6.3 Verwenden des Kontakteordners

6.3.1 Verwalten von Kontakten

Jeder Kontakt im Kontakteordner ist mit Symbol "Person" gekennzeichnet. Wenn Sie auf einen Kontakt doppelklicken, wird das Nachrichtenlayout für Kontakte angezeigt.

Hinzufügen von Kontakten

Sie können dem Primärbuch oder einem persönlichen Adressbuch einen Kontakt hinzufügen.

  1. Klicken Sie im Hauptfenster in der Navigationsleiste auf Kontakte.

  2. Wählen Sie das Adressbuch aus, dem Sie den Kontakt hinzufügen möchten.

  3. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Neu und wählen Sie dann die Option Kontakt.

  4. Geben Sie in den Namensfeldern den Vornamen, zweiten Vornamen und den Nachnamen des Kontakts an.

  5. Geben Sie im Feld Anzeigename den Namen an, den Sie für den Kontakt verwenden möchten.

    Imformationen im Feld Anzeigename werden in der Kontaktliste angezeigt.

  6. Geben Sie weitere Informationen an, die Sie über den Kontakt speichern möchten.

    Zusammenfassung: Zeigt eine Zusammenfassung der Informationen auf den anderen Seiten an.

    Kontakt: Auf dieser Seite können Sie den Namen des Kontakts, mehrere E-Mail-Adressen und Telefonnummern sowie mehrere Instant-Messaging-IDs angeben.

    Details: Auf dieser Seite können Sie Beruf, Abteilung, Sekretariat, Geburtstag, Jahrestag, Partner, Kinder, Hobbys des Kontakts sowie alle zugehörigen Internetadressen eingeben. Um eine Internetadresse für die geschäftlichen, persönlichen oder Terminzeiteninformationen des Kontakts anzugeben, tragen Sie die Adresse in die entsprechenden Felder ein.

    Adresse: Verwenden Sie diese Seite, um die Adressen (beruflich, privat usw.) des Kontakts anzugeben.

    Hinweise: Verwenden Sie diese Seite, um Informationen zu Ihrer Interaktion mit diesem Kontakt anzuzeigen, die Sie im GroupWise-Client für Windows eingegeben haben. Diese Seite kann wie ein Kontaktjournal verwendet werden.

    Verlauf: Zeigt alle Nachrichten an, die Sie an diesen Kontakt gesendet bzw. von diesem Kontakt empfangen haben.

  7. Klicken Sie auf·Speichern und Schließen.

Ändern eines Kontakts

Sie können die Daten einer Kontaktperson im Primärbuch oder in einem persönlichen Adressbuch ändern. Um Kontaktdaten in Ihrem Firmenadressbuch zu ändern, müssen Sie zunächst den Kontakt in Ihr Primärbuch oder ein persönliches Adressbuch kopieren.

  1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf die Registerkarte Kontakte.

  2. Wählen Sie das Adressbuch aus, in dem Sie die Daten des Kontakts ändern möchten.

  3. Doppelklicken Sie in der Kontaktliste auf den Kontakt, dessen Daten Sie ändern möchten.

  4. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen an den Kontaktdaten vor.

    Informationen zu den Kontaktdetails, die Sie in jeder Registerkarte eingeben können, finden Sie unter Hinzufügen von Kontakten.

  5. Klicken Sie auf Speichern und Schließen.

Löschen von Kontakten

Sie können einen Kontakt im Primärbuch oder in einem persönlichen Adressbuch löschen Aus dem Firmenadressbuch können Sie jedoch keinen Kontakt löschen.

  1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf die Registerkarte Kontakte.

  2. Wählen Sie das Adressbuch aus, in dem Sie den Kontakt löschen möchten.

  3. Klicken Sie in der Kontaktliste auf den Kontakt und klicken Sie dann auf Löschen.

Ändern des Anzeigenamens eines Kontakts

Der Anzeigename ist der Name, der angezeigt wird, wenn Sie mit der Eingabe in das Feld An (oder CC oder BK) einer Nachricht beginnen. Wenn Sie mit der Eingabe eines Namens beginnen, beispielsweise "Sa", füllt die Namensergänzung den Rest des Namens mit einem Namen aus dem Adressbuch auf, beispielsweise "Sabine Meier". Wenn jedoch zwei Personen namens "Sabine Meier" im Adressbuch vorhanden sind (eine in der Buchhaltung und eine im Marketing), ist es schwierig zu entscheiden, welchen Namen die Namensergänzung aufgefüllt hat. Es sei denn, Sie lassen sich weitere Eigenschaften anzeigen.

Sie können den Anzeigenamen ändern, damit Sie leicht erkennen, welchen Namen die "Suchfolge für Namensergänzung" vervollständigt hat. Beispiel: Wenn Sie nur mit Sabine Meier aus der Buchhaltung korrespondieren, können Sie den Anzeigenamen in "Sabine - Buchhaltung" ändern.

  1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf die Registerkarte Kontakte.

  2. Klicken Sie auf das Adressbuch, in dem Sie den Kontakt bearbeiten möchten.

  3. Doppelklicken Sie auf einen Kontakt.

  4. Geben Sie einen neuen Namen in das Feld Anzeige ein.

  5. Klicken Sie auf OK.

Anzeigen der kompletten Korrespondenz mit einem Kontakt

  1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf die Registerkarte Kontakte.

  2. Klicken Sie auf das Adressbuch, das Sie verwenden möchten.

  3. Doppelklicken Sie auf einen Kontakt.

    Alle Nachrichten, die Sie von diesem Kontakt empfangen oder an diesen Kontakt gesendet haben, werden auf der Registerkarte Verlauf angezeigt.

  4. Klicken Sie auf das Register Verlauf.

Journaling von Interaktionen mit Kontakten

Wie ein Journal bietet auch die Notizenfunktion die Möglichkeit, die verschiedenen Interaktionen mit den Kontakten zu protokollieren.

  1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf die Registerkarte Kontakte.

  2. Klicken Sie auf das Adressbuch, das Sie verwenden möchten.

  3. Doppelklicken Sie auf einen Kontakt.

  4. Klicken Sie auf die Registerkarte Notizen.

6.3.2 Verwalten von Gruppen

Jede Gruppe im Kontakteordner ist mit dem Symbol "Gruppe" gekennzeichnet. Wenn Sie auf eine Gruppe doppelklicken, wird das Nachrichtenlayout der Gruppe angezeigt.

Organisieren von Adressen in Gruppen

Eine Gruppe ist eine Liste von Benutzern oder Ressourcen, denen Sie Nachrichten senden können. Sie können Gruppen zum Senden von Nachrichten an mehrere Benutzer oder Ressourcen verwenden, indem Sie den Gruppennamen in den Textfeldern An, BK oder CC eingeben. Es gibt zwei Arten von Gruppen: Systemgruppen und persönliche Gruppen.

Eine Systemgruppe ist eine vom Systemverwalter erstellte Benutzerliste und steht allen GroupWise-Benutzern zur Verfügung. Denkbar wäre beispielsweise eine Systemgruppe für die Abteilung "Buchhaltung". Jeder Mitarbeiter in der Abteilung "Buchhaltung" ist dann in der Gruppe aufgeführt. Die öffentlichen Gruppen sind im Systemadressbuch aufgelistet.

Eine persönliche Gruppe ist eine von Ihnen erstellte Gruppe. Wenn Sie beispielsweise häufig Termine an Ihre Arbeitsgruppe senden, können Sie die Namen oder Adressen der Kollegen in der Arbeitsgruppe sowie einen Ort für Besprechungen (eine Ressource) in eine persönliche Gruppe aufnehmen.

Erstellen und Speichern von persönlichen Gruppen

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf der Symbolleiste auf Adressbuch.

  2. Klicken Sie auf das persönliche Adressbuch, zu dem Sie die Gruppe hinzufügen möchten.

  3. Suchen Sie die einzelnen Benutzer und wählen Sie sie aus, klicken Sie jeweils auf An, CC oder BCC und klicken Sie dann auf Gruppe speichern.

  4. Geben Sie einen Namen für die Gruppe ein.

  5. (Optional) Geben Sie ggf. Kommentare ein, beispielsweise eine Beschreibung der Gruppe.

  6. Klicken Sie auf Speichern, um die Gruppe im persönlichen Adressbuch zu speichern.

Hinzufügen von Kontakten zu einer Gruppe

Wenn Sie Kontakte zu einer Gruppe hinzufügen, zum Beispiel zu einer unternehmensweiten Verteilungsliste, muss Ihnen der Systemverwalter die entsprechenden Rechte dazu gewährt haben.

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf der Symbolleiste auf Adressbuch.

    oder

    Klicken Sie in einer Nachricht, die Sie erstellen, auf der Symbolleiste auf Adressbuch.

  2. Wählen Sie das Adressbuch aus, in dem sich die Gruppe befindet, und suchen Sie dann die Gruppe.

  3. Klicken Sie auf den Gruppennamen und dann auf Bearbeiten.

    Gruppen werden mit dem Gruppensymbol gekennzeichnet.

  4. Wählen Sie zum Hinzufügen eines Kontakts das Adressbuch mit dem Kontakt aus, suchen Sie den Kontakt, wählen Sie ihn aus und klicken Sie dann auf An, CC oder BCC.

  5. Klicken Sie auf Gruppe speichern.

Löschen eines Kontakts aus einer Gruppe

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf der Symbolleiste auf Adressbuch.

  2. Wählen Sie das Adressbuch aus, in dem sich die Gruppe befindet, und suchen Sie dann die Gruppe.

  3. Klicken Sie auf den Gruppennamen und dann auf Bearbeiten.

  4. Klicken Sie in der Gruppenliste neben dem Namen des Kontakts auf das rote X.

  5. Klicken Sie auf Gruppe speichern.

Adressieren von Nachrichten an Gruppen

  1. Klicken Sie in einem Nachrichtenlayout auf der Symbolleiste auf Adressbuch.

  2. Wählen Sie das Adressbuch aus, in dem sich die Gruppe befindet, und suchen Sie dann die Gruppe.

  3. Wählen Sie eine Gruppe aus und klicken Sie anschließend auf An, CC oder BK.

  4. (Optional) Klicken Sie auf den Gruppennamen, um alle Mitglieder der Gruppe anzuzeigen.

  5. Klicken Sie auf OK, um zum Nachrichtenlayout zurückzukehren.

Anzeigen von Gruppeninformationen

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf der Symbolleiste auf Adressbuch, wählen Sie das Adressbuch mit der Gruppe aus und suchen Sie dann die Gruppe.

    oder

    Klicken Sie in einer Nachricht, die Sie verfassen, auf der Symbolleiste auf Adressbuch.

    oder

    Klicken Sie auf der Navigationsleiste auf die Registerkarte Kontakte.

  2. Klicken Sie auf den Gruppennamen.

6.3.3 Verwalten von Ressourcen

Unter Ressourcen versteht man Objekte, die für Besprechungen oder andere Zwecke geplant werden können. Zu Ressourcen zählen Räume, Computerprojektoren, Fahrzeuge etc. Der Systemverwalter definiert eine Ressource, indem er einen Namen für die Ressource festlegt und sie einem Benutzer zuweist. Ressourcen können - wie Benutzer auch - in einer Terminzeitensuche eingesetzt werden. Ressourcen-IDs werden in das Feld "An" eingegeben. Ein Benutzer, dem eine Ressource zugewiesen wurde, um diese zu verwalten, ist der Eigentümer der Ressource.

Der Eigentümer einer Ressource ist für das Akzeptieren und Ablehnen von Terminen zuständig. Hierfür muss er über die vollständigen Vertretungsrechte für die Ressource verfügen. Als Ressourceneigentümer können Sie festlegen, ob Sie über Termine für die Ressource benachrichtigt werden möchten.

Jede Ressource im Kontakteordner ist mit Ressource gekennzeichnet. Wenn Sie auf eine Ressource klicken, wird das Nachrichtenlayout "Ressource" angezeigt.

Akzeptieren oder Ablehnen von Ressourcenanforderungen

Sie können Anforderungen nach Ressourcen nur dann akzeptieren oder ablehnen, wenn Sie Eigentümer der Ressource mit entsprechenden Rechten für den Lese- und Schreibzugriff sind.

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf der Symbolleiste auf Proxy.

  2. Klicken Sie auf die in Ihrem Besitz befindliche Ressource.

    Wenn Ihre Ressource nicht aufgelistet wird, geben Sie den Namen der Ressource ein und klicken Sie dann auf Anmelden.

  3. Klicken Sie auf die Nachricht, die Sie akzeptieren oder ablehnen möchten.

  4. Klicken Sie Akzeptieren oder Ablehnen auf der Symbolleiste an.

Hinzufügen von persönlichen Ressourcen

Sie können eine persönliche Ressource dem Adressbuch "Primärbuch" oder einem persönlichen Adressbuch hinzufügen.

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf der Symbolleiste auf Adressbuch.

  2. Klicken Sie auf das persönliche Adressbuch, zu dem Sie die Ressource hinzufügen möchten.

  3. Klicken Sie auf der Symbolleiste auf Eintrag hinzufügen und klicken Sie dann aufRessource.

  4. Geben Sie im Feld Name den Namen für das Objekt an.

  5. Geben Sie andere Informationen an, die Sie für die Ressource speichern möchten.

    Zusammenfassung: Hier wird eine Zusammenfassung der auf den anderen Seiten verfügbaren Informationen angezeigt.

    Details: Auf dieser Seite können Sie den Namen der Ressource, die Telefonnummer, den Ressourcentyp, die E-Mail-Adresse, den Eigentümer sowie Kommentare zu dieser Ressource angeben.

  6. Schreiben Sie in das Feld Kommentare etwaige Anmerkungen zur Ressource.

    Sie können beispielsweise die Größe eines Konferenzraums oder die Art der technischen Einrichtung in diesem Raum angeben.

  7. Klicken Sie auf Speichern.

Bearbeiten von persönlichen Ressourcen

  1. Klicken Sie im Hauptfenster in der Symbolleiste auf Kontakte und wählen Sie die Ressource aus.

  2. Suchen Sie die Ressource, die Sie bearbeiten möchten.

    Ressourcen werden durch Symbol "Ressourcen" gekennzeichnet.

  3. Klicken Sie auf die Ressource.

  4. Bearbeiten Sie die Informationen.

  5. Klicken Sie auf Speichern.

Löschen von persönlichen Ressourcen

  1. Klicken Sie im Hauptfenster in der Symbolleiste auf Kontakte.

  2. Wählen Sie das Adressbuch aus, in dem sich die Ressource befindet, und suchen Sie dann die Ressource.

  3. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen neben der Ressource und dann auf Löschen.

6.3.4 Verwalten von Organisationen

Jede Organisation im Kontakteordner ist mit dem Symbol "Organisation" Symbol "Organisation" gekennzeichnet. Wenn Sie auf eine Organisation klicken, wird das Nachrichtenlayout der Organisation angezeigt.

Hinzufügen einer persönlichen Organisation

Sie können eine Organisation Ihrem Primärbuch oder einem persönlichen Adressbuch hinzufügen.

  1. Klicken Sie im Hauptfenster in der Symbolleiste auf Kontakte.

  2. Klicken Sie auf das persönliche Adressbuch, zu dem Sie die Organisation hinzufügen möchten.

  3. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Neu und wählen Sie dann die Option Organisation.

  4. Geben Sie im Feld Name den Namen für die Organisation an.

  5. Geben Sie beliebige weitere Informationen an, die Sie für die Organisation speichern möchten.

    Zusammenfassung: Zeigt eine Zusammenfassung der Informationen auf den anderen Seiten an.

    Details: Auf dieser Seite können Sie den Namen der Organisation, die Telefon- bzw. Faxnummer, den Hauptkontakt für die Organisation, die Adresse, die Website sowie Kommentare zu der Organisation angeben.

  6. Klicken Sie auf Speichern.

Bearbeiten von persönlichen Organisationen

  1. Klicken Sie im Hauptfenster in der Symbolleiste auf Kontakte und wählen Sie dann das Adressbuch mit der Organisation aus.

    oder

    Klicken Sie in einer Nachricht, die Sie verfassen, auf der Symbolleiste auf Adressbuch.

  2. Suchen Sie die Organisation.

    Organisationen werden durch das Symbol Symbol "Organisation" gekennzeichnet.

  3. Klicken Sie auf die Organisation.

  4. Bearbeiten Sie die Informationen.

  5. Klicken Sie auf Speichern.

Löschen von persönlichen Organisationen

  1. Klicken Sie im Hauptfenster in der Symbolleiste auf Kontakte und wählen Sie dann das Adressbuch mit der Organisation aus.

    oder

    Klicken Sie in einer Nachricht, die Sie verfassen, auf der Symbolleiste auf Adressbuch.

  2. Wählen Sie die Organisation aus und klicken Sie dann auf Löschen.

    Organisationen werden durch das Symbol Symbol "Organisation" gekennzeichnet.