2.2 Verwenden von Kategorien zum Organisieren von Nachrichten

Kategorien bieten Ihnen eine Möglichkeit, Ihre Nachrichten zu organisieren. Sie können jeder Nachricht und sogar den Kontakten eine Kategorie zuweisen. Sie können Kategorien erstellen und hinzufügen sowie jeder Kategorie eine kennzeichnende Farbe zuordnen. Die Farben werden in der Nachrichtenliste und im Kalender angezeigt.

2.2.1 Erläuterung von Kategorien

Wenn Sie einer Nachricht eine Kategorie zuweisen, wird die Nachricht in der Farbe der Kategorie angezeigt. Mithilfe von Kategorien können Sie Nachrichten rasch·in Gruppen organisieren.

Die folgenden Abbildungen zeigen, wie Kategorien in der Nachrichtenliste und im Kalender angezeigt werden.

Abbildung 2-1 Mailbox, Nachrichten mit Kategorien

Abbildung 2-2 Kalender, Nachrichten mit Kategorien

Es stehen vier Standardkategorien ("Followup an", "Niedrige Priorität", "Persönlich" und "Dringend") zur Verfügung, die Sie Nachrichten sofort zuordnen können. Sie können diese Kategorien bearbeiten und löschen sowie neue Kategorien erstellen.

Wenn Sie einer von Ihnen gesendeten Nachricht eine der Standardkategorien zuordnen ("Zur Nachverfolgung", "Niedrige Priorität", "Persönlich" und "Dringend"), wird die Nachricht mit dieser zugeordneten Kategorie in der Mailbox des Empfängers abgelegt. Ordnen Sie einer von Ihnen gesendeten Nachricht eine von Ihnen erstellte Kategorie zu, wird die Nachricht ohne zugeordnete Kategorie in der Mailbox des Empfängers abgelegt.

Sie können einer Nachricht mehrere Kategorien zuweisen und angeben, welche Kategorie die primäre ist. Die Farbe der primären Kategorie wird zur Kennzeichnung der Nachricht verwendet.

Wenn Sie eine Nachricht beantworten, der eine Kategorie zugeordnet wurde, wird der Antwort die gleiche Kategorie zugeordnet.

2.2.2 Zuweisen von Kategorien zu Nachrichten

Rasches Zuweisen einer Kategorie

In einer beliebigen Nachrichtenliste:

  1. Klicken Sie auf das Nachrichtensymbol.

  2. Klicken Sie auf eine Kategorie in der Dropdown-Liste.

    Die zehn am häufigsten verwendeten Kategorien werden aufgelistet. (Wenn Sie bisher noch keine Kategorien verwendet haben, werden alle Kategorien in alphabetischer Reihenfolge angezeigt.)

Zuweisen einer beliebigen Kategorie zu einem beliebigen Nachrichtentyp

So weisen Sie einer Mitteilung, einem Termin, einem Job, einer Notiz oder einem Kontakt eine Kategorie zu:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht.

  2. Klicken Sie auf Kategorien.

  3. Klicken Sie auf eine Kategorie in der Dropdown-Liste.

    oder

    Wenn die gewünschte Kategorie nicht aufgelistet ist, klicken Sie auf Mehr, um das Dialogfeld "Kategorien bearbeiten" zu öffnen, und klicken Sie dann auf OK.

So weisen Sie einem Adressbucheintrag eine Kategorie zu:

  1. Öffnen Sie ein persönliches Adressbuch.

  2. Suchen Sie den gewünschten Benutzer.

  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Benutzer.

  4. Klicken Sie auf Details und dann auf Kategorien.

  5. Klicken Sie auf eine Kategorie in der Dropdown-Liste.

    oder

    Wenn die gewünschte Kategorie nicht aufgelistet ist, klicken Sie auf Mehr, um das Dialogfeld "Kategorien bearbeiten" zu öffnen, und klicken Sie dann auf OK.

Zuweisen einer Kategorie mithilfe von Nachrichteneigenschaften

  1. Öffnen Sie eine vorhandene Nachricht, klicken Sie auf den Karteireiter Personalisieren und klicken Sie dann auf Kategorien bearbeiten.

    oder

    Öffnen Sie eine neue Nachricht, klicken Sie auf das Register Sendeoptionen und anschließend auf Kategorien bearbeiten.

    Dialogfeld "Kategorien"

    Wenn Sie einer von Ihnen gesendeten Nachricht eine der Standardkategorien zuordnen ("Zur Nachverfolgung", "Niedrige Priorität", "Persönlich" und "Dringend"), wird die Nachricht mit dieser zugeordneten Kategorie in der Mailbox des Empfängers abgelegt. Ordnen Sie einer von Ihnen gesendeten Nachricht eine von Ihnen erstellte Kategorie zu, wird die Nachricht ohne zugeordnete Kategorie in der Mailbox des Empfängers abgelegt.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld "Kategorien bearbeiten" eine Kategorie aus und klicken Sie dann auf OK.

Zuweisen von mehreren Kategorien

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht.

  2. Klicken Sie auf Kategorien > Mehr, um das Dialogfeld "Kategorien bearbeiten" zu öffnen.

  3. Wählen Sie die gewünschten Kategorien aus.

    Wenn Sie einer Nachricht mehrere Kategorien zuordnen, ist die Farbe der primären Kategorie die Farbe, die in der Nachrichtenliste angezeigt wird. Wenn Sie die Nachrichtenliste nach Kategorie sortieren, werden Nachrichten nach ihrer primären Kategorie sortiert. Standardmäßig ist die erste Kategorie, die Sie zuordnen, die primäre Kategorie.

  4. Um die primäre Kategorie für diese Nachricht festzulegen, wählen Sie eine Kategorie aus und klicken Sie anschließend auf Primär.

  5. Klicken Sie auf OK.

Entfernen einer Kategorie von einer Nachricht

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht.

  2. Klicken Sie auf Kategorien > Mehr, um das Dialogfeld "Kategorien bearbeiten" zu öffnen

  3. Deaktivieren Sie die Kategorie, die Sie entfernen möchten, und klicken Sie dann auf OK.

    Die Kategorie wird von der Nachricht entfernt.

2.2.3 Arbeiten mit Kategorien

Hinzufügen einer neuen Kategorie

  1. Klicken Sie auf Aktionen > Kategorien > Optionen, um das Dialogfeld "Kategorien bearbeiten" zu öffnen.

    Dialogfeld "Kategorien"

  2. Geben Sie unten im Dialogfeld "Kategorien bearbeiten" den Kategorienamen im Feld Neue·Kategorie ein.

  3. Klicken Sie auf Hinzufügen.

    Die Schaltfläche Hinzufügen wird aktiviert, sobald Sie mit der Eingabe eines Kategorienamens beginnen.

  4. Um einer Kategorie eine Farbe zuzuweisen, wählen Sie den Kategorienamen in der Liste aus und wählen Sie dann die Text- und Hintergrundfarben.

  5. Klicken Sie auf OK, um die neue Kategorie zu speichern.

    TIPP:Sie können auch eine Nachricht auswählen, bevor Sie die neue Kategorie erstellen, und dann die neue Kategorie sofort der Nachricht zuweisen.

Umbenennen von Kategorien

  1. Öffnen Sie das Dialogfeld "Kategorien bearbeiten".

  2. Wählen Sie den Kategorienamen aus und klicken Sie anschließend auf Umbenennen.

  3. Geben Sie den neuen Namen ein und klicken Sie auf OK.

Die Kategorie wird in der Liste und in allen zugehörigen Nachrichten umbenannt.

Nachrichtensuche nach Kategorie in einem Ordner

  1. Klicken Sie in der rechten oberen Ecke eines beliebigen Ordners auf Suchen > Kategorien und klicken Sie dann auf den Namen der Kategorie.

    Es werden alle Nachrichten angezeigt, die dieser Kategorie zugeordnet sind.

  2. Um diese Auswahl wieder aufzuheben, klicken Sie auf Symbol "Suche aktiv".

Nachrichtensuche nach Kategorie in Ihrer ganzen Mailbox

  1. Klicken Sie in der Hauptsymbolleiste auf Symbol "Globale Suche".

  2. Wählen Sie die gewünschten Suchkriterien aus.

  3. Klicken Sie auf Erweiterte Suche.

  4. Wählen Sie Kategorie aus der Dropdown-Liste, wählen Sie einen Kategorienamen aus und klicken Sie dann auf OK, um die Optionen der erweiterten Suche festzulegen.

  5. Klicken Sie auf OK.

    Alle Nachrichten der ausgewählten Kategorie, die den ausgewählten Suchkriterien entsprechen, werden aufgelistet.

Sortieren von Nachrichten nach Kategorie

  1. Fügen Sie dem Ordner "Nachrichtenliste" eine Spalte Kategorie hinzu, wie in Hinzufügen einer Spalte beschrieben.

  2. Klicken Sie in die Spalte Kategorie, um die Nachrichtenliste nach Kategorie zu sortieren.

Löschen einer Kategorie

  1. Öffnen Sie das Dialogfeld "Kategorien bearbeiten".

  2. Wählen Sie den Kategorienamen aus und klicken Sie anschließend auf Löschen.

  3. Klicken Sie auf Ja und anschließend auf OK.

Die Kategorie wird aus der Liste und allen zugehörigen Nachrichten entfernt.