15.6 Veröffentlichen von Dokumenten mit WebPublisher im Web

WebPublisher ist Bestandteil von GroupWise WebAccess. GroupWise WebAccess bietet Benutzern die GroupWise-Funktionalität in Ihrem Web-Browser. Vergewissern Sie sich zunächst bei Ihrem Systemverwalter, ob WebAccess und WebPublisher zur Verfügung stehen, bevor Sie versuchen, Dokumente zu veröffentlichen.

15.6.1 Dokumente erstellen

Sie können Dokumente in über 250 Dokumentformaten erstellen, die WebPublisher anschließend in HTML konvertiert. Wenn Sie Änderungen an einem Dokument vornehmen, werden diese automatisch in die veröffentlichte Version übertragen.

GroupWise WebPublisher unterstützt die Veröffentlichung von Dokumenten in verschiedenen Sprachen, doch sollten die einzelnen Dokumente jeweils den Zeichensatz einer einzigen Sprache enthalten. So können Sie beispielsweise ein Dokument in Chinesisch und ein anderes in Hebräisch veröffentlichen. Ein Dokument hingegen, das sowohl chinesische als auch hebräische Zeichen enthält, kann nicht veröffentlicht werden.

15.6.2 Dokumente veröffentlichen

Zum Veröffentlichen eines Dokuments müssen Sie der Autor des Dokuments sein oder der Dokumentersteller muss Ihnen Rechte zum Ändern des Dokuments erteilen.

Ihr Systemverwalter kann·mindestens ein GroupWise WebPublisher-Benutzerkonto erstellen·und ihnen Rechte auf bestimmte Bibliotheken erteilen. Diese Benutzerkonten sind keinen Benutzern zugeordnet, sondern dienen als Benutzerkonten für WebPublisher. Sie können Ihre Dokumente in diesen Bibliotheken veröffentlichen, indem Sie sie für einen der angegebenen GroupWise WebPublisher-Benutzer freigeben und ihm Anzeigerechte einräumen.

Ihr Systemverwalter kann mehrere GroupWise WebPublisher-Sites für die Veröffentlichung konfigurieren. Beispielsweise kann er eine Internet-Site für die Veröffentlichung im World Wide Web und eine Intranet-Site für die Veröffentlichung im firmeneigenen Intranet konfigurieren. Informationen über verfügbare Sites für die Veröffentlichung erhalten Sie von Ihrem Systemverwalter.

Vergewissern Sie sich, ob Ihr Systemverwalter festgelegt hat, dass Dokumente, die für den allgemeinen Zugriff (für alle Benutzer, die auf die Bibliothek zugreifen können) freigegeben wurden, automatisch veröffentlicht werden. Falls dies der Fall ist, sollten Sie darauf achten, dass Dokumente, die Sie nicht veröffentlichen möchten, nicht für den allgemeinen Zugriff freigegeben sind.

Veröffentlichen von Dokumenten im Web

Bevor Sie ein Dokument im Web veröffentlichen, stellen Sie sicher, dass Sie sämtliche der folgenden Voraussetzungen erfüllen:

  • Vergewissern Sie sich zunächst bei Ihrem Systemverwalter, ob GroupWise WebAccess und WebPublisher zur Verfügung stehen, bevor Sie versuchen, Dokumente zu veröffentlichen.

  • Prüfen Sie, ob Sie der Autor des Dokuments sind oder der Dokumentersteller Ihnen Rechte zum Ändern des Dokuments erteilt hat.

  • Wenn Sie den GroupWise WebPublisher-Benutzernamen auf Ihrem System nicht kennen, wenden Sie sich an Ihren Systemverwalter.

    Wenn es mehrere GroupWise WebPublisher-Benutzernamen gibt, vergewissern Sie sich, dass Sie den korrekten Benutzernamen für den gewünschten Verwendungszweck angeben.

  1. Klicken Sie auf den Dokumentverweis für das Dokument, das veröffentlicht werden soll.

  2. Klicken Sie auf Datei > Eigenschaften und anschließend auf das Register Freigabe.

    Dialogfeld "Dokumenteigenschaften", Register "Freigabe"

  3. Klicken Sie auf Freigegeben für.

  4. Geben Sie den GroupWise WebPublisher-Benutzernamen im Feld Name ein, und klicken Sie anschließend auf Benutzer hinzufügen.

    Anzeigerechte für die offizielle Version werden diesem Benutzer automatisch erteilt.

  5. Klicken Sie auf OK.

Wenn Sie möchten, dass die Benutzer eine andere Version sehen, müssen Sie das Dokument und die Versionsnummer in der Dokument-URL angeben. Suchen Sie das Dokument, und kopieren Sie den vollständigen URL. Ändern Sie den Teil des URL, der sich aus den folgenden Informationen zusammensetzt: Bibliotheks-ID-Dokumentnummer-Version. Senden Sie die geänderte URL an andere Benutzer oder verwenden Sie sie zur Erstellung von Verknüpfungen mit Ihren Dokumenten auf einer separaten von Ihnen erstellten Webseite.

Jedes Dokument, das mithilfe von GroupWise WebPublisher veröffentlicht wird, muss zuerst indiziert werden, bevor es auf der Site für die Veröffentlichung angezeigt wird. Wenn Sie Ihr Dokument in GroupWise mithilfe der Suchfunktion suchen und das Dokument in der Bibliothek gefunden wurde, ist das Dokument bereits indiziert.

Rückgängigmachen der Veröffentlichung eines Dokuments im Web

  • Prüfen Sie, ob Sie der Autor des Dokuments sind oder der Dokumentersteller Ihnen Rechte zum Ändern des Dokuments erteilt hat.

  • Vergewissern Sie sich, dass Sie den GroupWise WebPublisher-Benutzernamen für die Site kennen, auf der die Veröffentlichung des Dokuments rückgängig gemacht werden soll.

  1. Klicken Sie auf den Dokumentverweis für das Dokument, dessen Veröffentlichung rückgängig gemacht werden soll.

  2. Klicken Sie auf Datei > Eigenschaften und anschließend auf das Register Freigabe.

  3. Klicken Sie auf den GroupWise WebPublisher-Benutzernamen in der Freigabeliste.

  4. Deaktivieren Sie Ansicht und klicken Sie anschließend auf OK.

Wenn Sie das Dokument außerdem vollständig löschen möchten, entfernen Sie das Dokument aus der Bibliothek.

15.6.3 Veröffentlichte Dokumente suchen und anzeigen

Web-Benutzer haben drei Möglichkeiten, die von Ihnen veröffentlichten Dokumente zu suchen und anzuzeigen:

  • Sie können auf die GroupWise WebPublisher-Site zugreifen und nach dem Dokument suchen. Hierfür müssen sie die IP-Adresse der GroupWise WebPublisher-Site, die Bibliothek, in der sich das Dokument befindet, und ein Schlüsselwort (z. B. den Titel) kennen. Fragen Sie Ihren Systemverwalter nach der IP-Adresse und den Bibliotheksnamen (die Bibliotheksnamen im GroupWise-System können sich von denen unterscheiden, die in WebPublisher angezeigt werden).

  • Sie können das Dokument suchen, die vollständige URL kopieren und sie an die betreffenden Benutzer senden.

  • Sie können eine eigene Webseite erstellen, die Verknüpfungen zu Ihren Dokumenten enthält, und diese URL an die Benutzer senden.

Jedes Dokument, das mithilfe von GroupWise WebPublisher veröffentlicht wird, muss zuerst indiziert werden, bevor es auf der Site für die Veröffentlichung angezeigt wird. Der Post-Office-Agent indiziert die Dokumente in vom Systemverwalter festgelegten Intervallen. Wenn Sie Ihr Dokument in GroupWise mithilfe der Suchfunktion suchen und das Dokument in der Bibliothek gefunden wurde, ist das Dokument bereits indiziert.