Mithilfe der Option "Vertretung" können Sie die Mailbox und den Kalender eines anderen Benutzers verwalten. Als Vertretung können Sie verschiedene Aktionen durchführen, beispielsweise Nachrichten im Namen eines anderen Benutzers lesen, akzeptieren oder ablehnen, und zwar im Rahmen der Beschränkungen, die der andere Benutzer hierfür festgelegt hat.
WICHTIG: Sie können einen Benutzer in einem anderen Post-Office oder einer anderen Domäne vertreten, sofern sich dieser Benutzer in demselben GroupWise-System befindet. Die Vertretung eines Benutzers in einem anderen GroupWise-System ist nicht möglich.
Dieser Abschnitt enthält folgende Themen:
Bevor Sie einen anderen Benutzer vertreten können, müssen zwei Schritte zur Vorbereitung ausgeführt werden. Zum einen muss Ihnen die Person, die Sie vertreten sollen, in der Zugriffsliste unter "Optionen" bestimmte Rechte einräumen. Zum anderen müssen Sie den Namen dieses Benutzers in die Popup-Liste "Vertretung" eintragen, um auf seine Mailbox oder seinen Kalender zugreifen zu können.
Wenn Sie diese beiden Schritte ausgeführt haben, können Sie in der Vertretungsliste auf den Namen der Person klicken, für die Sie die Vertretung übernehmen, falls Sie auf deren Mailbox oder Kalender zugreifen möchten.
Mithilfe der Zugriffsliste unter "Sicherheitsoptionen" können Sie andere Benutzer mit Rechten für die Vertretung ausstatten. Sie können den einzelnen Benutzern unterschiedliche Rechte für den Zugriff auf Ihre Kalender- und Nachrichteninformationen einräumen. Räumen Sie anderen Benutzern Lesezugriff auf Termine ein, damit sie bei einer Terminzeitensuche in Ihrem Kalender spezifische Informationen zu Ihren Terminen anzeigen können. In der folgenden Tabelle sind die Rechte beschrieben, die Sie anderen Benutzern einräumen können:
Klicken Sie auf "Werkzeuge" und anschließend auf "Optionen".
Klicken Sie auf "Sicherheit" und anschließend auf das Register "Vertretungszugriff".
Zum Hinzufügen eines Benutzers zur Liste geben Sie den Namen im Feld "Name" ein. Klicken Sie anschließend auf "Benutzer hinzufügen", wenn der vollständige Name angezeigt wird.
Klicken Sie auf einen Benutzer in der Zugriffsliste.
Wählen Sie die Rechte aus, die Sie dem Benutzer einräumen möchten.
Wiederholen Sie die Schritte 4-5, um jedem Benutzer in der Zugriffsliste die erforderlichen Rechte einzuräumen.
Sie können in der Zugriffsliste die Option "Allgemeiner Zugriff" wählen und allen Benutzern im Adressbuch Rechte zuweisen. Wenn Sie beispielsweise allen Benutzern Leserechte auf Ihre Email-Nachrichten einräumen möchten, aktivieren Sie die Leserechte für die Option "Allgemeiner Zugriff".
Um einen Benutzer aus der Zugriffsliste zu löschen, klicken Sie auf den Benutzer und anschließend auf "Benutzer löschen".
Klicken Sie auf "OK".
Sie können erst dann einen anderen Benutzer vertreten, wenn der betreffende Benutzer Ihnen unter "Optionen" in seiner Zugriffsliste die benötigten Vertretungsrechte eingeräumt hat. Der Umfang Ihrer Zugriffsmöglichkeiten richtet sich nach den erteilten Rechten.
Sofern dies noch nicht geschehen ist, fügen Sie Ihrer Vertretungsliste den Benutzernamen der Person hinzu.
Siehe Hinzufügen und Entfernen von Benutzern in Ihrer Vertretungsliste.
Klicken Sie im Hauptfenster auf die Dropdown-Liste für den Ordnerkopftext und klicken Sie dann auf "Vertretung".
Klicken Sie auf die Person, auf deren Mailbox Sie zugreifen möchten.
Nachdem Sie die Arbeit in der Mailbox der anderen Person beendet haben, klicken Sie auf die Dropdown-Liste für den Ordnerkopftext und anschließend auf Ihren Namen, um wieder zu Ihrer Mailbox zurückzukehren.
Sie können gleichzeitig in mehreren Mailboxen arbeiten, indem Sie für jede Mailbox ein neues Hauptfenster öffnen. (Klicken Sie auf "Fenster" > "Neues Hauptfenster". Navigieren Sie anschließend zur gewünschten Mailbox.) Sie können die Mailboxen voneinander unterscheiden, indem Sie den Namen des Mailbox-Eigentümers suchen, der in jeder Mailbox als Beschriftung für den Stammordner angezeigt wird.
Sie können erst dann einen anderen Benutzer vertreten, wenn der betreffende Benutzer Ihnen unter "Optionen" in seiner Zugriffsliste die benötigten Vertretungsrechte eingeräumt hat. Außerdem müssen Sie diese Person zu Ihrer Vertretungsliste hinzufügen. Der Umfang Ihrer Zugriffsmöglichkeiten richtet sich nach den erteilten Rechten.
Klicken Sie im Hauptfenster auf die Dropdown-Liste für den Ordnerkopftext und klicken Sie dann auf "Vertretung".
oder:
Klicken Sie auf die Dropdown-Liste für den Ordnerlistenkopftext über der Ordnerliste (möglicherweise wird "Online" oder "Caching" als Modus von GroupWise angezeigt) und anschließend auf "Vertretung".
Klicken Sie auf einen Benutzer und anschließend auf "Entfernen", um diesen Benutzer zu entfernen.
Um einen Benutzer hinzuzufügen, geben Sie den Namen im Feld "Name" ein und klicken Sie anschließend auf "OK".
Die Mailbox des Benutzers wird geöffnet. Der Name der Person, für die Sie die Vertretung übernommen haben, wird oben in der Ordnerliste angezeigt.
Wenn Ihnen der Benutzer in seiner Zugriffsliste noch keine Vertretungsrechte erteilt hat, wird der Name zu der Vertretungsliste hinzugefügt. Die Mailbox des Benutzers wird jedoch nicht geöffnet.
Wenn Sie wieder zu Ihrer eigenen Mailbox zurückkehren möchten, klicken Sie auf die Dropdown-Liste für den Ordnerlistenkopftext und anschließend auf Ihren Namen.
Sie können gleichzeitig in mehreren Mailboxen arbeiten, indem Sie für jede Mailbox ein neues Hauptfenster öffnen. (Klicken Sie auf "Fenster" und "Neues Hauptfenster". Navigieren Sie anschließend zur gewünschten Mailbox.) Sie können die Mailboxen voneinander unterscheiden, indem Sie den Namen des Mailbox-Eigentümers suchen, der in jeder Mailbox als Beschriftung für den Stammordner angezeigt wird.
Durch Entfernen eines Benutzers aus Ihrer Vertretungsliste verlieren Sie nicht das Recht, die Vertretung für diesen Benutzer zu übernehmen. Der Benutzer, auf dessen Mailbox Sie zugreifen, muss Ihre Rechte in seiner Zugriffsliste ändern.