15.15 Verwalten von Dokumentgruppen

Mit dem Assistenten für Dokumentgruppenaktionen können Sie Dokumentgruppen effizient verwalten, ob Sie nun als Benutzer zwanzig Dokumente oder als Systemverwalter Tausende von Dokumenten verwalten.

15.15.1 Vorbereiten von Gruppenaktionen

Bevor Sie eine Aktion für eine Dokumentgruppe ausführen können, benötigen Sie entsprechende Rechte auf die Dokumente. Wenn Sie Verwaltungsrechte haben, sind Sie ein Bibliothekar und können somit Dokumentgruppenaktionen für alle Dokumente in der Bibliothek ausführen. Wenn Sie kein Bibliothekar sind, können Sie nur Dokumentgruppenaktionen für die Dokumente ausführen, auf die Sie entsprechende Rechte haben. In folgender Tabelle ist aufgeführt, welche Rechte Sie benötigen, um eine Operation auszuführen:

Dokumentoperation

Erforderliche Rechte

Verschieben

Sie benötigen Anzeige- und Löschrechte auf das Dokument, oder Sie sind Bibliothekar der entsprechenden Bibliothek. Ferner benötigen Sie Rechte zum Hinzufügen für die Zielbibliothek.

Kopieren

Sie benötigen Anzeigerechte auf das Dokument, oder Sie sind Bibliothekar der entsprechenden Bibliothek. Ferner benötigen Sie Rechte zum Hinzufügen für die Zielbibliothek.

Löschen

Sie benötigen Löschrechte auf das Dokument, oder Sie sind Bibliothekar der entsprechenden Bibliothek. Ferner benötigen Sie Löschrechte für die Bibliothek.

Freigeben

Sie benötigen Rechte zum Ändern der Sicherheit für das Dokument, oder Sie sind Bibliothekar der entsprechenden Bibliothek. Ferner benötigen Sie Änderungsrechte für die Bibliothek.

Dokumente einem neuen Autor zuordnen

Sie benötigen Rechte zum Bearbeiten und Ändern der Sicherheit für das Dokument, oder Sie sind Bibliothekar der entsprechenden Bibliothek.

Dokumenteigenschaften ändern

Sie benötigen Bearbeitungsrechte für das Dokument, oder Sie sind Bibliothekar der entsprechenden Bibliothek. Ferner benötigen Sie Änderungsrechte für die Bibliothek.

15.15.2 Auswählen von Dokumenten für die Gruppenaktion

Bevor Sie mit der Gruppenaktion beginnen, müssen Sie die gewünschten Dokumente angeben.

Zum Auswählen von Dokumenten gibt es vier Methoden:

  • Sie können die Dokumente im Dialogfeld "Suchen/Erweiterte Suche" im Assistenten für Dokumentgruppenaktionen auswählen.

  • Sie können die Dokumente im Dialogfeld "Suchen anhand Beispiel" im Assistenten für Dokumentgruppenaktionen auswählen.

  • Sie können die Dokumente in einem Ordner oder Ihrer Mailbox markieren, bevor Sie den Assistenten für Dokumentgruppenaktionen öffnen.

  • Sie können den Namen einer Datei auf der Festplatte angeben, die eine Liste mit Dokument-IDs enthält.

Vorschau zu den Ergebnissen einer Dokumentgruppenaktion

Wenn Sie im Assistenten für Dokumentgruppenaktionen mit der Suchfunktion die Dokumente auswählen, die Sie verschieben, kopieren, löschen oder ändern möchten, können Sie auf die Schaltfläche Vorschau klicken (im letzten Dialogfeld des Assistenten). Dadurch wird basierend auf den in der Suche angegebenen Kriterien eine Liste der Dokumente angezeigt, die verschoben, kopiert, gelöscht oder geändert werden sollen. Dies ermöglicht die Überprüfung der Suchkriterien anhand der Suchergebnisse. Wenn diese nicht befriedigend sind, kehren Sie zum Assistenten zurück, und ändern Sie die Suchkriterien, um die Auswahl der für die Operation vorgesehenen Dokumente zu erweitern oder einzugrenzen.

Benachrichtigen des Autors bei·Änderungen nach der Durchführung von Dokumentgruppenaktionen

Wenn Sie den Autor oder die Freigaberechte eines Dokuments ändern, erhält der ursprüngliche Autor des Dokuments eine Mail-Nachricht, die ihn von der Änderung unterrichtet.

Dokumentgruppenaktionen im Remote- oder Caching-Modus verwenden

WICHTIG:Der Assistent für Dokumentgruppenaktionen ist im Remote- oder Caching-Modus nicht verfügbar. Sie können dieselben Aktionen für einzelne Dokumente ausführen, während Sie in Ihrer Remote-/Caching-Mailbox sind, jedoch nicht für Dokumentgruppen.

15.15.3 Funktion als Bibliothekar

Der Systemverwalter kann Benutzern Verwaltungsrechte auf eine Bibliothek einräumen. Wenn Sie über Verwaltungsrechte verfügen, sind Sie ein Bibliothekar und können Dokumentgruppenaktionen (z. B. Dokumenteigenschaften ändern, Dokumente verschieben etc.) für alle Dokumente in der Bibliothek ausführen.

Wenn ein Bibliothekar eine Suche ausführt, wird im Dialogfeld "Suchen" eine weitere Option angezeigt: "Bibliothekarrechte anwenden". Ist diese Option aktiviert, kann der Bibliothekar auch Dokumente suchen, die von anderen Benutzern erstellt und möglicherweise nicht ausdrücklich für den Bibliothekar freigegeben wurden. Allerdings kann der Bibliothekar mit dieser Option keine Volltextsuche durchführen.

Der Bibliothekar kann alle Eigenschaften eines Dokuments anzeigen und ändern, beispielsweise Autor, Ersteller, Sicherheit, Betreff oder Dokumenttyp, jedoch kann er den Dokumentinhalt nicht einsehen. (Zum Anzeigen des Dokumentinhalts, benötigt der Bibliothekar Anzeigerechte auf die jeweilige Version des Dokuments.) Wenn der Bibliothekar den Autor oder die Freigaberechte eines Dokuments ändert, erhält der ursprüngliche Autor des Dokuments eine Mail-Nachricht, die ihn von der Änderung unterrichtet. Dadurch wird verhindert, dass der Bibliothekar nicht autorisierten Benutzern Zugriff auf ein Dokument gewährt.

Neben der Änderung der aufgeführten Eigenschaften kann der Bibliothekar folgende Aktionen für alle Dokumente in der Bibliothek ausführen:

  • Eine Dokumentgruppe aus der Bibliothek löschen.

  • Dokumente in eine andere Bibliothek verschieben oder kopieren.

  • Dokumenteigenschaften (Autor, Dokumenttyp, Betreff usw.) einer Dokumentgruppe in der Bibliothek ändern.

  • Freigaberechte für eine Dokumentgruppe in der Bibliothek ändern.

  • Den Status eines Dokuments zurücksetzen.

  • GroupWise-APIs von Drittanbietern zum Erstellen von Berichten für alle Dokumente in der Bibliothek verwenden.

Anzeigen von Dokumenteigenschaften im Remote- oder Caching-Modus

Der Bibliothekar kann alle Eigenschaften eines Dokuments im Remote- oder Caching-Modus anzeigen. Er kann im Remote- oder Caching-Modus jedoch nicht den Autor oder die Freigaberechte eines Dokuments ändern.

Bibliothekar und ältere Versionen von GroupWise

Wenn ein Bibliothekar mit einer älteren Version des GroupWise-Client (z. B. GroupWise 5.1 oder 5.2) auf eine Bibliothek zugreift, hat er keinen Bibliothekarzugriff auf Dokumente, da es in früheren Versionen von GroupWise keine Verwalterrechte und keine Bibliothekare gab.

15.15.4 Kopieren von Dokumentgruppen

Sie können Gruppen von Dokumenten kopieren, indem Sie den Assistenten für Dokumentgruppenaktionen verwenden. Zum Kopieren einer Dokumentgruppe müssen Sie Anzeigerechte auf jedes Dokument besitzen oder ein Bibliothekar der Bibliothek sein. Ferner benötigen Sie Rechte zum Hinzufügen für die Bibliothek, in die Sie die Dokumente kopieren möchten.

Wenn Sie eine Dokumentgruppe kopieren, werden alle Versionen des Dokuments kopiert. In der Zielbibliothek erhält jede Kopie des Dokuments eine neue Dokumentnummer, aber das Dokument behält die Versionsnummer aus der Ursprungsbibliothek bei. Wenn beispielsweise für das Dokument Nr. 458 eine Version 1, 2 und 5 in der Bibliothek "Marketing" abgelegt ist und Sie das Dokument in die Bibliothek "Vertrieb" kopieren, erhält es die nächste freie Dokumentnummer (beispielsweise 459) in der Bibliothek "Vertrieb". Auch dort gibt es anschließend die Versionen 1, 2 und 5 des Dokuments. GroupWise kopiert alle Dokumenteigenschaften (einschließlich der Dokumentaktivität und der benutzerdefinierten Felder) in die Zielbibliothek und speichert sie mit dem Dokument. Die benutzerdefinierten Felder werden nicht in den Dokumenteigenschaften angezeigt, wenn die Zielbibliothek die Felder nicht enthält. Beim Kopieren von Dokumenten werden die Dokumentverweise nicht aktualisiert.

Kopieren einer Dokumentgruppe, die mit der Option "Suchen anhand Beispiel" ausgewählt wurde

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Dokumentgruppenaktionen.

    Dialogfeld "Dokumentgruppenaktionen"

  2. Klicken Sie im Gruppenfeld Operation auf Kopieren.

  3. Klicken Sie im Gruppenfeld Auswahlverfahren auf "Suchen anhand Beispiel" zur Auswahl von Dokumenten verwenden und anschließend auf Weiter.

    Dialogfeld "Suchen anhand Beispiel"

  4. Klicken Sie in der Dropdown-Liste Bibliothek auf die Bibliothek, die Sie durchsuchen möchten.

  5. Geben Sie die gesuchten Informationen in die einzelnen Felder ein.

  6. Klicken Sie auf Weiter.

  7. Wählen Sie im Listenfeld Zielbibliothek auswählen die gewünschte Zielbibliothek aus und klicken Sie anschließend auf Weiter.

    Dialogfeld "Bibliothek·auswählen"

  8. Klicken Sie auf "Vorschau", um ein Beispiel der Dokumente anzuzeigen, die anhand der von Ihnen angegebenen Suchkriterien kopiert werden.

    Sie können im Dialogfeld "Suchergebnisse" jederzeit auf Schließen klicken, um die Vorschau zu beenden.

  9. Legen Sie das Verzeichnis fest, in dem Sie die Protokolldatei speichern möchten.

    Sie können auf Protokolldatei erstellen, ohne die Operation durchzuführen klicken, um das Ergebnis der Verschiebung anzuzeigen, ohne die Dokumente tatsächlich zu kopieren.

    Als Bibliothekar der Zielbibliothek stehen Ihnen auf der Seite "Protokoll" unter "Dokumentgruppenaktionen" zwei zusätzliche Optionen zur Verfügung. Mithilfe von "Dokumenteigenschaftsfelder bestätigen" können Sie festlegen, ob die Eigenschaftsfelder des zu kopierenden oder zu verschiebenden Dokuments bestätigt werden sollen. Mithilfe von Erstellen oder Aktualisieren von Dokumenten mit Bestätigungsfehlern zulassen können Sie Bestätigungsfehler umgehen.

  10. Klicken Sie auf Fertig stellen, um die Dokumente zu kopieren.

Kopieren einer Gruppe von ausgewählten Dokumenten

  1. Wählen Sie in Ihrer Mailbox oder Ihren Ordnern die Dokumentverweise für die zu kopierenden Dokumente aus.

  2. Klicken Sie auf Werkzeuge > Dokumentgruppenaktionen.

  3. Klicken Sie im Gruppenfeld Operation auf Kopieren.

  4. Klicken Sie im Gruppenfeld Auswahlverfahren auf Zurzeit hervorgehobene Dokumente verwenden und anschließend auf Weiter.

  5. Klicken Sie im Listenfeld Zielbibliothek auswählen auf die gewünschte Zielbibliothek und klicken Sie anschließend auf Weiter.

  6. Legen Sie das Verzeichnis fest, in dem Sie die Protokolldatei speichern möchten.

    Sie können auf Protokolldatei erstellen, ohne die Operation durchzuführen klicken, um das Ergebnis des Kopiervorgangs anzuzeigen, ohne die Dokumente tatsächlich zu kopieren.

    Als Bibliothekar der Zielbibliothek stehen Ihnen auf der Seite "Protokoll" unter "Dokumentgruppenaktionen" zwei zusätzliche Optionen zur Verfügung. Mithilfe von "Dokumenteigenschaftsfelder bestätigen" können Sie festlegen, ob die Eigenschaftsfelder des zu kopierenden Dokuments bestätigt werden sollen. Mithilfe von "Erstellen oder Aktualisieren von Dokumenten mit Bestätigungsfehlern zulassen" können Sie Bestätigungsfehler umgehen.

  7. Klicken Sie auf Fertig stellen, um die Dokumente zu kopieren.

Kopieren einer Dokumentgruppe, die in einer Datei aufgeführt wird

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Dokumentgruppenaktionen.

  2. Klicken Sie im Gruppenfeld Operation auf Kopieren.

  3. Klicken Sie im Gruppenfeld Auswahlverfahren auf In einer Datei aufgeführte Dokumente verwenden.

  4. Geben Sie den Namen der Datei an, die eine Liste der zu kopierenden Dokumente enthält. Klicken Sie anschließend auf Weiter.

    Sie können eine beliebige Textdatei (ASCII oder ANSI) als Quelldatei für eine Kopieraktion angeben, wenn die Datei eine Liste mit Dokument-IDs enthält. Achten Sie bei der Erstellung der Datei darauf, dass die Dokument-ID am Anfang der Zeile steht und nur eine Dokument-ID pro Zeile aufgeführt wird.

    Wenn es sich bei der angegebenen Datei um die Protokolldatei einer vorherigen Kopieraktion handelt, können Sie auf Nur Fehler verarbeiten klicken. GroupWise verarbeitet dann nur die Dokumente, die bei der vorangehenden Sitzung Fehler verursacht haben.

  5. Klicken Sie im Listenfeld Zielbibliothek auswählen auf die gewünschte Zielbibliothek und klicken Sie anschließend auf Weiter.

  6. Legen Sie das Verzeichnis fest, in dem Sie die Protokolldatei speichern möchten.

    Sie können auf Protokolldatei erstellen, ohne die Operation durchzuführen klicken, um das Ergebnis des Kopiervorgangs anzuzeigen, ohne die Dokumente tatsächlich zu kopieren.

    Als Bibliothekar der Zielbibliothek stehen Ihnen auf der Seite "Protokoll" unter "Dokumentgruppenaktionen" zwei zusätzliche Optionen zur Verfügung. Mithilfe von "Dokumenteigenschaftsfelder bestätigen" können Sie festlegen, ob die Eigenschaftsfelder des zu kopierenden Dokuments bestätigt werden sollen. > Mithilfe von "Erstellen oder Aktualisieren von Dokumenten mit Bestätigungsfehlern zulassen" können Sie Bestätigungsfehler umgehen.

  7. Klicken Sie auf Fertig stellen, um die Dokumente zu kopieren.

15.15.5 Verschieben von Dokumentgruppen

Sie können eine Dokumentgruppe in eine andere Bibliothek verschieben, indem Sie den Assistenten für Dokumentgruppenaktionen einsetzen. Zum Verschieben einer Dokumentgruppe müssen Sie Anzeige- und Löschrechte für jedes zu verschiebende Dokument besitzen oder ein Bibliothekar der ausgewählten Bibliothek sein. Ferner benötigen Sie Rechte zum Hinzufügen für die Zielbibliothek.

Die Dokumente, die Sie für die Operation auswählen, können auf mehreren Bibliotheken auf verschiedenen Post-Offices gespeichert sein. GroupWise verschiebt alle Versionen der ausgewählten Dokumente und alle Dokumenteigenschaften, einschließlich der Dokumentaktivität und der benutzerdefinierten Felder. Wenn die Zielbibliothek die benutzerdefinierten Felder, die in der Ursprungsbibliothek vorhanden sind, nicht enthält, verschiebt GroupWise die Werte der benutzerdefinierten Felder und speichert sie mit dem Dokument in der neuen Bibliothek.

Autor und Benutzer auf verschobene Dokumente hinweisen

Wenn der Vorgang abgeschlossen ist, sendet GroupWise eine Nachricht an Sie, in der eine Liste aller verschobenen Dokumente enthalten ist. Ferner sendet GroupWise an den Autor jedes verschobenen Dokuments eine Nachricht, in der auf den neuen Ablageort des Dokuments hingewiesen wird. Wenn der Benutzer Autor mehrerer verschobener Dokumente ist, enthält die Nachricht eine Liste mit allen seinen verschobenen Dokumenten und den neuen Ablageort dieser Dokumente. Andere Benutzer, die nicht Autor des Dokuments sind, werden nicht benachrichtigt.

GroupWise aktualisiert am Ende des Vorgangs die Dokumentverweise auf verschobene Dokumente automatisch. Wenn aber ein Dokumentverweis einer Mail-Nachricht beigefügt wurde, aktualisiert GroupWise den Verweis nicht. Wenn ein Benutzer auf den beigefügten Dokumentverweis klickt, wird die Meldung angezeigt, dass das Dokument verschoben und der neue Ablageort angegeben wurde.

Verschieben einer Dokumentgruppe, die mit der Option "Suchen anhand Beispiel" ausgewählt wurde

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Dokumentgruppenaktionen.

  2. Klicken Sie im Gruppenfeld Operation auf Verschieben.

    Dialogfeld "Dokumentgruppenaktionen"

  3. Klicken Sie im Gruppenfeld Auswahlverfahren auf "Suchen anhand Beispiel" zur Auswahl von Dokumenten verwenden und anschließend auf Weiter.

    Dialogfeld "Suchen anhand Beispiel"

  4. Klicken Sie in der Dropdown-Liste Bibliothek auf die Bibliothek, die Sie durchsuchen möchten.

  5. Geben Sie die gesuchten Informationen in die einzelnen Felder ein.

  6. Klicken Sie auf Weiter.

  7. Klicken Sie im Listenfeld Zielbibliothek auswählen auf die gewünschte Zielbibliothek und klicken Sie anschließend auf Weiter.

  8. Klicken Sie auf Vorschau, um ein Beispiel der Dokumente anzuzeigen, die anhand der von Ihnen angegebenen Suchkriterien verschoben werden.

    Sie können im Dialogfeld "Suchergebnisse" jederzeit auf Schließen klicken, um die Vorschau zu beenden.

  9. Legen Sie das Verzeichnis fest, in dem Sie die Protokolldatei speichern möchten.

    Sie können auf Protokolldatei erstellen, ohne die Operation durchzuführen klicken, um das Ergebnis des Verschiebens anzuzeigen, ohne die Dokumente tatsächlich zu verschieben.

    Als Bibliothekar der Zielbibliothek stehen Ihnen auf der Seite "Protokoll" unter "Dokumentgruppenaktionen" zwei zusätzliche Optionen zur Verfügung. Mithilfe von "Dokumenteigenschaftsfelder bestätigen" können Sie festlegen, ob die Eigenschaftsfelder des zu kopierenden Dokuments bestätigt werden sollen. > Mithilfe von "Erstellen oder Aktualisieren von Dokumenten mit Bestätigungsfehlern zulassen" können Sie Bestätigungsfehler umgehen.

  10. Klicken Sie auf Fertig stellen, um die Dokumente zu verschieben.

Verschieben einer Gruppe von ausgewählten Dokumenten

  1. Klicken Sie in Ihrer Mailbox oder Ihren Ordnern auf die Dokumentverweise für die zu verschiebenden Dokumente.

  2. Klicken Sie auf Werkzeuge > Dokumentgruppenaktionen.

  3. Klicken Sie im Gruppenfeld Operation auf Verschieben.

  4. Klicken Sie im Gruppenfeld Auswahlverfahren auf Zurzeit hervorgehobene Dokumente verwenden und anschließend auf Weiter.

  5. Klicken Sie im Listenfeld Zielbibliothek auswählen auf die gewünschte Zielbibliothek und klicken Sie anschließend auf Weiter.

  6. Legen Sie das Verzeichnis fest, in dem Sie die Protokolldatei speichern möchten.

    Sie können auf Protokolldatei erstellen, ohne die Operation durchzuführen klicken, um das Ergebnis des Verschiebens anzuzeigen, ohne die Dokumente tatsächlich zu verschieben.

    Als Bibliothekar der Zielbibliothek stehen Ihnen auf der Seite "Protokoll" unter "Dokumentgruppenaktionen" zwei zusätzliche Optionen zur Verfügung. Mithilfe von "Dokumenteigenschaftsfelder bestätigen" können Sie festlegen, ob die Eigenschaftsfelder des zu kopierenden Dokuments bestätigt werden sollen. > Mithilfe von "Erstellen oder Aktualisieren von Dokumenten mit Bestätigungsfehlern zulassen" können Sie Bestätigungsfehler umgehen.

  7. Klicken Sie auf Fertig stellen, um die Dokumente zu verschieben.

Verschieben einer Gruppe von Dokumenten in eine Datei

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Dokumentgruppenaktionen.

  2. Klicken Sie im Gruppenfeld Operation auf Verschieben.

  3. Klicken Sie im Gruppenfeld Auswahlverfahren auf In einer Datei aufgeführte Dokumente verwenden.

  4. Geben Sie den Namen der Datei an, die die Liste der zu verschiebenden Dokumente enthält. Klicken Sie anschließend auf Weiter.

    Sie können eine beliebige Textdatei (ASCII oder ANSI) als Quelldatei für eine Aktion zum Verschieben von Dokumenten angeben, wenn die Datei eine Liste mit Dokument-IDs enthält. Achten Sie bei der Erstellung der Datei darauf, dass die Dokument-ID am Anfang der Zeile steht und nur eine Dokument-ID pro Zeile aufgeführt wird.

    Wenn es sich bei der angegebenen Datei um die Protokolldatei einer vorherigen Verschiebung handelt, können Sie auf Nur Fehler verarbeiten klicken. GroupWise verarbeitet dann nur die Dokumente, die bei der vorangehenden Sitzung Fehler verursacht haben.

  5. Klicken Sie im Listenfeld Zielbibliothek auswählen auf die gewünschte Zielbibliothek und klicken Sie anschließend auf Weiter.

  6. Legen Sie das Verzeichnis fest, in dem Sie die Protokolldatei speichern möchten.

    Sie können auf Protokolldatei erstellen, ohne die Operation durchzuführen klicken, um das Ergebnis des Verschiebens anzuzeigen, ohne die Dokumente tatsächlich zu verschieben.

    Als Bibliothekar der Zielbibliothek stehen Ihnen auf der Seite "Protokoll" unter "Dokumentgruppenaktionen" zwei zusätzliche Optionen zur Verfügung. Mithilfe von "Dokumenteigenschaftsfelder bestätigen" können Sie festlegen, ob die Eigenschaftsfelder des zu kopierenden Dokuments bestätigt werden sollen. > Mithilfe von "Erstellen oder Aktualisieren von Dokumenten mit Bestätigungsfehlern zulassen" können Sie Bestätigungsfehler umgehen.

  7. Klicken Sie auf Fertig stellen, um die Dokumente zu verschieben.

15.15.6 Ändern von Eigenschaften einer Dokumentgruppe

Bei der Verwaltung von GroupWise-Dokumenten müssen Sie häufig die Eigenschaften mehrerer Dokumente gleichzeitig ändern. Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter die Firma verlässt, müssen Sie alle seine Dokumente einem anderen Mitarbeiter zuweisen. Wenn ein neuer Mitarbeiter eingestellt wird, geben Sie ihm in der Regel Zugriff auf verschiedene Dokumente. Diese Arten von Aufgaben (Neuzuweisung von Dokumenten, Ändern der Freigaberechte usw.) können Sie mit der Option "Eigenschaften ändern" im Assistenten für Dokumentgruppenaktionen effizient erledigen.

Sie können Betreff, Autor oder Dokumenttyp für eine Dokumentgruppe ändern. Ferner können Sie den Wert jedes benutzerdefinierten Feldes ändern, das in der Bibliothek definiert ist. Die Felder, die Sie ändern können, variieren je nach Ablageort der Dokumente, die Sie für die Operation ausgewählt haben. Wenn sich alle von Ihnen ausgewählten Dokumente in derselben Bibliothek befinden, können Sie sowohl Änderungen an Systemfeldern (Betreff, Autor und Dokumenttyp) als auch an benutzerdefinierten Feldern vornehmen. Wenn sich die ausgewählten Dokumente in verschiedenen Bibliotheken befinden, können Sie nur die Systemfelder ändern. Diese Beschränkung ist erforderlich, da die von Ihnen ausgewählten Bibliotheken möglicherweise nicht dieselben benutzerdefinierten Felder enthalten.

Ändern von Eigenschaften einer Gruppe von Dokumenten, die mit "Suchen anhand Beispiel" ausgewählt wurden

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Dokumentgruppenaktionen.

  2. Klicken Sie im Gruppenfeld Operation auf Eigenschaften ändern.

    Dialogfeld "Dokumentgruppenaktionen"

  3. Klicken Sie im Gruppenfeld Auswahlverfahren auf "Suchen anhand Beispiel" zur Auswahl von Dokumenten verwenden und anschließend auf Weiter.

    Dialogfeld "Suchen anhand Beispiel"

  4. Klicken Sie in der Dropdown-Liste Bibliothek auf die Bibliothek, die Sie durchsuchen möchten.

  5. Geben Sie die gesuchten Informationen in die einzelnen Felder ein.

  6. Klicken Sie auf Weiter.

    Dialogfeld "Dokument"

  7. Geben Sie neue Werte für die Dokumenteigenschaften ein und klicken Sie anschließend auf Weiter.

  8. Klicken Sie auf Vorschau, um ein Beispiel der Dokumente anzuzeigen, die anhand der von Ihnen angegebenen Suchkriterien geändert werden.

    Sie können im Dialogfeld "Suchergebnisse" jederzeit auf Schließen klicken, um die Vorschau zu beenden.

  9. Legen Sie das Verzeichnis fest, in dem Sie die Protokolldatei speichern möchten.

    Sie können auf Protokolldatei erstellen, ohne die Operation durchzuführen klicken, um das Ergebnis des Vorgangs anzuzeigen, ohne die Dokumente tatsächlich zu ändern.

    Als Bibliothekar der Zielbibliothek stehen Ihnen auf der Seite "Protokoll" unter "Dokumentgruppenaktionen" zwei zusätzliche Optionen zur Verfügung. Mithilfe von "Dokumenteigenschaftsfelder bestätigen" können Sie festlegen, ob die Eigenschaftsfelder des zu kopierenden Dokuments bestätigt werden sollen. > Mithilfe von "Erstellen oder Aktualisieren von Dokumenten mit Bestätigungsfehlern zulassen" können Sie Bestätigungsfehler umgehen.

  10. Klicken Sie auf Fertig stellen, um die Dokumenteigenschaften zu ändern.

Ändern von Eigenschaften für ausgewählte Dokumente

  1. Klicken Sie in Ihrer Mailbox oder Ihren Ordnern auf die Dokumentverweise für die Dokumente, deren Eigenschaften Sie bearbeiten möchten.

  2. Klicken Sie auf Werkzeuge > Dokumentgruppenaktionen.

  3. Klicken Sie im Gruppenfeld Operation auf Eigenschaften ändern.

  4. Klicken Sie im Gruppenfeld Auswahlverfahren auf Zurzeit hervorgehobene Dokumente verwenden und anschließend auf Weiter.

  5. Geben Sie neue Werte in die Felder für Dokumenteigenschaften ein und klicken Sie anschließend auf Weiter.

  6. Klicken Sie auf Vorschau, um ein Beispiel der Dokumente anzuzeigen, die anhand der von Ihnen angegebenen Suchkriterien geändert werden.

    Sie können im Dialogfeld "Suchergebnisse" jederzeit auf Schließen klicken, um die Vorschau zu beenden.

  7. Legen Sie das Verzeichnis fest, in dem Sie die Protokolldatei speichern möchten.

    Sie können auf Protokolldatei erstellen, ohne die Operation durchzuführen klicken, um das Ergebnis des Vorgangs anzuzeigen, ohne die Dokumente tatsächlich zu ändern.

    Als Bibliothekar der Zielbibliothek stehen Ihnen auf der Seite "Protokoll" unter "Dokumentgruppenaktionen" zwei zusätzliche Optionen zur Verfügung. Mithilfe von "Dokumenteigenschaftsfelder bestätigen" können Sie festlegen, ob die Eigenschaftsfelder des zu kopierenden Dokuments bestätigt werden sollen. > Mithilfe von "Erstellen oder Aktualisieren von Dokumenten mit Bestätigungsfehlern zulassen" können Sie Bestätigungsfehler umgehen.

  8. Klicken Sie auf Fertig stellen, um Dokumenteigenschaften zu ändern.

Ändern von Eigenschaften einer Dokumentgruppe in einer Datei

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Dokumentgruppenaktionen.

  2. Klicken Sie im Gruppenfeld Operation auf Eigenschaften ändern.

  3. Klicken Sie im Gruppenfeld Auswahlverfahren auf In einer Datei aufgeführte Dokumente verwenden.

  4. Geben Sie den Namen der Datei mit der Liste der Dokumente an, für die Sie die Eigenschaften ändern möchten. Klicken Sie anschließend auf Weiter.

    Sie können eine beliebige Textdatei (ASCII oder ANSI) als Quelldatei für die Änderung von Eigenschaften angeben. Die Datei muss lediglich eine Liste von Dokument-IDs enthalten. Achten Sie bei der Erstellung der Datei darauf, dass die Dokument-ID am Anfang der Zeile steht und nur eine Dokument-ID pro Zeile aufgeführt wird.

    Wenn es sich bei der angegebenen Datei um die Protokolldatei einer vorherigen Sitzung handelt, können Sie auf Nur Fehler verarbeiten klicken. GroupWise verarbeitet dann nur die Dokumente, die bei dieser Sitzung Fehler verursacht haben.

  5. Geben Sie neue Werte in die Felder für Dokumenteigenschaften ein und klicken Sie anschließend auf Weiter.

  6. Klicken Sie auf Vorschau, um ein Beispiel der Dokumente anzuzeigen, die anhand der von Ihnen angegebenen Suchkriterien geändert werden.

    Sie können im Dialogfeld "Suchergebnisse" jederzeit auf Schließen klicken, um die Vorschau zu beenden.

  7. Legen Sie das Verzeichnis fest, in dem Sie die Protokolldatei speichern möchten.

    Sie können auf Protokolldatei erstellen, ohne die Operation durchzuführen klicken, um das Ergebnis des Vorgangs anzuzeigen, ohne die Dokumente tatsächlich zu ändern.

    Als Bibliothekar der Zielbibliothek stehen Ihnen auf der Seite "Protokoll" unter "Dokumentgruppenaktionen" zwei zusätzliche Optionen zur Verfügung. Mithilfe von "Dokumenteigenschaftsfelder bestätigen" können Sie festlegen, ob die Eigenschaftsfelder des zu kopierenden Dokuments bestätigt werden sollen. > Mithilfe von "Erstellen oder Aktualisieren von Dokumenten mit Bestätigungsfehlern zulassen" können Sie Bestätigungsfehler umgehen.

  8. Klicken Sie auf Fertig stellen, um Dokumenteigenschaften zu ändern.

15.15.7 Ändern der Freigabe für eine Gruppe von Dokumenten

Sie können Benutzern den Zugriff auf eine Dokumentgruppe gewähren, den Zugriff ändern oder entfernen. Dazu haben Sie zwei Möglichkeiten: Sie können die Rechte eines Benutzers in der vorhandenen Freigabeliste für die Dokumentgruppe ändern. Sie können auch für jedes Dokument in der Gruppe eine neue Freigabeliste erstellen, die die vorhandene Freigabeliste ersetzt.

Ändern der vorhandenen Freigabeliste

Wenn Sie Markierten Dokumenten neue Benutzer und Rechte hinzufügen auswählen, können Sie die Rechte von Benutzern auf eine Dokumentgruppe hinzufügen, entfernen oder ändern, ohne die Rechte zu ändern, die Sie anderen Benutzern gewährt haben. Sie könnten beispielsweise einem neuen Mitarbeiter Rechte auf alle ihn betreffenden Dokumente in der Bibliothek gewähren. Der neue Mitarbeiter wird in die Freigabeliste für jedes Dokument der Gruppe aufgenommen, wobei die Rechte der anderen Mitarbeiter nicht geändert werden.

Wenn der Benutzer bereits Rechte auf bestimmte Dokumente in der Gruppe hat, ersetzen die Rechte, die Sie im Assistenten festlegen, aller vorher gewährten Rechte. Vorher gewährte Rechte werden dabei jedoch nicht eingeschränkt. Sie geben beispielsweise Herrn Neuhaus Anzeigerechte auf eine Dokumentgruppe, zu der auch Dokument A gehört. Herr Neuhaus verfügt bereits über Anzeige- und Bearbeitungsrechte auf Dokument A. In diesem Fall erhält er Anzeigerechte auf alle Dokumente in der Gruppe (auch auf Dokument A).

Ersetzen der vorhandenen Freigabeliste durch eine neue Freigabeliste

Wenn Sie Freigabeliste für ausgewählte Dokumente ersetzen auswählen, können Sie eine neue Freigabeliste für jedes der ausgewählten Dokumente erstellen. Diese neue Freigabeliste ersetzt die vorhandene Freigabeliste, wobei nur die Benutzer in der neuen Freigabeliste über Rechte auf die ausgewählten Dokumente verfügen.

Ändern der Freigaberechte einer Gruppe von Dokumenten, die mit "Suchen anhand Beispiel" ausgewählt wurden

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Dokumentgruppenaktionen.

  2. Klicken Sie im Gruppenfeld Operation auf Freigabe ändern.

    Dialogfeld "Dokumentgruppenaktionen"

  3. Klicken Sie im Gruppenfeld Auswahlverfahren auf "Suchen anhand Beispiel" zur Auswahl von Dokumenten verwenden und anschließend auf Weiter.

    Dialogfeld "Suchen anhand Beispiel"

  4. Klicken Sie in der Dropdown-Liste Bibliothek auf die Bibliothek, die Sie durchsuchen möchten.

  5. Geben Sie die gesuchten Informationen in die einzelnen Felder ein.

  6. Klicken Sie auf Weiter.

    Dialogfeld "Freigeben"

  7. Klicken Sie auf Markierten Dokumenten neue Benutzer und Rechte hinzufügen, um die Freigabelisten für jedes Dokument der Gruppe zu ändern.

    oder

    Klicken Sie auf Freigabelisten für markierte Dokumente ersetzen, um eine neue Freigabeliste zu erstellen, durch die die bereits vorhandene Freigabeliste der einzelnen Dokumente ersetzt wird.

  8. Geben Sie in das Textfeld Name den Benutzernamen ein, dessen Freigaberechte geändert werden sollen. Klicken Sie anschließend auf Benutzer hinzufügen.

  9. Klicken Sie in der Freigabeliste auf den Namen des Benutzers, dessen Freigaberechte geändert werden sollen.

  10. Klicken Sie im Gruppenfeld Rechte für alle Versionen auf die Rechte, die Sie dem Benutzer für die ausgewählte Dokumentgruppe zuweisen möchten.

  11. Wenn Sie Freigaberechte für bestimmte Versionen vergeben möchten, klicken Sie auf Versionsstufensicherheit, legen Sie die Rechte für die einzelnen Versionen fest und klicken Sie anschließend auf OK.

  12. Klicken Sie auf Weiter.

  13. Klicken Sie auf Vorschau, um ein Beispiel der Dokumente anzuzeigen, die anhand der von Ihnen angegebenen Suchkriterien geändert werden.

    Sie können im Dialogfeld "Suchergebnisse" jederzeit auf Schließen klicken, um die Vorschau zu beenden.

  14. Legen Sie das Verzeichnis fest, in dem Sie die Protokolldatei speichern möchten.

    Sie können auf Protokolldatei erstellen, ohne die Operation durchzuführen klicken, um das Ergebnis des Vorgangs anzuzeigen, ohne die Dokumente tatsächlich zu ändern.

  15. Klicken Sie auf Fertig stellen, um die Dokumentfreigabe zu ändern.

Ändern der Freigaberechte für ausgewählte Dokumente

  1. Klicken Sie in Ihrer Mailbox oder Ihren Ordnern auf die Dokumentverweise für die Dokumente, deren Freigaberechte Sie ändern möchten.

  2. Klicken Sie auf Werkzeuge > Dokumentgruppenaktionen.

  3. Klicken Sie im Gruppenfeld Operation auf Freigabe ändern.

  4. Klicken Sie im Gruppenfeld Auswahlverfahren auf Zurzeit hervorgehobene Dokumente verwenden und anschließend auf Weiter.

  5. Klicken Sie auf Markierten Dokumenten neue Benutzer und Rechte hinzufügen, um die Freigabelisten für jedes Dokument der Gruppe zu ändern.

    oder

    Klicken Sie auf Freigabelisten für markierte Dokumente ersetzen, um eine neue Freigabeliste zu erstellen, durch die die bereits vorhandene Freigabeliste der einzelnen Dokumente ersetzt wird.

  6. Geben Sie in das Textfeld Name den Benutzernamen ein, dessen Freigaberechte geändert werden sollen. Klicken Sie anschließend auf Benutzer hinzufügen.

  7. Klicken Sie in der Freigabeliste auf den Namen des Benutzers, dessen Freigaberechte geändert werden sollen.

  8. Klicken Sie im Gruppenfeld Rechte für alle Versionen auf die Rechte, die Sie dem Benutzer für die ausgewählte Dokumentgruppe zuweisen möchten.

  9. Wenn Sie Freigaberechte für bestimmte Versionen vergeben möchten, klicken Sie auf Versionsstufensicherheit, legen Sie die Rechte für die einzelnen Versionen fest und klicken Sie anschließend auf OK.

  10. Klicken Sie auf Weiter.

  11. Klicken Sie auf Vorschau, um ein Beispiel der Dokumente anzuzeigen, die anhand der von Ihnen angegebenen Suchkriterien geändert werden.

    Sie können im Dialogfeld "Suchergebnisse" jederzeit auf Schließen klicken, um die Vorschau zu beenden.

  12. Legen Sie das Verzeichnis fest, in dem Sie die Protokolldatei speichern möchten.

    Sie können auf Protokolldatei erstellen, ohne die Operation durchzuführen klicken, um das Ergebnis des Vorgangs anzuzeigen, ohne die Dokumente tatsächlich zu ändern.

  13. Klicken Sie auf Fertig stellen, um die Dokumentfreigabe zu ändern.

Ändern der Freigaberechte für Dokumente, die in einer Datei aufgeführt werden

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Dokumentgruppenaktionen.

  2. Klicken Sie im Gruppenfeld Operation auf Freigabe ändern.

  3. Klicken Sie im Gruppenfeld Auswahlverfahren auf In einer Datei aufgeführte Dokumente verwenden.

  4. Geben Sie den Namen der Datei mit der Liste der Dokumente an, für die Sie die Freigaberechte ändern möchten. Klicken Sie anschließend auf Weiter.

    Sie können eine beliebige Textdatei (ASCII oder ANSI) als Quelldatei für die Änderung von Freigaberechten angeben. Die Datei muss lediglich eine Liste von Dokument-IDs enthalten. Achten Sie bei der Erstellung der Datei darauf, dass die Dokument-ID am Anfang der Zeile steht und nur eine Dokument-ID pro Zeile aufgeführt wird.

    Wenn es sich bei der angegebenen Datei um die Protokolldatei eines vorherigen Vorgangs handelt, können Sie auf Nur Fehler verarbeiten klicken. GroupWise verarbeitet dann nur die Dokumente, die bei der vorangehenden Sitzung Fehler verursacht haben.

  5. Klicken Sie auf Markierten Dokumenten neue Benutzer und Rechte hinzufügen, um die Freigabelisten für jedes Dokument der Gruppe zu ändern.

    oder

    Klicken Sie auf Freigabelisten für markierte Dokumente ersetzen, um eine neue Freigabeliste zu erstellen, durch die die bereits vorhandene Freigabeliste der einzelnen Dokumente ersetzt wird.

  6. Geben Sie in das Textfeld Name den Benutzernamen ein, dessen Freigaberechte geändert werden sollen. Klicken Sie anschließend auf Benutzer hinzufügen.

  7. Klicken Sie in der Freigabeliste auf den Namen des Benutzers, dessen Freigaberechte geändert werden sollen.

  8. Klicken Sie im Gruppenfeld Rechte für alle Versionen auf die Rechte, die Sie dem Benutzer für die ausgewählte Dokumentgruppe zuweisen möchten.

  9. Wenn Sie Freigaberechte für bestimmte Versionen vergeben möchten, klicken Sie auf Versionsstufensicherheit, legen Sie die Rechte für die einzelnen Versionen fest und klicken Sie anschließend auf OK.

  10. Klicken Sie auf Weiter.

  11. Klicken Sie auf Vorschau, um ein Beispiel der Dokumente anzuzeigen, die anhand der von Ihnen angegebenen Suchkriterien geändert werden.

    Sie können im Dialogfeld "Suchergebnisse" jederzeit auf Schließen klicken, um die Vorschau zu beenden.

  12. Legen Sie das Verzeichnis fest, in dem Sie die Protokolldatei speichern möchten.

    Sie können auf Protokolldatei erstellen, ohne die Operation durchzuführen klicken, um das Ergebnis des Vorgangs anzuzeigen, ohne die Dokumente tatsächlich zu ändern.

  13. Klicken Sie auf Fertig stellen, um die Dokumentfreigabe zu ändern.

15.15.8 Löschen einer Dokumentgruppe

Sie können eine Gruppe von Dokumenten löschen, indem Sie den Assistenten für Dokumentgruppenaktionen einsetzen. Zum Löschen einer Dokumentgruppe müssen Sie Löschrechte für jedes Dokument besitzen oder ein Bibliothekar der Bibliothek sein. Ferner benötigen Sie Löschrechte für die Bibliothek, aus der Sie die Dokumente entfernen möchten.

Wenn Sie eine Dokumentgruppe löschen, werden alle Versionen des Dokuments gelöscht. Die Aktivitätsprotokolle der gelöschten Dokumente werden jedoch nicht entfernt. Dokumentverweise, die auf gelöschte Dokumente zeigen, werden nicht gelöscht. Wenn Sie auf einen Dokumentverweis zu einem gelöschten Dokument klicken, wird eine Nachricht angezeigt, die Sie darüber informiert, dass das Dokument gelöscht wurde.

Löschen einer Dokumentgruppe, die mit der Option "Suchen anhand Beispiel" ausgewählt wurde

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Dokumentgruppenaktionen.

  2. Klicken Sie im Gruppenfeld Operation auf Löschen.

    Dialogfeld "Dokumentgruppenaktionen"

  3. Klicken Sie im Gruppenfeld Auswahlverfahren auf "Suchen anhand Beispiel" zur Auswahl von Dokumenten verwenden und anschließend auf Weiter.

    Dialogfeld "Suchen anhand Beispiel"

  4. Klicken Sie in der Dropdown-Liste Bibliothek auf die Bibliothek, die Sie durchsuchen möchten.

  5. Geben Sie die gesuchten Informationen in die einzelnen Felder ein.

  6. Klicken Sie auf Weiter.

  7. Klicken Sie auf Vorschau, um ein Beispiel der Dokumente anzuzeigen, die anhand der von Ihnen angegebenen Suchkriterien gelöscht werden.

  8. Sie können im Dialogfeld "Suchergebnisse" jederzeit auf Schließen klicken, um die Vorschau zu beenden.

  9. Legen Sie das Verzeichnis fest, in dem Sie die Protokolldatei speichern möchten.

    Sie können auf Protokolldatei erstellen, ohne die Operation durchzuführen klicken, um das Ergebnis des Löschvorgangs anzuzeigen, ohne die Dokumente tatsächlich zu löschen.

  10. Klicken Sie auf Fertig stellen, um die Dokumente zu löschen.

Löschen einer Gruppe von ausgewählten Dokumenten

  1. Klicken Sie in Ihrer Mailbox oder Ihren Ordnern auf die Dokumentverweise für die zu löschenden Dokumente.

  2. Klicken Sie auf Werkzeuge > Dokumentgruppenaktionen.

  3. Klicken Sie im Gruppenfeld Operation auf Löschen.

  4. Klicken Sie im Gruppenfeld Auswahlverfahren auf Zurzeit hervorgehobene Dokumente verwenden und anschließend auf Weiter.

  5. Legen Sie das Verzeichnis fest, in dem Sie die Protokolldatei speichern möchten.

    Sie können auf Protokolldatei erstellen, ohne die Operation durchzuführen klicken, um das Ergebnis des Löschvorgangs anzuzeigen, ohne die Dokumente tatsächlich zu löschen.

  6. Klicken Sie auf Fertig stellen, um die Dokumente zu löschen.

Löschen einer Dokumentgruppe, die in einer Datei aufgeführt wird

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Dokumentgruppenaktionen.

  2. Klicken Sie im Gruppenfeld Operation auf Löschen.

  3. Klicken Sie im Gruppenfeld Auswahlverfahren auf In einer Datei aufgeführte Dokumente verwenden.

  4. Geben Sie den Namen der Datei an, die die Liste der zu löschenden Dokumente enthält. Klicken Sie anschließend auf Weiter.

    Wenn es sich bei der angegebenen Datei um die Protokolldatei eines vorherigen Löschvorgangs handelt, können Sie auf Nur Fehler verarbeiten klicken. GroupWise verarbeitet dann nur die Dokumente, die bei der vorangehenden Sitzung Fehler verursacht haben.

  5. Legen Sie das Verzeichnis fest, in dem Sie die Protokolldatei speichern möchten.

  6. Sie können auf Protokolldatei erstellen, ohne die Operation durchzuführen klicken, um das Ergebnis des Löschvorgangs anzuzeigen, ohne die Dokumente tatsächlich zu löschen.

  7. Klicken Sie auf Fertig stellen, um die Dokumente zu löschen.