Besitzen von Ressourcen

Unter Ressourcen versteht man Objekte, die für Besprechungen oder andere Zwecke geplant werden können. Zu Ressourcen zählen Räume, Tageslichtprojektoren, Fahrzeuge etc. Der Systemverwalter definiert eine Ressource, indem er einen Namen für die Ressource festlegt und sie einem Benutzer zuweist. Ressourcen können - wie Benutzer auch - in einer Terminzeitensuche eingesetzt werden. Ressourcen-IDs werden in das Feld "An" eingegeben. Ein Benutzer, dem eine Ressource zugewiesen wurde, um diese zu verwalten, ist der Eigentümer der Ressource.

Der Eigentümer einer Ressource ist für das Akzeptieren und Ablehnen von Terminen zuständig. Hierfür muss er über die vollständigen Vertretungsrechte für die Ressource verfügen. Als Ressourceneigentümer können Sie festlegen, ob Sie über Termine für die Ressource benachrichtigt werden möchten. Weiterhin können Sie eine Regel erstellen, mit der Termine für eine Ressource automatisch akzeptiert oder abgelehnt werden. Übernehmen Sie hierfür die Vertretung für die Ressource, und erstellen Sie dann eine Regel, die alle Termine akzeptiert, sofern keine Terminüberschneidungen vorhanden sind. Weitere Informationen zum Erstellen und Aktivieren von Regeln finden Sie unter Erstellen von Regeln.

Dieser Abschnitt enthält folgende Themen:


Akzeptieren oder Ablehnen von Ressourcenanforderungen

Sie können Anforderungen nach Ressourcen nur dann akzeptieren oder ablehnen, wenn Sie Eigentümer der Ressource mit entsprechenden Rechten für den Lese- und Schreibzugriff sind.

  1. Klicken Sie im Hauptfenster oder Kalender auf "Datei" > "Vertretung".

    oder:

    Klicken Sie auf die Dropdown-Liste für den Ordnerlisten-Kopftext über der Ordnerliste (möglicherweise wird "Online" oder "Caching" als Modus von GroupWise angezeigt) und anschließend auf "Vertretung".

  2. Klicken Sie auf die in Ihrem Besitz befindliche Ressource.

    Wenn die in Ihrem Besitz befindliche Ressource nicht in der Popup-Liste "Vertretung" enthalten ist, klicken Sie auf "Vertretung". Geben Sie den Namen der in Ihrem Besitz befindlichen Ressource im Textfeld "Name" ein und klicken Sie anschließend auf "OK".

  3. Doppelklicken Sie auf die Nachricht, die Sie akzeptieren oder ablehnen möchten.

  4. Klicken Sie "Akzeptieren" oder "Ablehnen" auf der Symbolleiste an.


Empfangen von Benachrichtigungen für andere Benutzer oder Ressourcen

  1. Klicken Sie auf "Werkzeuge" > "Optionen".

  2. Doppelklicken Sie auf "Sicherheit" und klicken Sie anschließend auf das Register "Benachrichtigen".

  3. Klicken Sie auf den Namen eines Benutzers, den Sie vertreten, oder auf den Namen der Ressourcen, deren Eigentümer Sie sind.

    Falls weder der Benutzer noch die Ressourcen in der Benachrichtigungsliste aufgeführt sind, geben Sie den Namen ein und klicken Sie anschließend auf "Benutzer hinzufügen". Sie können den Namen im Dialogfeld "Adressauswahl" auswählen, indem Sie auf Address book icon klicken.

  4. Stellen Sie sicher, dass die Optionen "Berechtigung für Alarmmeldungen" und "Berechtigung für Benachrichtigung" aktiviert sind.

    Sie sind automatisch zum Empfang von Alarmmeldung und eigener Benachrichtigungen berechtigt. Wenn Sie die Optionen "Berechtigung für Alarmmeldungen" und "Berechtigung für Benachrichtigung" für sich selbst deaktivieren, erhalten Sie keine Alarmmeldungen und Benachrichtigungen mehr. Wiederholen Sie die in diesem Hilfethema aufgeführten Schritte.

  5. Klicken Sie auf "OK".

Damit Sie Benachrichtigungen und Alarmmeldungen erhalten können, muss Notify geöffnet sein oder als Symbol ausgeführt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Ausführen von Notify.


Definieren von Regeln für eine Ressource

Als Eigentümer einer Ressource haben Sie uneingeschränkte Vertretungsrechte auf die Ressource. Hierzu gehört auch das Erstellen von Regeln. Die folgenden Schritte zeigen, wie Sie eine Regel erstellen, die alle Anforderungen für eine verfügbare Ressource akzeptiert. Dies ist ein Beispiel für eine Regel, die nützlich für Ressourcen ist. Sie können andere Regeln erstellen, die andere Aktionen ausführen. Denkbar wäre beispielsweise die Erstellung einer Regel, mit der die Anforderung nach einer bereits anderweitig geplanten Ressource abgelehnt wird.

  1. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste für den Ordnerlisten-Kopftext über der Ordnerliste (möglicherweise wird "Online" oder "Caching" angezeigt) und anschließend auf "Vertretung".

    oder:

    klicken Sie auf "Datei" > "Vertretung".

  2. Klicken Sie auf die in Ihrem Besitz befindliche Ressource.

    Wenn die in Ihrem Besitz befindliche Ressource nicht im Dialogfeld "Vertretung" enthalten ist, geben Sie den Namen der in Ihrem Besitz befindlichen Ressource im Feld "Name" ein und klicken Sie anschließend auf "OK".

  3. Klicken Sie auf "Werkzeuge" > "Regeln" und dann auf "Neu".

  4. Geben Sie einen Namen für die Regel ein.

  5. Klicken Sie auf "Termin". Achten Sie darauf, dass die anderen Nachrichtenkategorien deaktiviert sind.

  6. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste "Terminüberschneidungen" und anschließend auf "Nein".

  7. Klicken Sie auf "Aktion hinzufügen" und "Akzeptieren". Geben Sie bei Bedarf einen Kommentar ein und klicken Sie anschließend auf "OK".

    Die Schritte 6 und 7 lösen die Regel zum Akzeptieren des Termins für die Ressource nur aus, wenn die Ressource verfügbar ist.

  8. Klicken Sie auf "Speichern" und anschließend auf "Schließen".