15.3 Organisieren von Dokumenten
Die Dokumentverweise werden im Dokumentordner abgelegt und können dort schnell ermittelt werden. Der Ordner "Dokumente" kann nur Dokumente enthalten. Wenn ein GroupWise-Client, der älter ist als Version 5.5, Daten eines anderen Typs in diesem Ordner ablegt (z. B. aus einer älteren Version von GroupWise Remote), werden die Daten gelöscht.
Jeder von Ihnen erstellte oder geöffnete Dokumentverweis wird dem Dokumentordner hinzugefügt. Zusätzlich können Sie festlegen, dass auch die von Ihnen angezeigten oder importierten Dokumentverweise hinzugefügt werden. Sie können ferner festlegen, dass dem Ordner "Dokumente" durch keine dieser Aktionen Dokumentverweise hinzugefügt werden.
Der Ordner "Dokumente" enthält standardmäßig die letzten 20 Dokumentverweise. Sie können diesen Wert auf 0 bis 5.000 Dokumentverweise setzen. Sobald die maximale Anzahl an Dokumentverweisen erreicht wurde, wird der älteste Dokumentverweis gelöscht. Sie können die Dokumentverweise auch manuell im Ordner "Dokumente" löschen. Das Löschen eines Dokumentverweises betrifft das Dokument selbst nicht.
Der Ordner "Dokumente" beinhaltet zwei Suchergebnisordner. Der Ordner "Autorisiert" enthält die Dokumentverweise für alle Dokumente, deren Autor Sie sind. Die Standardbibliothek enthält die Dokumentverweise für alle Dokumente, auf die Sie in der Standardbibliothek Zugriff haben. Die Ordner "Autorisiert" und "Standardbibliothek" können geändert werden. Entsprechend Ihrer Anforderungen können Sie andere Dokumentordner für die Suchergebnisse erstellen. Sie können beispielsweise einen Suchergebnisordner für eine bestimmte Bibliothek, einen Betreff, einen Autor oder Dokumenttyp erstellen.
15.3.1 Suchergebnisordner
Der Ordner "Dokumente" beinhaltet zwei Suchergebnisordner. Der Ordner "Autorisiert" enthält die Dokumentverweise für alle Dokumente, deren Autor Sie sind.
Abbildung 15-3 Layout "Mailbox"
Der Ordner "Standardbibliothek" enthält die Dokumentverweise für alle Dokumente, auf die Sie in der Standardbibliothek Zugriff haben. Die Ordner "Autorisiert" und "Standardbibliothek" können geändert werden. Entsprechend Ihrer Anforderungen können Sie andere Dokumentordner für die Suchergebnisse erstellen. Sie können beispielsweise einen Suchordner für eine bestimmte Bibliothek, einen Betreff, einen Autor oder Dokumenttyp erstellen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Speichern von Suchergebnissen.
15.3.2 Festlegen, wann Dokumentverweise zum Ordner "Dokumente" hinzugefügt werden
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Klicken Sie in der vollständigen Ordnerliste mit der rechten Maustaste auf den Ordner und klicken Sie dann auf .
Um auf die vollständige Ordnerliste zuzugreifen, klicken Sie auf die Dropdown-Liste für den Ordnerlisten-Kopftext über der Ordnerliste (möglicherweise wird "Online" oder "Caching" als aktueller Modus von GroupWise angezeigt) und klicken Sie anschließend auf .
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Klicken Sie auf das Register .
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Aktivieren Sie die gewünschten Kontrollkästchen, um festzulegen, durch welche Aktionen Dokumentverweise zum Ordner "Dokumente" hinzugefügt werden.
Standardmäßig sind die Aktionen und aktiviert. Bei dieser Auswahl werden für alle von Ihnen erstellten oder geöffneten Dokumente Dokumentverweise im Ordner "Dokumente" abgelegt. Wenn Sie aktivieren, werden für alle Dokumente, die Sie in der Vorschau (nicht in der Blitzvorschau) anzeigen, Dokumentverweise im Ordner "Dokumente" abgelegt.
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Klicken Sie auf .
15.3.3 Ändern der Höchstzahl von Verweisen im Ordner "Dokumente"
Wenn die Höchstzahl erreicht wurde, wird der älteste Dokumentverweis gelöscht, sobald ein neuer Dokumentverweis zum Ordner hinzugefügt wird.
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Klicken Sie in der vollständigen Ordnerliste mit der rechten Maustaste auf den Ordner und klicken Sie dann auf .
Um auf die vollständige Ordnerliste zuzugreifen, klicken Sie auf die Dropdown-Liste für den Ordnerlisten-Kopftext über der Ordnerliste (möglicherweise wird "Online" oder "Caching" als aktueller Modus von GroupWise angezeigt) und klicken Sie anschließend auf .
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Klicken Sie auf das Register .
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Geben Sie eine Zahl im Feld ein.
Die zulässige Höchstzahl beträgt 5000. Wenn keine Dokumentverweise im Ordner "Dokumente" abgelegt werden sollen, geben Sie 0 ein.
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Klicken Sie auf .