstage, alle Donnerstage im Juli sowie sämtliche Tage im August geplant. Die Logik der Formel ändert sich jedoch, wenn die Klammern folgendermaßen eingefügt werden:
(Di,Do) (Jul,Aug)
Bei der vorigen Formel müssen alle geplanten Tage auf einen Dienstag oder Donnerstag fallen und im Monat Juli oder August liegen. Letztendlich werden hiermit nur die Dienstage und Donnerstage im Juli und August geplant.
Ein Leerzeichen zwischen zwei Funktionen dient als Und-Operator, das bedeutet, beide Funktionen müssen erfüllt sein. "25" bezieht sich beispielsweise auf den 25. Tag in allen Monaten aller Jahre. "25 Okt" bedeutet hingegen, dass alle geplanten Tage auf den 25. Tag des Monats fallen und im Monat Oktober liegen müssen. "25 Okt 2006" bedeutet schließlich, dass alle geplanten Tage auf den 25. Tag des Monats fallen und im Oktober und im Jahr 2006 liegen müssen.
Sie können einen positiven Versatz-Operator ("+" oder das Wort "Plus") oder einen negativen Versatz-Operator ("-" oder das Wort "Minus") verwenden, um einen relativen Versatz zu einer Funktion oder einer Aussage hinzuzufügen.
Wenn Sie beispielsweise ein Ereignis drei Tage vor dem ersten Donnerstag im Februar einplanen möchten, können Sie folgende Formel eingeben:
Do(1) Feb-3
Der Bereichsoperator (":" oder das Wort "Bis") hat die gleiche Funktion wie mehrere Oder-Operatoren (siehe oder), die zwischen den einzelnen Elementen des betreffenden Bereichs (Tag, Monat usw.) hintereinander angewendet werden. Wenn Sie beispielsweise den 15. eines jeden Monats einplanen möchten, jedoch nur dann, wenn der 15. ein Wochentag ist, können Sie eine der folgenden Formeln eingeben:
15&Mo:Fr
15 (Mo:Fr)
Bei dieser Formel müssen alle geplanten Tage auf den 15. des Monats und auf einen Wochentag zwischen Montag und Freitag fallen. Man kann diese Formel auch so interpretieren, dass alle geplanten Tage auf den 15. des Monats und auf einen Montag oder einen Dienstag oder einen Mittwoch oder einen Donnerstag oder einen Freitag fallen müssen.
Die drei periodischen Operatoren heißen "Jeder", "Anfang" und "Ende". Den Operator "Jeder" verwenden Sie in Kombination mit "Anfang" und/oder "Ende", um Tage in regelmäßigen Intervallen einzuplanen, die an einem bestimmten Datum beginnen und/oder an einem bestimmten Datum enden. Wenn Sie beispielsweise eine Besprechung planen möchten, die vom 03.03.2006 bis zum 11.06.2006 einmal wöchentlich stattfinden soll, können Sie die folgende Formel verwenden:
Jeder 7 Anfang Mär 3 2006 Ende Jun 11 2006
Mit dieser Formel wird jeder siebte Tag eingeplant, und zwar ab dem 03.03.2006 bis einschließlich 11.06.2006. Das Anfangsdatum wird immer als erster Tag eingeplant; das Enddatum wird nur dann eingeplant, wenn es mit der durch "Jeder" vorgegebenen Intervallgrenze zusammenfällt.
Wenn Sie die Operatoren "Anfang" und "Ende" nicht gemeinsam verwenden, gilt das erste bzw. letzte Datum in der Kalenderdatei als Anfangs- bzw. Enddatum.
Sehen Sie sich beispielsweise einmal die folgende Formel genauer an:
Jeder 7 Anfang Mär 3 2006
Mit der vorstehenden Formel wird jeder siebte Tag geplant, und zwar beginnend am 03.03.2006 bis zum letzten Datum in der Kalenderdatei. Der Befehl "Jeder" funktioniert bis zur Zahl 30. Die Formel "Jeder 45 Anfang Mär 3 2006" ist beispielsweise ungültig.
Es gibt sechs relative Operatoren: "Vor", "Am/Vor", "Nach", "Am/Nach", "Bei" und "Am/Bei". Mithilfe dieser Operatoren können Sie Tage in Relation zu einem bestimmten Datum einplanen. Wenn Sie beispielsweise für alle Jahre den Montag einplanen möchten, der dem 6. November am nächsten ist, können Sie folgende Formel eingeben:
Mo Am/Bei Nov 6
Wenn Sie den ersten Dienstag nach dem 06.11.2006 einplanen möchten, können Sie folgende Formel eingeben:
Di Nach Nov 6 2006
Mit dem Oder-Operator (ein Komma oder das Wort "Oder") legen Sie fest, dass eine der Funktionen oder Aussagen erfüllt sein muss, damit Tage geplant werden können.
Wenn Sie beispielsweise einen Termin für den 15. Tag eines jeden Monats des Jahres 2006 planen möchten, jedoch nur dann, wenn der 15. auf einen Dienstag oder Donnerstag fällt, geben Sie folgende Formel ein:
15 2006 (Di,Do)
Wenn Sie den Nicht-Operator vor eine Funktion setzen ("!" oder das Wort "Nicht"), wird die Funktion in ihr logisches Gegenteil verkehrt.
Wenn Sie beispielsweise alle Tage im Januar 2006 einplanen möchten, nicht jedoch die Dienstage und Donnerstag können Sie folgende Formel verwenden:
Jan 2006 !Di !Do
Genau wie ein Leerzeichen, so verlangt auch der zwischen zwei Funktionen eingefügte Und-Operator mit niedriger Priorität ("&" oder das Wort "Und"), dass beide Funktionen erfüllt sein müssen. Das "Und" mit niedriger Priorität hat jedoch die niedrigste Priorität von allen Operatoren.
Sehen Sie sich beispielsweise einmal die folgende Formel genauer an:
Di,Do Jul,Aug
Bei dieser Formel müssen die geplanten Tage auf einen Dienstag oder auf einen Donnerstag im Juli fallen oder im August liegen. Angenommen, Sie ersetzen das "Und" mit hoher Priorität (ein Leerzeichen) durch ein "Und" mit niedriger Priorität, wie in der folgenden Formel gezeigt:
Di,Do und Jul,Aug
Bei der vorigen Formel müssen die geplanten Tage auf einen Dienstag oder Donnerstag fallen und im Juli oder August liegen. Bei der ersten Formel wird der Und-Operator jedoch vor den Oder-Operatoren ausgewertet. In der zweiten Formel wird der Und-Operator nach den Oder-Operatoren ausgewertet.