3.4 Verwalten empfangener E-Mail

3.4.1 Personalisieren von E-Mail

Wenn Sie eine Email-Nachricht empfangen, können Sie auf das Register Personalisieren klicken, um der Mail persönliche Informationen hinzuzufügen. Sie können den Betreff ändern, eine Notiz hinzufügen und eine Kategorie wählen.

Ändern des Betreffs in einer empfangenen Email-Nachricht

Wenn Sie einen Betreff personalisieren, wird der neue Betreff in Ihrer Mailbox und Ihrem Kalender sowie in Mailbox und Kalender aller Personen, die als Vertreter für Sie fungieren, angezeigt. Wenn Sie den Betreff einer Nachricht in einem freigegebenen Ordner ändern, wird den anderen Benutzern des freigegebenen Ordners der ursprüngliche Betreff angezeigt.

  1. Öffnen Sie eine Nachricht aus der Mailbox oder dem Kalender.

  2. Klicken Sie auf das Register Personalisieren.

  3. Geben Sie im Feld Mein Betreff einen neuen Betreff ein.

Um den ursprünglichen Betreff anzuzeigen, öffnen Sie die Nachricht und lesen das Feld Betreff im Nachrichtenkopftext.

Wenn Sie einen Suchvorgang mit einem bestimmten Wort im Feld Betreff ausführen, werden die Nachrichten angezeigt, deren ursprünglicher oder personalisierter Betreff dieses Wort enthält. Wenn Sie einen erweiterten Suchvorgang ausführen, verwenden Sie das Feld Betreff für den ursprünglichen Betreff und das Feld Mein Betreff für den personalisierten Betreff.

Wenn Sie eine Regel erstellen, die ein bestimmtes Wort im Feld Betreff sucht, wird nur der ursprüngliche Betreff durchsucht.

Hinzufügen von einer Notiz zu einer empfangenen Email

Wenn Sie einer empfangenen Email eine Notiz hinzufügen, ist die Notiz für Sie und jeden Ihrer Vertreter sichtbar. Sie können die Notiz nur mithilfe des Registers Personalisieren für die Email anzeigen.

  1. Öffnen Sie eine Nachricht aus der Mailbox oder dem Kalender.

  2. Klicken Sie auf das Register Personalisieren.

  3. Geben Sie Ihre Notiz in das Feld Meine Notizen ein. Die Notiz wird automatisch gespeichert, wenn Sie das Register Personalisieren verlassen.

Zuweisen einer Kategorie zu einer empfangenen Email

Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Verwenden von Kategorien zum Organisieren von Nachrichten.

3.4.2 Ändern einer E-Mail in einen anderen Nachrichtentyp

Mit der Option "Ändern in" kann die Nachrichtenkategorie einer Nachricht in der Mailbox geändert werden. So können Sie beispielsweise eine Mail-Nachricht in Ihrer Mailbox in einen Termin in Ihrem Kalender ändern. Der neue Termin enthält all die Daten aus der Mail-Nachricht (z. B. An-, CC- und BK-Listen, den Betreff sowie den Mitteilungstext), die auch für den Termin verwendet werden können.

Wenn Sie eine Mail- oder telefonische Nachricht in eine andere Nachrichtenkategorie umwandeln, (wie z. B. einen Termin oder einen Job), wird die ursprüngliche Nachricht aus Ihrer Mailbox entfernt und die neue Nachricht an dem entsprechenden Ablageort eingefügt, beispielsweise dem Kalender.

Wenn Sie eine Nachricht ändern, zeigt GroupWise die in den Umgebungsoptionen ausgewählten Umgebungseinstellungen an.

  1. Klicken Sie in der Mailbox auf die Nachricht, die Sie ändern möchten.

  2. Klicken Sie auf Bearbeiten > Ändern in und dann auf eine Nachrichtenkategorie.

    oder

    Klicken Sie auf Bearbeiten > Ändern in. Klicken Sie dann auf Weitere Optionen und auf eine Nachrichtenkategorie. Sie können zwischen empfängerlosen Nachrichten und Gruppennachrichten wählen.

    Empfängerlose Nachrichten werden direkt an den Kalender gesendet. Gruppennachrichten werden an die Mailboxen von Einzelpersonen und Gruppen gesendet, an die die Nachricht gesendet wird.

  3. Geben Sie die benötigten Informationen ein.

  4. Klicken Sie Senden oder Aufgeben auf der Symbolleiste an.

Wenn Sie eine Mail- oder telefonische Nachricht in eine andere Nachrichtenkategorie umwandeln, (wie z. B. einen Termin oder einen Job), wird die ursprüngliche Nachricht aus Ihrer Mailbox entfernt und die neue Nachricht an dem entsprechenden Ablageort eingefügt, beispielsweise dem Kalender.

3.4.3 Speichern von empfangener E-Mail auf Datenträger

  1. Klicken Sie in der Mailbox oder im Kalender auf die Nachricht, die Sie speichern möchten, und dann auf Datei > Speichern unter.

    Dialogfeld "Speichern"

  2. Wählen Sie die Nachricht und alle etwaigen Anlagen aus, die Sie speichern möchten.

  3. Wählen Sie das Dateiformat (txt, pdf, rtf, eml), in dem Sie die Datei speichern möchten.

  4. Geben Sie in das Feld Datei speichern unter einen Dateinamen für die Nachricht ein.

  5. Zum Speichern der Nachricht in einem anderen als dem im Textfeld Aktuelles Verzeichnis angezeigten Verzeichnis klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie ein neues Verzeichnis aus.

  6. Wählen Sie die Option Dateinamenskonflikte melden aus, damit Sie informiert werden, bevor eine Datei mit dem gleichen Namen ersetzt wird.

  7. Klicken Sie auf Speichern und anschließend auf Schließen.

Gespeicherte Nachrichten werden an den festgelegten Speicherort kopiert und verbleiben außerdem in Ihrer Mailbox und dem Kalender. Auf Datenträger gespeicherte Nachrichten werden im ausgewählten Format abgelegt, d. h. sie können auch in anderen Programmen geöffnet werden. Anlagen werden in ihrem ursprünglichen Format gespeichert.

Sie können eine Nachricht auch von GroupWise aus an die Stelle ziehen und ablegen, an der Sie die Datei speichern möchten. Beispielsweise können Sie eine Nachricht in einen Projektordner auf dem Windows-Desktop ziehen und ablegen.

3.4.4 Löschen von Email

Nachrichten mit der Option "Löschen" aus Ihrer Mailbox entfernen. Mit dem Befehl "Löschen" können Sie eine bereits gesendete Nachricht zurückziehen. Sie können Mail- und Telefonnachrichten zurückziehen, solange sie von den Empfängern noch nicht gelesen bzw. solange sie noch nicht an das Internet gesendet wurden. Sie können Termine, Notizen und Jobs jederzeit zurückziehen.

Festlegen der Taste zum Löschen von Email

Sie können die Taste für das Löschen von Nachrichten festlegen.

  1. Linux: Klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen.

    Mac: Klicken Sie auf GroupWise > Einstellungen.

  2. Klicken Sie auf Umgebung > Allgemein.

  3. Wählen Sie in der Liste Löschmethode für Elemente die gewünschte Methode aus.

    Linux:

    Taste "Entfernen": Verwendet die Taste "Entfernen" zum Löschen von Nachrichten (Standard).

    Rücktaste: Verwendet die Rücktaste zum Löschen von Nachrichten.

    Mac:

    Taste "Entf": Verwendet die Taste "Entf" (Vorwärts löschen) zum Löschen von Nachrichten (Standard).

    Taste "Entfernen": Verwendet die Taste "Entfernen" zum Löschen von Nachrichten.

Löschen von Nachrichten aus der Mailbox

  1. Wählen Sie im Hauptfenster mindestens eine Nachricht aus und drücken Sie anschließend die Entf-Taste.

    Informationen über das Festlegen der Taste zum Löschen von Nachrichten finden Sie in Festlegen der Taste zum Löschen von Email.

  2. Wählen Sie die Mailboxen, aus denen Sie die Nachricht löschen möchten.

  3. Klicken Sie auf OK.

Löschen und Tilgen von Nachrichten aus der Mailbox

  1. Wählen Sie im Hauptfenster eine oder mehrere Nachrichten aus und klicken Sie auf Bearbeiten > Löschen und tilgen.

    Gelöschte Nachrichten werden nicht in den Papierkorb verschoben, wenn Sie diese Option auswählen. Sie können nicht zurückgeholt werden.

Bestätigen des Löschens von Nachrichten

Mit "Bestätigung für Löschen von Nachricht" geben Sie an, dass bei jedem Löschen einer Nachricht in GroupWise eine Aufforderung ausgegeben werden soll, diesen Löschvorgang zu bestätigen.

  1. Linux: Klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen.

    Mac: Klicken Sie auf GroupWise > Einstellungen.

  2. Klicken Sie auf Umgebung > Allgemein.

  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Bestätigung für Löschen von Nachricht und klicken Sie auf OK oder Anwenden.

3.4.5 Archivieren und Sichern von E-Mail

E-Mail-Nachrichten können sich rapide ansammeln. Siehe Abschnitt 16.0, GroupWise-Wartung für langfristige Verwaltungsstrategien.