15.13 Speichern von Dokumenten

Die GroupWise-Bibliothek ist ein sicherer Standort zum Speichern Ihrer Dokumente. Wenn Sie ein Dokument für Benutzer freigeben müssen, die keinen Zugriff auf GroupWise haben, können Sie ein Kopie des Dokuments außerhalb der Bibliothek speichern.

15.13.1 Speichern von Nachrichten als Dokumente

Sie können beliebige Nachrichten in der Mailbox als Dokument in der Bibliothek speichern. Nachrichten werden im WordPerfect-Format mit der Erweiterung .doc gespeichert, damit sie auch in Word geöffnet werden können. Weitere Informationen finden Sie unter Speichern empfangener Email auf einem Datenträger oder in einer GroupWise-Bibliothek.

15.13.2 Speichern von inhaltlichen Änderungen an einem Dokument

Zum Speichern von inhaltlichen Änderungen an einem Dokument verwenden Sie die Funktion "Speichern" der dazugehörigen Anwendung.

Die Speicherfunktionen der verschiedenen Anwendungen funktionieren unterschiedlich, je nachdem, ob es sich um eine integrierte oder eine nicht integrierte Anwendung handelt.

Speichern von Dokumenten in nicht integrierten Anwendungen

Wenn Sie nicht-integrierte Anwendungen verwenden (alle Windows 3.1-Anwendungen und viele Windows 95-Anwendungen), können Sie das Dokument nicht von der Anwendung aus als neue Version speichern. Zum Erstellen einer neuen Version des Dokuments müssen Sie die neue Version in GroupWise erstellen, bevor Sie das Dokument in der Anwendung öffnen. Um sicherzustellen, dass die Änderungen in der Bibliothek gespeichert werden, benennen Sie das Dokument nicht um, wenn Sie von der Anwendung aus speichern.

Speichern von Dokumenten in integrierten Anwendungen

Wenn Sie eine integrierte Anwendung verwenden, kann GroupWise die Funktionen für das Dokument-Management in die Funktion "Speichern unter" der betreffenden Anwendung integrieren. Wenn Sie in einer solchen Anwendung den Befehl "Speichern unter" aufrufen, können Sie das Dokument unter anderem als neue Version in der GroupWise-Bibliothek speichern. Außerdem können Sie den GroupWise-Ordner wählen, in dem Sie das Dokument speichern möchten.

Speichern von Dokumenten außerhalb der GroupWise-Bibliothek

Wenn Sie Dokumente für Benutzer freigegeben möchten, die keinen Zugriff auf GroupWise haben, verwenden Sie die Option "Speichern unter", um eine Kopie des Dokuments außerhalb der Bibliothek zu erstellen. Wenn Sie die Option "Speichern unter" verwenden, werden Änderungen, die Sie am gespeicherten Dokument vorgenommen haben, nicht in der Bibliothek aktualisiert.

  1. Klicken Sie auf den Dokumentverweis in Ihrer Mailbox.

  2. Klicken Sie auf Datei > Speichern unter.

    Dialogfeld "Speichern"

  3. Geben Sie in das Textfeld Speichern unter einen Namen für das Dokument ein.

  4. Klicken Sie auf Durchsuchen und geben Sie den Pfad zu dem Verzeichnis an, in dem das Dokument gespeichert werden soll. Klicken Sie anschließend auf OK.

  5. Klicken Sie auf Speichern.