15.4 Importieren von Dokumenten in eine GroupWise-Bibliothek

Sie können Dokumente, die außerhalb von GroupWise erstellt wurden, in eine GroupWise-Bibliothek importieren.

15.4.1 Angeben von Dateien für den Import

Bei der Angabe der zu importierenden Dokumente können Sie einzelne Dateien markieren oder einen bzw. mehrere Ordner markieren und alle in diesen Ordnern enthaltenen Dokumente importieren. Dies erleichtert Ihnen den Import einer großen Anzahl von Dokumenten, da nicht jedes Dokument einzeln markiert werden muss.

Beim Import eines Ordners importiert GroupWise die in dem Ordner enthaltenen Dokumente. Der Ordner selbst oder die Ordnerstruktur wird jedoch nicht importiert. Die Ordner werden nicht importiert, da Dokumente in der GroupWise-Bibliothek nicht in einer Ordnerstruktur gespeichert werden. Ordner haben daher in der Bibliothek keine Bedeutung.

Wenn Sie die Dokumente in einen Ordner importieren, können Sie angeben, ob alle, einige oder keine der in den Teilordnern des Ordners enthaltenen Dokumente importiert werden sollen. Außerdem können Sie festlegen, welche Dateitypen importiert werden sollen, indem Sie die Dateinamenerweiterungen im Feld Dateinamenfilter eingeben.

15.4.2 Auswählen von Importverfahren

Standardmäßig führt GroupWise einen Blitzimport durch und kopiert die von Ihnen angegebenen Dokumente in Ihre Standardbibliothek. Wenn Sie genauer bestimmen möchten, auf welche Weise Ihre Dokumente importiert werden, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Blitzimport. Auf dies Weise können Sie einen benutzerdefinierten Import ausführen.

Bei einem benutzerdefinierten Import können Sie folgende Informationen festlegen:

  • Ob die Dokumente in die Bibliothek kopiert oder verschoben werden sollen.

  • Den Dateinamen und den Ablageort einer Protokolldatei zur Erfassung von Statusmeldungen und Importfehlern.

  • Die Bibliothek, in der Sie die Dokumente speichern möchten.

  • Ob Dokumentverweise in einem Ordner erstellt werden sollen. Falls Sie Dokumentverweise erstellen, können Sie angeben, in welchem Ordner in der Ordnerliste die Dokumentverweise gespeichert werden sollen.

  • Ob die Dokumenteigenschaften für jedes Dokument einzeln von Ihnen festgelegt werden sollen oder ob GroupWise die Dokumenteigenschaften anhand der Standardwerte erstellen soll.

  • Ob der aktuelle Dateiname als Bestandteil des Dokumentbetreffs verwendet werden soll.

15.4.3 Importieren von Dokumenten mit Blitzimport

  1. Klicken Sie auf Datei > Dokumente importieren.

    Dialogfeld "Zu importierende Dateien auswählen"

  2. Klicken Sie auf Dateien hinzufügen, markieren Sie die zu importierenden Dateien und klicken Sie auf OK. Wenn Sie mehrere Dateien zum Importieren markieren möchten, halten Sie die Strg-Taste gedrückt und klicken Sie nacheinander auf die zusätzlichen Dokumente.

    oder

    Klicken Sie auf Ges. Verzeichnis hinzufügen und wählen Sie anschließend die Ordner aus, die die zu importierenden Dokumente enthalten.

    Geben Sie eine Dateierweiterung wie *.doc oder *.wpd im Feld Dateinamenfilter ein, wenn Sie bestimmte Dateitypen aus den markierten Ordnern importieren möchten, und klicken Sie anschließend auf OK.

  3. Klicken Sie auf Weiter.

    Dialogfeld "Dokumentverweise erstellen"

  4. Falls GroupWise Dokumentverweise für jedes Dokument erstellen soll, klicken Sie auf Dokumente im Ordner anzeigen und anschließend auf den Ordner, in dem Sie die Dokumentverweise speichern möchten.

    oder

    Falls Sie keine Dokumentverweise erstellen möchten, klicken Sie auf Importieren, doch Dokumente nicht im Ordner anzeigen.

    Wenn Sie während des Imports keine Dokumentverweise erstellen, können Sie diese später erstellen, indem Sie auf Datei, auf Neu und anschließend auf·Dokumentverweis klicken.

  5. Klicken Sie auf Weiter.

  6. Klicken Sie auf Fertig, um den Import zu starten.

GroupWise kopiert die Dokumente in die angegebene Bibliothek.

Sie können ein Dokument auch importieren, indem Sie es von einem Fenster auf dem Desktop zu einem GroupWise-Ordner ziehen.

15.4.4 Importieren von Dokumenten mit benutzerdefiniertem Import

  1. Klicken Sie auf Datei > Dokumente importieren.

  2. Klicken Sie auf Dateien hinzufügen, markieren Sie die zu importierenden Dateien und klicken Sie auf OK. Wenn Sie mehrere Dateien zum Importieren markieren möchten, halten Sie die Strg-Taste gedrückt und klicken Sie nacheinander auf die zusätzlichen Dokumente.

    oder

    Klicken Sie auf Ges. Verzeichnis hinzufügen und markieren Sie den oder die zu importierenden Ordner.

    Geben Sie eine Dateierweiterung wie *.doc oder *.wpd im Feld Dateinamenfilter ein, wenn Sie bestimmte Dateitypen aus den markierten Ordnern importieren möchten, und klicken Sie anschließend auf OK.

  3. Vergewissern Sie sich, dass Blitzimport nicht ausgewählt ist.

  4. Klicken Sie auf Weiter.

    Dialogfeld "Importverfahren"

  5. Klicken Sie auf Die Dateien nach GroupWise kopieren, wenn Sie Kopien der Dateien in der Bibliothek ablegen und die Originaldateien am ursprünglichen Ablageort belassen möchten.

    oder

    Klicken Sie auf Dateien nach GroupWise verschieben, wenn Sie die Dateien in die Bibliothek verschieben und die Originaldateien aus dem ursprünglichen Ablageort löschen möchten.

  6. Wenn Sie etwaige Importfehler in einer Protokolldatei speichern möchten, klicken Sie auf Alle Status- und Fehlermeldungen in einer Protokolldatei aufzeichnen und geben Sie anschließend einen Dateinamen an.

  7. Klicken Sie auf Weiter.

    Dialogfeld "Bibliothek·auswählen"

  8. Klicken Sie auf die Bibliothek, in der Sie die Dokumente speichern möchten.

  9. Klicken Sie auf Weiter.

    Dialogfeld "Dokumentverweise erstellen"

  10. Falls GroupWise Dokumentverweise für jedes Dokument erstellen soll, klicken Sie auf Dokumente im Ordner anzeigen und anschließend auf den Ordner, in dem Sie die Verweise speichern möchten.

    oder

    Falls Sie keine Dokumentverweise erstellen möchten, klicken Sie auf Importieren, doch Dokumente nicht im Ordner anzeigen.

  11. Klicken Sie auf Weiter.

    Dialogfeld "Dokumenteigenschaftsoptionen festlegen"

  12. Wenn Sie Eigenschaften für jedes importierte Dokument festlegen möchten, klicken Sie auf Eigenschaften für jedes Dokument einzeln abfragen.

    oder

    Wenn Sie möchten, dass GroupWise die Eigenschaften auf der Basis der in den Dokumentoptionen festgelegten Standardeigenschaftenwerte erstellt, klicken Sie auf Eigenschaften unter Verwendung von Standardwerten festlegen.

  13. Wenn Sie nur für die aktuelle Importsitzung abweichende Standardwerte festlegen möchten, klicken Sie auf Standardwerte ändern und legen Sie die Werte fest. Klicken Sie anschließend auf OK.

  14. Klicken Sie auf Weiter.

  15. Klicken Sie auf Fertig, um den Import zu starten.