6.5 Arbeiten mit Adressbüchern

Adressbücher sind die Datenbanken, in denen Kontaktinformationen wie Namen, Adressen, Email-Adressen, Telefonnummern und vieles mehr gespeichert werden. Kontakteordner bieten Ihnen ein flexibleres Layout für Adressbuchdaten.

6.5.1 Öffnen·von Adressbüchern

Klicken Sie zum Öffnen eines Adressbuchs auf das Symbolleistensymbol "Adressbuch" auf der Hauptfenster-Symbolleiste. Im linken Teilfenster werden das GroupWise-Adressbuch, das LDAP-Adressbuch, das Primärbuch und die von Ihnen erstellten persönlichen Adressbücher aufgelistet.

Abbildung 6-6 Das Fenster "Adressbuch"

Mit Datei > Buch öffnen und Datei > Buch schließen können Sie die Adressbücher in diesem Teilfenster ein- bzw. ausblenden. Im rechten Teilfenster werden alle Einträge im ausgewählten Adressbuch aufgelistet.

In einem Adressbuch können Sie Kontakte zum Anzeigen von Details öffnen, Namen zum Senden einer Nachricht auswählen, Gruppen erstellen und ändern, sowie Kontakte erstellen und löschen.

Es stehen auch erweiterte Optionen zur Verfügung, beispielsweise: Erstellen und Ändern von persönlichen Adressbüchern, Ändern der Suchfolge für die Namensergänzung, Ändern der Eigenschaften eines Adressbuchs, Festlegen von Kopieroptionen, Ändern der MAPI-Konfiguration, Importieren und Exportieren von Adressbüchern, Freigeben von Adressbüchern, Hinzufügen von Verzeichnisdiensten oder Drucken von Etiketten.

6.5.2 Erstellen eines persönlichen Adressbuchs

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf Symbol "Adressbuch" in der Symbolleiste.

  2. Klicken Sie auf Datei > Neues Buch.

  3. Geben Sie einen Namen für das neue Buch ein und klicken Sie anschließend auf OK.

6.5.3 Bearbeiten eines persönlichen Adressbuchs oder des Primärbuchs

In einem persönlichen Adressbuch, einschließlich des Primärbuchs, können Sie Einträge hinzufügen oder löschen, vorhandene Informationen bearbeiten, Namen aus einem Buch in ein anderes kopieren oder das Buch umbenennen. Sie können auch Ihre eigenen benutzerdefinierten Adressbuchfelder erstellen.

Schnelles Hinzufügen von Kontakten zum persönlichen Adressbuch

Sie können jeden Empfänger in einer Nachricht rasch in Ihr persönliches Adressbuch aufnehmen.

  1. Öffnen Sie eine Nachricht, die an einen oder mehrere Empfänger adressiert ist.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Empfänger, den Sie einem persönlichen Adressbuch hinzufügen möchten.

  3. Klicken Sie auf Zu Adressbuch hinzufügen und dann auf das Adressbuch, dem Sie den Kontakt hinzufügen möchten.

Bearbeiten von Einträgen in einem persönlichen Adressbuch

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf Symbol "Adressbuch" in der Symbolleiste.

  2. Klicken Sie auf ein Adressbuch und doppelklicken Sie anschließend auf den Namen, den Sie bearbeiten möchten.

  3. Bearbeiten Sie die Informationen in den verschiedenen Registern und klicken Sie anschließend auf OK.

Kopieren von Einträgen zwischen persönlichen Adressbüchern

In ein geschlossenes Adressbuch können keine Einträge kopiert werden, es muss zunächst geöffnet werden. Sie können keine Namen in das GroupWise-Adressbuch kopieren.

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf Symbol "Adressbuch" in der Symbolleiste.

  2. Klicken Sie auf ein Adressbuch, klicken Sie anschließend bei gedrückter Strg-Taste auf die Namen, die Sie kopieren möchten.

  3. Klicken Sie auf Bearbeiten > Kopieren nach.

  4. Markieren Sie die Adressbücher, in die Sie die Namen kopieren möchten, und klicken Sie dann auf OK.

Wenn Sie einen Eintrag von einem Adressbuch in ein anderes kopieren, werden die Einträge verknüpft, sodass beim Bearbeiten des einen Eintrags auch der andere aktualisiert wird.

Definieren von benutzerdefinierten Feldern in einem persönlichen Adressbuch

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf Symbol "Adressbuch" in der Symbolleiste.

  2. Klicken Sie auf das persönliche Adressbuch, in dem Sie benutzerdefinierte Felder erstellen möchten.

  3. Doppelklicken Sie auf einen Eintrag und klicken Sie auf das Register Spezielle Optionen.

  4. Klicken Sie auf Hinzufügen und geben Sie anschließend im Feld Feldname einen Titel für das Feld ein.

  5. Geben Sie im Textfeld Wert die Informationen ein, die in dem Feld für diesen Eintrag angezeigt werden sollen.

  6. Klicken Sie auf OK.

Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Feld einmal zu einem Adressbuch hinzugefügt haben, kann es nicht mehr gelöscht werden. Da benutzerdefinierte Felder jedoch als Spalten angezeigt werden, können Sie die Spalte aus der Anzeige entfernen. Die Spalte muss jeweils aus den einzelnen Adressbüchern entfernt werden, weil in jedem Adressbuch andere Spalten angezeigt werden können.

Löschen von Einträgen aus dem persönlichen Adressbuch

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf Symbol "Adressbuch" in der Symbolleiste.

  2. Klicken Sie auf ein Adressbuch und klicken Sie anschließend bei gedrückter Strg-Taste auf die Namen, die Sie löschen möchten.

  3. Drücken Sie die Entf-Taste und klicken Sie anschließend auf Ja.

6.5.4 Umbenennen von persönlichen Adressbüchern

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf Symbol "Adressbuch" in der Symbolleiste.

  2. Klicken Sie auf das persönliche Adressbuch, das Sie umbenennen möchten.

    Sie können das Primärbuch nicht umbenennen.

  3. Klicken Sie auf Datei > Buch umbenennen.

  4. Geben Sie den neuen Namen ein und klicken Sie auf OK.

6.5.5 Kopieren von persönlichen Adressbüchern

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf Symbol "Adressbuch" in der Symbolleiste.

  2. Klicken Sie auf das persönliche Adressbuch, das Sie kopieren möchten.

  3. Klicken Sie auf Datei > Buch speichern unter.

  4. Geben Sie einen Namen für das Adressbuch ein, und klicken Sie anschließend auf OK.

6.5.6 Löschen von persönlichen Adressbüchern

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf Symbol "Adressbuch" in der Symbolleiste.

  2. Klicken Sie auf Datei > Buch löschen.

  3. Klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste auf die Bücher, die Sie löschen möchten, klicken Sie auf OK und anschließend auf Ja.

Gelöschte persönliche Adressbücher können nicht wiederhergestellt werden.

HINWEIS:Das Primärbuch kann nicht gelöscht werden.

6.5.7 Festlegen von Adressbucheigenschaften

Sie können für Ihre Adressbücher verschiedene Eigenschaften und Optionen auswählen und anzeigen.

Festlegen von Eigenschaften für das persönliche Adressbuch

Im Dialogfeld "Adressbucheigenschaften" können Sie die Eigenschaften aller Adressbücher anzeigen (einschließlich des GroupWise-Adressbuchs). In den Adressbüchern gibt es drei Registerkarten für Eigenschaften, wobei nicht alle Registerkarten von jedem Adressbuch aus sichtbar sind.

Die Registerkarte Allgemein wird in allen Adressbüchern angezeigt. Zeigen Sie auf der Registerkarte Allgemein den Namen des Adressbuchs, den MAPI-Service-Anbieter (falls bekannt), eine Zusammenfassung des Inhalts des Adressbuchs usw. an. Sie können auf der Registerkarte auch eine Beschreibung des Adressbuchs hinzufügen.

Die Registerkarte Optionen ist nur vom Primärbuch aus sichtbar. Geben Sie auf der Registerkarte Optionen an, was im Primärbuch gespeichert wird und wie das Primärbuch bereinigt werden soll. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Festlegen von Primärbucheigenschaften.

Die Registerkarte Freigabe ist nur für persönliche Adressbücher sichtbar, deren Eigentümer Sie sind, beispielsweise das Primärbuch. Legen Sie auf der Registerkarte Freigabe fest, ob und für wen ein Adressbuch freigegeben werden soll und welche Zugriffsrechte die einzelnen Personen haben sollten.

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Ihre persönlichen Gruppen freizugeben, indem Sie sie in ein freigegebenes Adressbuch einfügen.

Anzeigen von Eigenschaften eines Adressbuchs

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf Symbol "Adressbuch" in der Symbolleiste.

  2. Klicken Sie auf das Adressbuch, dessen Eigenschaften angezeigt werden sollen.

    Wenn das Buch nicht angezeigt wird, ist es nicht geöffnet.

  3. Klicken Sie auf Datei > Eigenschaften.

    Dialogfeld "Eigenschaften" eines Adressbuchs, Register "Allgemein"

  4. Zum Anzeigen der Anzahl der Einzelpersonen, Ressourcen, Unternehmen usw. klicken Sie auf Enthält.

    Falls das Adressbuch groß ist, kann dies einige Zeit beanspruchen. In der Statusleiste wird der Status des Vorgangs angezeigt.

  5. Klicken Sie zum Hinzufügen oder Ändern einer Beschreibung für das Adressbuch auf das Textfeld Beschreibung und geben Sie anschließend die Beschreibung ein bzw. bearbeiten Sie diese.

  6. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern und das Dialogfeld "Eigenschaften" zu schließen.

    oder

    Klicken Sie auf Anwenden, um die Änderungen zu übernehmen und das Dialogfeld "Eigenschaften" geöffnet zu lassen.

Festlegen von Primärbucheigenschaften

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf Symbol "Adressbuch" in der Symbolleiste.

  2. Klicken Sie auf das Primärbuch.

  3. Klicken Sie auf Datei > Eigenschaften und anschließend auf das Register Optionen.

    Dialogfeld "Primärbuch-Eigenschaften", Register "Optionen"

  4. Wählen Sie die gewünschten Optionen aus.

    Wenn Sie diese Optionen nicht ändern können, hat Ihr GroupWise-Administrator sie entsprechend seiner Einstellungen gesperrt.

    Wenn das Einfügen von Namen in das Primärbuch deaktiviert werden soll, klicken Sie auf Automatische Speicherung aus.

  5. Um Namen aus diesem Buch zu löschen, markieren Sie das Kontrollkästchen Über best. Zeitraum nicht angesprochene Adressen löschen und geben Sie einen Wert in das Feld Zeitraum ein. Wählen Sie einen Zeitraum aus der Dropdown-Liste (von Stunden bis Jahren) und klicken Sie anschließend auf Jetzt löschen, um alte Adressen zu entfernen.

  6. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern und das Dialogfeld "Eigenschaften" zu schließen.

    oder

    Klicken Sie auf Anwenden, um die Änderungen zu speichern und das Dialogfeld "Eigenschaften" geöffnet zu lassen.

6.5.8 Verwenden von vordefinierten Filter für das Primärbuch

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf Symbol "Adressbuch" in der Symbolleiste.

  2. Klicken Sie auf das Primärbuch.

    Falls das Primärbuch nicht angezeigt wird, müssen Sie dieses öffnen, indem Sie auf Datei > Buch öffnen klicken.

  3. Klicken Sie auf Anzeigen > Filter für mindestens 3 Verweise.

    oder

    Klicken Sie auf Anzeigen > Verweisfilter definieren (ein Verweis gibt an, wie oft Sie Nachrichten an einen Eintrag gesendet bzw. von einem Eintrag empfangen haben). Geben Sie die Mindestanzahl der Verweise an, die ein Eintrag aufweisen muss, um in die Suchkriterien aufgenommen zu werden. Klicken Sie anschließend auf OK.

6.5.9 Freigeben von Adressbüchern für andere Benutzer

Freigegebene Adressbücher sind mit dem Symbol Symbol für freigegebenes Adressbuch gekennzeichnet. Dieses Symbol kann etwas anders aussehen, und zwar abhängig davon, ob Sie das Adressbuch erstellt haben.

Sie können persönliche Adressbücher mit anderen Benutzern gemeinsam nutzen. Sie können Benutzern Lesezugriff erteilen. Sie haben auch die Möglichkeit, ihnen Rechte zum Lesen, Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen von Informationen zu gewähren. Wenn Sie ein Adressbuch freigeben, empfangen die Benutzer eine Benachrichtigung, die sie akzeptieren oder ablehnen können.

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf Symbol "Adressbuch" in der Symbolleiste.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Adressbuch, das Sie freigeben möchten, und klicken Sie anschließend auf Freigabe.

    Falls das Adressbuch nicht angezeigt wird, können Sie dieses öffnen, indem Sie auf Datei > Buch öffnen klicken.

  3. Klicken Sie auf Freigegeben für.

  4. Geben Sie den Namen der Person ein, mit der Sie das Adressbuch teilen möchten, und klicken Sie dann auf Benutzer hinzufügen, um den Benutzer in die Liste Freigabe aufzunehmen.

    Wenn Sie den Namen der Person nicht kennen, klicken Sie auf Symbol "Adressbuch" und suchen Sie dann nach dem Benutzer und wählen Sie ihn aus.

    Sie können Adressbücher nicht über externe Domänen hinweg gemeinsam nutzen.

  5. Klicken Sie in der Liste Freigabe auf die Namen der einzelnen Benutzer, und weisen Sie den Benutzern anschließend im Gruppenfeld Zugriff entsprechende Zugriffsrechte zu.

    Dialogfeld "Eigenschaften" eines Adressbuchs, Register "Freigeben"

  6. Klicken Sie zum Speichern der Änderungen und Schließen des Dialogfelds auf OK.

    oder

    Klicken Sie auf Anwenden, um die Änderungen zu übernehmen und das Dialogfeld geöffnet zu lassen.

    Wenn Sie auf OK oder Anwenden klicken, erhält die Person, für die Sie das Adressbuch freigeben, eine Benachrichtigung. In der Spalte Status wird die Meldung Ausstehend angezeigt, bis der Benutzer die Anforderung zur Adressbuchfreigabe akzeptiert oder ablehnt; anschließend wird die Spalte aktualisiert, um die Auswahl des Benutzers widerzuspiegeln.

    In der Adressbuchliste werden freigegebene Adressbücher mit dem Symbol Symbol "Freigegebenes Adressbuch" gekennzeichnet.

    Die Benutzer, für die Sie das Adressbuch freigegeben haben, können die Adressbuchspalten anders als Sie selbst anordnen.

6.5.10 Akzeptieren freigegebener Adressbücher

Wenn Sie ein freigegebenes Adressbuch akzeptieren, wird es zusammen mit Ihrem GroupWise-Adressbuch, Ihren persönlichen Adressbüchern und Ihrem Primärbuch in der Adressbuchliste angezeigt.

  1. Klicken Sie in der Ordnerliste auf das Symbol Mailbox.

  2. Klicken Sie auf die Benachrichtigung über das freigegebene Adressbuch, um es zu öffnen. Sie können auch mit der rechten Maustaste darauf klicken und dann auf Öffnen klicken.

  3. Klicken Sie zum Hinzufügen des Adressbuchs zur Adressbuchliste auf Adressbuch akzeptieren.

Sie können nun das freigegebene Adressbuch sowie andere Adressbücher für die Adressierung oder zur Suche nach Benutzerangaben verwenden.

6.5.11 Synchronisieren von Adressbucheinträgen

Mit der Funktion "Synchronisieren" können Sie sicherstellen, dass die Einträge in Ihrem persönlichen Adressbuch mit den entsprechenden Einträgen im GroupWise-Adressbuch übereinstimmen. Sie haben die Möglichkeit, ein gesamtes persönliches Adressbuch oder lediglich die von Ihnen ausgewählten Einträge zu synchronisieren.

Angenommen, Sie besitzen ein persönliches Adressbuch, das die Namen Ihrer Ansprechpartner in der Marketingabteilung enthält. Wenn die Marketingabteilung in ein anderes Gebäude umzieht und die Telefonnummern ändert, erspart die Option "Synchronisieren" Ihnen das Erstellen eines neuen persönlichen Adressbuchs.

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf Symbol "Adressbuch" in der Symbolleiste.

  2. Klicken Sie auf das persönliche Adressbuch, das Sie synchronisieren möchten.

  3. Zur Synchronisierung eines Adressbuchs klicken Sie auf Datei > Synchronisieren > Aktuelles Buch.

    oder

    Klicken Sie zur Synchronisierung ausgewählter Einträge bei gedrückter STRG- oder UMSCHALT-Taste auf Datei > Synchronisieren > Markierte Einträge.

6.5.12 Anzeigen der QuickInfo

Standardmäßig werden zusammenfassende Informationen zu Benutzern in einem Adressbuch und in der Adressauswahl angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger auf dem Namen positionieren. Die gleichen Informationen werden in den Feldern An, CC, BK oder Von einer Nachricht angezeigt, wenn Sie zuerst auf den Namen klicken. Diese Anzeige wird als QuickInfo bezeichnet.

Abbildung 6-7 zeigt die QuickInfo in einer Mail-Nachricht an:

Abbildung 6-7 Layout "Mail" mit Informationen zu einem Benutzer

Abbildung 6-8 zeigt die QuickInfo im Fenster "Adressbuch" an:

Abbildung 6-8 Adressbuch mit Informationen zu einem Benutzer

Wenn in den Feldern An, CC, BK oder Von einer Nachricht mehrere Benutzer aufgelistet sind, klicken Sie in das Feld, um die Liste der Benutzer zu öffnen. Wählen Sie einen Benutzer aus und zeigen Sie anschließend mit dem Mauszeiger auf den ausgewählten Benutzer.

Standardmäßig ist die QuickInfo aktiviert. So deaktivieren Sie die Funktion "QuickInfo":

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf Symbol "Adressbuch" in der Symbolleiste.

  2. Klicken Sie auf Anzeigen > QuickInfo deaktivieren.

6.5.13 Anzeigen von Kontakten, Gruppen, Organisationen und Ressourcen in einem Adressbuch

Verwenden Sie die vordefinierten Filter im Menü Eintragsfilter zum Anzeigen von Gruppen, Benutzern, Unternehmen oder Ressourcen in einem Adressbuch.

In Adressbüchern werden standardmäßig alle Einträge angezeigt. Zwar sind alle Gruppen, Organisationen und Ressourcen mit Symbolen hervorgehoben, in großen Adressbüchern sind sie allerdings nicht immer einfach zu finden. Mit einem vordefinierten Filter wird nur der Eintragstyp angezeigt, nach dem Sie suchen.

Einer der vordefinierten Filter kann nur für das Primärbuch verwendet werden: Filter für mindestens X Verweise. Sie können diesen Filter einsetzen, um alle Einträge mit mindestens der von Ihnen festgelegten Anzahl von Verweisen herauszufiltern.

So zeigen Sie in einem Adressbuch Gruppen, Organisationen oder Ressourcen an

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf Symbol "Adressbuch" in der Symbolleiste.

  2. Klicken Sie auf ein Adressbuch.

  3. Klicken Sie auf Anzeigen und anschließend auf den Filter, nach dem sortiert werden soll.

    Adressbuch mit dem Menü "Anzeigen"

  4. Zum Anzeigen des nicht gefilterten Adressbuchlayouts klicken Sie auf Anzeigen > Filter aus.

Klicken Sie in der Adressauswahl in der Dropdown-Liste Symbol "Filter" einen vordefinierten Filter an, um nach Kontakten, Gruppen und Ressourcen zu filtern.

Die folgenden Symbole kennzeichnen Kontakte, Ressourcen, Gruppen und Organisationen in Adressbüchern:

Symbol "Kontakte" Kontakte

Symbol "Ressourcen" Ressourcen

Symbol "Gruppen" Gruppen

Symbol "Organisationen" Organisationen

6.5.14 Bearbeiten einer Verteilerliste im GroupWise-Adressbuch

Wenn Ihnen Ihr GroupWise-Administrator Rechte zum Ändern einer öffentlichen Verteilerliste im GroupWise-Adressbuch eingeräumt hat:

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf Symbol "Adressbuch" in der Symbolleiste.

    oder

    Klicken Sie in einer Nachricht, die Sie erstellen, auf Symbol "Adresse" in der Symbolleiste.

  2. Wählen Sie das GroupWise-Adressbuch aus.

  3. Doppelklicken Sie auf die öffentliche Verteilerliste, für die Sie Bearbeitungsrechte haben.

  4. Geben Sie die erforderlichen Änderungen ein.

  5. Klicken Sie auf Schließen und anschließend auf Ja, um Ihre Änderungen zu speichern.

6.5.15 Suchen nach Adressbucheinträgen

Mithilfe der Suchliste können Sie im Adressbuch die gesuchten Einträge schnell finden. Sie können auch Suchkriterien angeben, indem Sie einen oder mehrere Filter definieren. Sie können z. B. einen Filter definieren, mit dem nur die Einträge angezeigt werden, in denen der Nachname mit "D" beginnt.

Suchen nach Benutzern, Ressourcen, Organisationen und Gruppen

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf Symbol "Adressbuch" in der Symbolleiste.

    oder

    Klicken Sie in einer Nachricht, die Sie erstellen, auf Symbol "Adresse" in der Symbolleiste.

  2. Wählen Sie das Adressbuch aus, in dem Sie eine Suche durchführen möchten.

  3. Beginnen Sie im Feld Suchen nach mit der Eingabe des Begriffs, nach dem Sie suchen.

    Die Funktion "Namensergänzung" vervollständigt den Namen.

Eingrenzen der Suche nach einer Adresse mit Filtern

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf Symbol "Adressbuch" in der Symbolleiste.

  2. Klicken Sie auf Anzeigen > Benutzerdefinierten Filter definieren.

    Dialogfeld "Filter definieren"

  3. Klicken Sie auf die erste Dropdown-Liste und legen Sie anschließend die Spalte fest, die Sie filtern möchten.

  4. Klicken Sie auf Symbol "·Operatorliste", und geben Sie anschließend einen Operator an.

    Bei einem Operator handelt es sich um ein Symbol, das mit einer Bedingung verwendet wird, um einen bestimmten Wert anzugeben. Wenn beispielsweise ein Filter zur Suche nach Benutzern mit dem Nachnamen "Müller" erstellt werden soll, klicken Sie auf die Spalte Nachname, klicken Sie auf = Gleich und geben Sie "Müller" ein. In diesem Beispiel ist "=Gleich" der Operator und "David" die Bedingung.

    Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden der erweiterten Suche.

  5. Geben Sie die Bedingung ein, nach der die Einträge gefiltert werden sollen. Klicken Sie anschließend auf OK.

    Die gefilterte Suche sortiert das Adressbuch anhand der Suchergebnisse.

Wenn Sie einen Filter für ein Adressbuch definiert haben, können Sie ihn später wieder aktivieren: Zeigen Sie das Register des Adressbuchs an, in dem Sie den Filter aktivieren möchten, und klicken Sie auf Anzeigen > Benutzerdefinierten Filter. Durch Klicken auf OK wird der Filter aktiviert. Der Filter bleibt so lange wirksam, bis Sie ihn deaktivieren oder löschen.

6.5.16 Anpassen der·Adressbuchanzeige

Sie können steuern, welche Adressbücher in der Liste "Adressbuch" angezeigt werden, indem Sie Adressbücher öffnen und schließen. Beispiel: Sie haben ein persönliches Adressbuch für ein Konto, mit dem Sie nur sechs Monate im Jahr arbeiten. Sie können das Konto schließen, wenn Sie es nicht mehr benötigen, und sechs Monate später wieder öffnen.

Sie können außerdem die in einem einzelnen Adressbuch angezeigten Informationen steuern. Damit Sie die in einem Adressbuch angezeigten Informationen ändern können, muss das Adressbuch geöffnet sein.

Öffnen und Schließen von Adressbüchern

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf Symbol "Adressbuch" in der Symbolleiste.

  2. Klicken Sie auf Datei > Buch öffnen.

    Wenn alle Adressbücher geöffnet sind, ist Buch öffnen abgeblendet.

  3. Klicken Sie auf ein Adressbuch oder (bei gedrückter Strg-Taste) auf mehrere Adressbücher, und klicken Sie anschließend auf OK.

  4. Um ein Adressbuch zu schließen, wählen Sie das Adressbuch aus. Klicken Sie auf Datei > Buch schließen.

    Durch das Schließen eines Adressbuchs wird es nicht gelöscht; Sie können es jederzeit wieder öffnen.

Festlegen der in einem Adressbuch angezeigten Spalten

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf Symbol "Adressbuch" in der Symbolleiste.

    oder

    Klicken Sie in einer Nachricht, die Sie erstellen, auf Symbol "Adresse".

  2. Klicken Sie auf das Adressbuch, in dem Sie die angezeigten Spalten ändern möchten.

  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Spaltenüberschrift und klicken Sie anschließend auf einen Spaltennamen.

    Falls der Spaltenname nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Weitere Spalten. Um eine Spalte hinzuzufügen, doppelklicken Sie auf einen Spaltennamen im Listenfeld Verfügbare Spalten, klicken Sie auf Hinzufügen und anschließend auf OK.

    Dialogfeld "Adressbuchspalten auswählen"

  4. zum Entfernen einer Spalte ziehen Sie die Spaltenüberschrift aus dem Adressbuch.

  5. Zum Ändern der Spaltenanordnung können Sie die Spaltenmarkierung an eine neue Stelle ziehen.

Anzeigen von Verknüpfungen zum GroupWise-Adressbuch

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf Symbol "Adressbuch" in der Symbolleiste.

  2. Klicken Sie auf das persönliche Adressbuch, in dem Sie Verknüpfungen anzeigen möchten.

    Ein verknüpfter Kontakt in einem Adressbuch wird mit dem Symbol Symbol "Verknüpfter Kontakt" gekennzeichnet.

  3. Klicken Sie auf Anzeigen > Systembuchverknüpfungen, um das Adressbuch zu markieren.

    Verknüpfungen zeigen an, dass ein Eintrag im persönlichen Adressbuch mit einem Eintrag in einem anderen Adressbuch verknüpft ist. Bei Aktualisierung eines Eintrags wird der andere Eintrag ebenfalls aktualisiert. Verknüpfungen werden erstellt, wenn Sie einen Eintrag von einem Adressbuch in ein anderes kopieren. Verknüpfungen werden auch erstellt, wenn Einträge aus dem GroupWise-Adressbuch zu Ihrem Primärbuch hinzugefügt wurden, weil eine Korrespondenz stattfand.

Auswählen des Anzeigeformats von Namen

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf Symbol "Adressbuch" in der Symbolleiste.

  2. Klicken Sie auf Anzeigen > Namensformat.

  3. Klicken Sie auf ein Optionsfeld, um in einem Adressbuch den Vornamen oder den Nachnamen zuerst anzuzeigen.

  4. Klicken Sie bei festgehaltener Strg-Taste auf die persönlichen Adressbücher, für die das Format gelten soll.

  5. Klicken Sie auf Auf markierte Adressbücher anwenden, um die Änderungen anzuwenden, ohne das Dialogfeld zu verlassen.

    oder

    Klicken Sie auf OK, um die Änderungen anzuwenden und das Dialogfeld zu schließen.

6.5.17 Sortieren von Adressbüchern

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf Symbol "Adressbuch" in der Symbolleiste.

  2. Öffnen Sie das Adressbuch, das Sie kopieren möchten.

  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spalte, nach der Sie sortieren möchten, und klicken Sie dann auf Sortieren nach "Spalte". (Sie können beispielsweise festlegen, dass nicht nach der Spalte "Name", sondern nach der Spalte "Email-Adresse" sortiert werden soll). >

    oder

    Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Spaltenüberschrift, klicken Sie auf Alle aufsteigend sortieren (beispielsweise A bis Z oder 1, 2, 3) oder Alle absteigend sortieren (beispielsweise Z bis A oder 3, 2, 1), um die Spalteneinträge zu sortieren.

6.5.18 Importieren und Exportieren von Adressen und Adressbüchern

Mit der Import- und Exportfunktion können Sie die vorhandenen Novell®- und Drittanbieter-Adressbücher in das und aus dem GroupWise-Adressbuch übertragen. Sofern Ihr bisheriges Adressbuch MAPI unterstützt, sollte die Konvertierung problemlos ablaufen. Falls dies nicht der Fall ist, können die Adressbücher mit einem geringen Neuformatierungsaufwand importiert werden. Novell-Adressbücher lassen sich am besten im Format .nab exportieren. Auch das Importieren von Adressbüchern ist im Format .nab genauer. Außerdem können Sie Ihre persönlichen Gruppen importieren und exportieren.

Adressbücher aus unterstützten POP3- und IMAP4-Email-Clients können mit dem GroupWise-Email-Client-Importprogram importiert werden.

Sie können außerdem persönliche Adressbücher freigeben. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Freigeben von Adressbüchern für andere Benutzer.

Importieren eines persönlichen Novell-Adressbuchs in einem persönlichen Adressbuch

  1. Wenn Sie ein persönliches Novell-Adressbuch (.nab -Datei) als Anlage erhalten haben, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Anlage und klicken Sie auf Speichern unter. Wählen Sie den Ordner oder die Diskette aus, in dem bzw. auf der das Adressbuch gespeichert werden soll, und klicken Sie anschließend auf Speichern.

    Novell-Adressbuchdateien sind Textdateien mit spezieller Formatierung. GroupWise 8 .nab-Dateien verwenden die UTF-8-Zeichenverschlüsselung und können nicht in ältere Versionen von GroupWise importiert werden. GroupWise 8 kann jedoch .nab-Dateien in das ANSI-Zeichenformat exportieren, das mit älteren Versionen von GroupWise kompatibel ist. In älteren Versionen von GroupWise erstellte .nab-Dateien können in GroupWise 8 importiert werden.

  2. Klicken Sie im Hauptfenster auf Symbol "Adressbuch" in der Symbolleiste.

  3. Klicken Sie auf Datei > Importieren.

  4. Wählen Sie die Datei mit der Erweiterung .nab des Adressbuchs aus, und klicken Sie anschließend auf Öffnen.

  5. Klicken Sie auf das Adressbuch, in das Sie Adressen importieren möchten.

    oder

    Erstellen Sie ein neues persönliches Adressbuch, in das die Adressen importiert werden sollen.

    Informationen hierzu erhalten Sie unterErstellen eines persönlichen Adressbuchs.

  6. Klicken Sie auf OK.

Drücken Sie zum Beenden des Importvorgangs die Esc-Taste und klicken Sie anschließend auf Ja.

In das GroupWise-Adressbuch können keine Adressen importiert werden.

Importieren von·Kontakten·einer vCard

vCards können entweder einzelne Kontakte oder mehrere Kontakte enthalten. GroupWise unterstützt beide Formate.

So importieren Sie Informationen aus einer empfangenen vCard in ein Adressbuch:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die vCard und anschließend auf Importieren.

  2. Wählen Sie das Adressbuch aus, dem Sie die Namen hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf OK.

Importieren der Adressbücher von Drittanbietern

Importieren von Kontakten mit einer CSV-Datei

So importieren Sie eine CSV-Datei (mit durch Komma getrennten Werten)

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf Symbol "Adressbuch" in der Symbolleiste.

  2. Klicken Sie auf Datei > Importieren.

  3. Wählen Sie die Datei mit der Erweiterung .csv·aus, und klicken Sie auf Öffnen.

  4. Wählen Sie das Adressbuch aus, in das Adressen importiert werden sollen, und klicken Sie anschließend auf OK.

    oder

    Klicken Sie auf Neu, um ein neues persönliches Adressbuch zu erstellen, in das die Adressen importiert werden sollen. Geben Sie einen Namen für das neue Adressbuch ein und klicken Sie anschließend auf OK.

    Informationen hierzu erhalten Sie unterErstellen eines persönlichen Adressbuchs.

    Das Fenster "GroupWise-Felder für CSV-Daten wählen" wird angezeigt.

    Fenster "CSV-Dateizuordnung importieren"

    In der Spalte CSV-Felder werden die Datenfelder wie in der.csv-Datei aufgeführt. In der Spalte CSV-Daten werden die in der .csv-Datei vorhandenen Daten aufgelistet. In der Spalte GroupWise-Felder können Sie die Verknüpfungen zwischen den CSV-Feldern und den GroupWise-Feldern wählen.

    Standardmäßig werden beim Importvorgang Zeichen wie Komma (,), Semikolon (;) und Doppelpunkt colon (:) als Feldbegrenzungszeichen erkannt. Es werden auch Zeichen wie Anführungszeichen (") als Textbegrenzungszeichen erkannt. Wenn jedoch unübliche Zeichen als Begrenzungszeichen verwendet werden, werden diese beim Importvorgang nicht erkannt.

  5. Wenn die .csv-Datei nicht in den entsprechenden Spalten angezeigt wird:

    1. Klicken Sie auf Optionen.

    2. Ändern Sie die Feldbegrenzungszeichen entsprechend der .csv-Datei.

    3. Ändern Sie die Textbegrenzungszeichen entsprechend der .csv-Datei.

      Die .csv-Datei sollten nun mit den entsprechenden Spalten angezeigt werden.

  6. Klicken Sie auf den Pfeil nach rechts und den Pfeil nach links, um durch die Daten der .csv-Datei zu blättern.

    Beim Importvorgang wird versucht, die CSV-Felder den GroupWise-Feldern zuzuordnen.

  7. Um eine automatische Feldzuordnung zu ändern, klicken Sie auf die GroupWise-Feldverknüpfung, die geändert werden soll.

    oder

    Klicken Sie zur Auswahl einer Feldzuordnung auf die Verknüpfung Zum Auswählen klicken.

  8. Wählen Sie eines der angezeigten Felder aus.

    oder

    Klicken Sie auf eine Feldkategorie und wählen Sie anschließend das GroupWise-Feld aus, das dem .csv-Dateifeld zugeordnet werden soll.

  9. Wenn die Daten in einem CSV-Feld nicht importiert werden sollen, klicken Sie auf die Verknüpfung in der Spalte GroupWise-Felder und anschließend auf Löschen.

  10. Klicken Sie nach Fertigstellung der Feldzuordnungen auf OK, um die CSV-Daten in das ausgewählte Adressbuch zu importieren.

TIPP:Sie können einen Import auch dadurch initiieren, dass Sie eine .csv-Datei in einen Kontakteordner ziehen und sie dort ablegen.

Importieren von Adressbüchern aus POP3/IMAP4-Email-Konten

  1. Klicken Sie auf Datei > POP3/IMAP importieren.

    Im Listenfeld Installierte Email-Clients werden alle Email-Konten angezeigt, die auf Ihrem Computer installiert sind.

  2. Wählen Sie das Email-Konto aus, das Sie in GroupWise importieren möchten und klicken Sie anschließend auf Weiter.

  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Adressbücher und klicken Sie anschließend auf Weiter.

  4. Geben Sie einen Namen für das neue persönliche GroupWise-Adressbuch ein, das die importierten Adressen enthalten soll.

    Der eingegebene Name wird auf einer neuen Registerkarte in der Adressbuchliste angezeigt.

  5. Klicken Sie auf Weiter.

  6. Überprüfen Sie die zusammengefassten Informationen und vergewissern Sie sich, dass diese richtig sind, und klicken Sie anschließend auf Weiter.

    oder

    Klicken Sie auf Zurück, um die Importoptionen zu ändern.

  7. Überprüfen Sie, ob das Email-Konto ordnungsgemäß importiert wurde und klicken Sie anschließend auf Fertig.

Exportieren von Adressen aus dem Adressbuch

So exportieren Sie Adressen eines Adressbuchs im NAB (Novell Address Book)-Format:

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf Symbol "Adressbuch" in der Symbolleiste.

  2. Klicken Sie auf das Adressbuch, aus dem Sie Namen exportieren möchten.

  3. Markieren Sie die zu exportierenden Adressen.

    Wenn Sie das gesamte Adressbuch exportieren möchten, müssen Sie keine Namen auswählen.

  4. Klicken Sie auf Datei > Exportieren.

  5. Klicken Sie auf Gesamtes Adressbuch, wenn Sie das gesamte Adressbuch exportieren möchten.

    oder

    Klicken Sie auf Bestimmte Einträge, wenn Sie die von Ihnen ausgewählten Adressen exportieren möchten.

  6. Geben Sie einen Dateinamen für die exportierte Datei ein, und klicken Sie auf den Ordner, in dem die Datei gespeichert werden soll.

  7. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Als Typ speichern den Dateityp aus, in dem die Adressen gespeichert werden sollen.

    Sie können die Datei als Novell-Adressbuch (.nab), als vCard (.vcf) oder als durch Kommas getrennte Datei (.csv) speichern.

    Novell-Adressbuchdateien sind Textdateien mit spezieller Formatierung. GroupWise 8 .nab-Dateien verwenden die UTF-8-Zeichenverschlüsselung und können nicht in ältere Versionen von GroupWise importiert werden. GroupWise 8 kann jedoch .nab-Dateien im ANSI-Zeichenformat exportieren, das mit älteren Versionen von GroupWise kompatibel ist.

  8. Klicken Sie auf Speichern.

Drücken Sie zum Beenden des Exportvorgangs die Esc-Taste und klicken Sie anschließend auf Ja.

6.5.19 Verwenden des LDAP-Adressbuchs

Hinzufügen von Verzeichnisdiensten zu Adressbüchern

  1. Sie benötigen den Servernamen und die Anschlussnummer des LDAP-Verzeichnisdienstes. Diese Informationen erhalten Sie bei Ihrem Internet-Service-Anbieter oder Systemverwalter.

  2. Klicken Sie im Hauptfenster auf Symbol "Adressbuch" in der Symbolleiste.

  3. Klicken Sie im linken Ausschnitt auf das LDAP-Adressbuch.

  4. Klicken Sie im rechten Teilfenster auf Verzeichnisse und anschließend auf Hinzufügen.

  5. Befolgen Sie die Anweisungen. Wenn Sie die Serveradresse angeben, können Sie eine IP-Adresse oder einen Internetdomänennamen verwenden.

  6. Klicken Sie auf Fertig stellen.

  7. Wenn Sie einen Verzeichnisdienst hinzufügen, um nach Sicherheitszertifikaten zu suchen, muss der Verzeichnisdienst als Standard festgelegt werden. Klicken Sie auf das Verzeichnisdienstkonto, das Sie gerade hinzugefügt haben, und anschließend auf Als Standard festlegen.

  8. Klicken Sie auf Schließen.

Suchen von Personen über einen Verzeichnisdienst

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf Symbol "Adressbuch" in der Symbolleiste.

  2. Klicken Sie auf "LDAP-Adressbuch".

    Adressbuch mit markiertem LDAP-Adressbuch

  3. Wählen Sie einen Verzeichnisdienst in der Dropdown-Liste Suchen in aus.

  4. Geben Sie den gesuchten Namen ein.

    oder

    Geben Sie eine Email-Adresse für die Suche ein.

    Wenn andere Suchfelder verfügbar sind, geben Sie die Informationen an, anhand deren Sie suchen möchten.

  5. Klicken Sie auf Abrufen.

  6. Wenn die Suche abgeschlossen ist, doppelklicken Sie auf den gewünschten Namen.

  7. Klicken Sie auf Schließen.

Wenn Sie die gefundenen Namen speichern möchten, klicken Sie auf die entsprechenden Namen und anschließend auf Bearbeiten > Kopieren nach, wählen Sie ein persönliches Adressbuch aus und klicken Sie anschließend auf OK.

Einrichten einer sicheren Verbindung zu einem Verzeichnisdienst

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf Symbol "Adressbuch" in der Symbolleiste.

  2. Klicken Sie auf "LDAP-AdresParksbuch".

  3. Klicken Sie auf Verzeichnisse und anschließend auf einen Verzeichnisdienst.

  4. Klicken Sie auf Eigenschaften.

  5. Klicken Sie auf Verbindung über SSL herstellen.

  6. Geben Sie den Pfad zu Ihrer digitalen Zertifikatsdatei an.

    Mit dieser Datei kann GroupWise SSL zur Beglaubigung auf dem LDAP-Server (d. h. dem Verzeichnisdienst), den Sie gewählt haben, verwenden. Wenden Sie sich an den Systemverwalter, um den Pfad der Zertifikatsdatei zu erfahren oder um eine Zertifikatsdatei von Ihrem Internet Service Provider zu erhalten. Sie können die Schaltfläche Durchsuchen verwenden, um nach der Datei zu suchen.

Ändern von Eigenschaften eines Verzeichnisdiensts

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf Symbol "Adressbuch" in der Symbolleiste.

  2. Klicken Sie auf "LDAP-AdresParksbuch".

  3. Klicken Sie auf Verzeichnisse und anschließend auf einen Verzeichnisdienst.

  4. Klicken Sie auf Eigenschaften.

  5. Klicken Sie auf die Register Verbindung, Suchvorgänge und Feldzuordnung, um die Eigenschaften anzuzeigen, die Sie ändern möchten.

  6. Ändern Sie die Eigenschaften und klicken Sie anschließend auf OK.

Festlegen der Suchkriterien, die vom Verzeichnisdienst verwendent werden

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf Symbol "Adressbuch" in der Symbolleiste.

  2. Klicken Sie auf "LDAP-AdresParksbuch".

  3. Klicken Sie auf Verzeichnisse und anschließend auf einen Verzeichnisdienst.

  4. Klicken Sie auf Eigenschaften.

  5. Klicken Sie auf das Register Suchvorgänge und anschließend auf Suchfelder.

  6. Wählen Sie bis zu vier Felder aus.

    Wenn Sie Suchfelder hinzufügen möchten, die nicht aufgeführt sind, klicken Sie auf das Register Feldzuordnung und anschließend auf Alle LDAP-Felder laden. Klicken Sie auf einen MAPI-Suchfeldnamen und anschließend auf den Rechtspfeil, um den Namen zur Liste LDAP-Felder hinzuzufügen. Klicken Sie auf Anwenden > und das Register "Suchvorgänge". Klicken Sie auf Suchfelder und wählen Sie anschließend die Felder aus, die durchsucht werden sollen. Die verfügbaren Suchfelder sind vom ausgewählten Verzeichnisdienst abhängig.

    In vielen Verzeichnisdiensten können Sie nur anhand der Felder Name und Email-Adresse suchen.

  7. Klicken Sie auf OK und anschließend zweimal auf Schließen.

Ändern der Suchdauer eines Verzeichnisdienstes

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf Symbol "Adressbuch" in der Symbolleiste.

  2. Klicken Sie auf "LDAP-AdresParksbuch".

  3. Klicken Sie auf Verzeichnisse und anschließend auf einen Verzeichnisdienst.

  4. Klicken Sie auf Eigenschaften und anschließend auf das Register Suchvorgänge.

  5. Klicken Sie auf den Balken unter Dauer der Suche vor Zeitüberschreitung, und ziehen Sie, bis die gewünschte Dauer angezeigt wird.

  6. Klicken Sie auf OK und anschließend auf Schließen und noch einmal auf Schließen.

6.5.20 Erweiterte Adressbuchoptionen

Festlegen von Kopieroptionen

Verwenden Sie die "Kopieroptionen", um ein Kopierformat für das Kopieren von Adressbüchern in die Zwischenablage festzulegen. Wenn ein Adressbuch in die Zwischenablage kopiert wird, werden die Adressbuchdaten als virtuelle Visitenkarten (vCard) oder als Adressbuchtext formatiert. Eine vCard enthält sämtliche kennzeichnende Informationen einer Person, die in dem Adressbuch enthalten ist.

Wenn Sie eines der beiden Kopierformate – Anzeigedaten (ASCII-Textformat) oder vCard-Daten (.vcf Stream-Format) – ausgewählt haben, können die vCard-Daten mithilfe des standardmäßigen Windows-Kopiervorgangs (Text markieren und anschließend Strg+C drücken) in diesem Format in andere Anwendungen (beispielsweise persönliche Informationsverarbeitungsprogramme oder Web-Anwendungen) eingefügt und dann weiterverarbeitet werden.

So können Sie beispielsweise den Text in einen HTML-Editor oder ein Textverarbeitungsprogramm einfügen, um sie in eine Datenbank zu integrieren oder als Serienbriefdokument zu formatieren. Oder wenn Sie das vCard-Format ausgewählt haben, können Sie die Daten in einen vCard-Editor oder Viewer einfügen, um Audio-Clips, Grafiken oder zusätzlichen Text hinzuzufügen. Sie können die Daten auch als Datei mit der Erweiterung .vcf speichern und in jede andere Anwendung importieren, die den vCard-Standard unterstützt. GroupWise unterstützt bis zu Version 2.1 des vCard-Standards.

So wählen Sie das zu kopierende vCard-Textformat aus:

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf Symbol "Adressbuch" in der Symbolleiste.

  2. Klicken Sie auf Bearbeiten > Kopieroptionen.

  3. Markieren Sie die gewünschte Kopieroption.

    Mit der Schaltfläche Anzeigedaten wird Text als "Anzeige"-Text kopiert. Die Schaltfläche vCard-Daten gibt den Text als vCard-Datenstrom wieder.

  4. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen, damit die aktuelle Markierung als Standardeinstellung festgelegt wird.

  5. Klicken Sie auf OK.

Ändern der MAPI-Konfiguration

  1. Klicken Sie im Fenster "Adressbuch" auf Datei > Dienste.

  2. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und klicken Sie anschließend auf OK.

Falls der Name des Adressbuchs sichtbar ist, handelt es sich um einen MAPI-Service-Anbieter.