GroupWise verwendet die Mailbox, um alle Mail-Nachrichten, Termine und sonstigen Nachrichten, die Sie empfangen, zu speichern.
Sie können die Nachrichten lesen, die Sie in Ihrer Mailbox oder in Ihrem Kalender empfangen. In der Mailbox wird eine Liste aller Nachrichten angezeigt, die Sie von anderen Benutzern empfangen haben. Empfängerlose Termine, Jobs und Notizen werden im Kalender angezeigt und nicht in der Mailbox.
Sie können alle eingehenden Nachrichtenkategorien in Ihrer Mailbox öffnen und lesen. Sie können auch Termine, Jobs und Notizen im Kalender lesen, damit Sie sich neue Nachrichten anzeigen lassen können, während Sie sich gleichzeitig Ihren Terminplan ansehen.
Telefonische Nachrichten und Mail-Nachrichten bleiben in der Mailbox, bis Sie diese löschen. Termine, Notizen und Jobs bleiben in der Mailbox, bis Sie diese akzeptieren, ablehnen oder löschen. Wenn Sie einen Termin, einen Job oder eine Notiz akzeptieren, wird er bzw. sie in den Kalender übernommen.
Alle in der Mailbox enthaltenen Nachrichten sind mit einem Symbol gekennzeichnet. Bereits geöffnete Nachrichten werden mit einem anderen Symbol gekennzeichnet als Nachrichten, die noch nicht geöffnet wurden. Weitere Informationen finden Sie unter Abschnitt 1.8, Ermitteln der Symbole neben Nachrichten.
Alle ungeöffneten Nachrichten in Ihrer Mailbox werden fett dargestellt. So können Sie problemlos feststellen, welche Nachrichten und Dokumente Sie noch nicht gelesen haben.
Nachrichten werden automatisch in dem Format angezeigt, in dem sie gesendet wurden. Nachrichten werden in der Standardschrift und Standardschriftgröße Ihres Browsers angezeigt.
So lesen Sie eine Nachricht:
Doppelklicken Sie auf die Nachricht in der Nachrichtenliste, um die Nachricht in einem neuen Fenster anzuzeigen.
HINWEIS:Aus Sicherheitsgründen werden Bilder in HTML-Nachrichten standardmäßig nicht angezeigt. Um die Bilder zu sehen, klicken Sie auf .
Sie können das Layout auch nur für eine bestimmte Nachricht ändern, sofern diese Nachricht in HTML erstellt wurde.
Öffnen Sie eine Nachricht.
Klicken Sie auf der Symbolleiste auf die Schaltfläche oder .
Wenn Sie eine Nachricht zum Lesen öffnen und anschließend entscheiden, diese erst später zu lesen, können Sie die Nachricht wieder als "Später lesen" kennzeichnen. Durch das Kennzeichnen der Nachricht als "Später lesen" wird die Nachricht fett dargestellt. Außerdem ändert sich das Symbol der Nachricht in "Ungeöffnet". So wissen Sie, dass Sie die Nachricht noch nicht gelesen haben.
Klicken Sie in der Mailbox auf die Nachricht in der Nachrichtenliste.
Klicken Sie oben in der Nachrichtenliste auf .
Wenn Sie eine Nachricht geöffnet haben, wird durch das Kennzeichnen als "Später lesen" der Status der Nachricht unter "Eigenschaften" nicht geändert. So wird beispielsweise dem Sender der Nachricht weiterhin der Status "Geöffnet" im Eigenschaftenfenster angezeigt, wenn Sie eine Nachricht geöffnet und dann als "Später lesen" gekennzeichnet haben.
Klicken Sie in der Mailbox auf die Nachricht in der Nachrichtenliste.
Klicken Sie oben in der Nachrichtenliste auf .
Durch Kennzeichnen einer Nachricht als "Gelesen" wird der Nachrichtenstatus unter "Eigenschaften" geändert. So wird beispielsweise dem Sender der Nachricht im Fenster "Eigenschaften" der Status "Geöffnet" angezeigt, wenn Sie eine Nachricht nicht geöffnet, aber als "Gelesen" gekennzeichnet haben.
GroupWise kann Anlagen zusammen mit Nachrichten senden und empfangen Wenn Sie in einer Nachricht Anlagen empfangen, wird die Liste der Anlagen unter dem Betreff angezeigt.
Wenn Sie eine angehängte Datei anzeigen, wird die Anlage in einem Viewer im Nachrichtenbereich eingeblendet. Dies geht in der Regel zwar schneller vonstatten als das Öffnen der Anlage, doch wird deren Formatierung möglicherweise nicht richtig wiedergegeben. Wenn der Anlagentyp nicht unterstützt wird, steht die Option nicht zur Verfügung.
Öffnen Sie die Nachricht, die die Anlage enthält.
Klicken Sie neben der Anlage auf .
Wenn Sie eine Datei als Anlage beigefügt haben, können Sie diese Datei mit GroupWise an einem anderen Standort speichern.
Öffnen Sie die Nachricht, die die Anlage enthält.
Klicken Sie neben der Anlage auf .
Wählen Sie einen Standort zum Speichern der Anlage aus.
Wenn Sie eine angehängte Datei öffnen, ermittelt GroupWise die korrekte Anwendung zum Öffnen der Datei. Sie können die vorgeschlagene Anwendung akzeptieren oder den Pfad und Dateinamen zu einer anderen Anwendung auswählen.
Öffnen Sie die Nachricht, die die Anlage enthält.
Klicken Sie neben der Anlage auf .
Öffnen Sie die angehängte Datei oder zeigen Sie sie an.
Klicken Sie auf > .
Mithilfe der Option "Antwort" können Sie auf eine Nachricht antworten. Sie können jedem Empfänger der ursprünglichen Nachricht oder nur dem Sender der Nachricht antworten, ohne dass Sie eine neue Nachricht erstellen und adressieren. Sie können auch eine Kopie der ursprünglichen Nachricht in Ihre Antwort einfügen. Die Antwort enthält vor dem Text des ursprünglichen Betreffs den Hinweis . Den Betrefftext können Sie bei Bedarf auch ändern.
Öffnen Sie die Nachricht, die Sie beantworten möchten.
Klicken Sie auf der Symbolleiste auf , um nur dem Absender per E-Mail zu antworten.
oder
Klicken Sie auf der Symbolleiste auf , um dem Absender und allen Empfängern per E-Mail zu antworten.
Geben Sie eine Mitteilung ein und klicken Sie anschließend auf in der Symbolleiste.
Wenn die ursprüngliche Nachricht BK- oder CC-Empfänger enthielt und Sie "Antwort an alle" ausgewählt haben, wird Ihre Antwort zwar an die CC-Empfänger, jedoch nicht an die BK-Empfänger gesendet.
Klicken Sie im Hauptfenster in der rechten oberen Ecke auf .
Klicken Sie auf die Registerkarte .
Klicken Sie auf das Kontrollkästchen neben , um die automatische Speicherfunktion zu aktivieren.
Wählen Sie unter die gewünschten Optionen aus, einschließlich:
Wählen Sie das gewünschte aus, entweder oder .
Ihr Administrator kann die HTML-Formatoption ausschalten.
Wählen Sie unter die gewünschten Optionen aus.
Klicken Sie auf und anschließend auf .
Mit dem Befehl "Weiterleiten" senden Sie empfangene Nachrichten an andere Benutzer. Weitergeleitete Nachrichten werden als Anlage zu einer Mail-Nachricht gesendet. Die Mail-Nachricht enthält Ihren Namen und gegebenenfalls weitere Kommentare.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht, die Sie weiterleiten möchten.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf .
Fügen Sie die Namen der Benutzer hinzu, an die die Nachricht weitergeleitet werden soll.
(Optional) Geben Sie eine Mitteilung ein.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf .
Wenn Sie einen Termin, einen Job oder eine Notiz nicht akzeptieren können, können Sie die Nachricht auch delegieren, anstatt sie weiterzuleiten. Wenn Sie eine Nachricht delegieren, erscheint im Eigenschaftenfenster der Nachricht der Status "Delegiert", damit der Sender darüber informiert ist, dass Sie die Zuständigkeit für die betreffende Nachricht an eine andere Person übertragen haben.