3.2 Freigeben von Dateien

Sie können Dateien für interne und für externe Benutzer freigeben. Die Möglichkeit zur Dateifreigabe ist nur in der Weboberfläche verfügbar. Sie können die freigegebenen Dateien in der Mobilanwendung und in der Desktopanwendung anzeigen.

So geben Sie eine Datei frei:

  1. Navigieren Sie zum Ordner, der die freizugebende Datei enthält.

    Sie können Dateien auf den Registerkarten Meine Dateien , Für mich freigegeben , oder Von mir freigegeben freigeben, sofern Sie über die entsprechenden Freigaberechte verfügen.

  2. Wählen Sie eine oder mehrere Dateien aus, die Sie freigeben möchten, und klicken Sie auf Freigeben,

    oder

    klicken Sie neben der Datei, die Sie freigeben möchten, auf den Dropdown-Pfeil und klicken Sie auf Freigeben.

    Das Dialogfeld „Freigeben“ wird angezeigt.

  3. (Bedingt) Um eine Datei für interne Filr-Benutzer freizugeben, beginnen Sie, im Feld Freigeben für den Namen des Benutzers oder der Gruppe einzugeben, für die Sie die Datei freigeben möchten. Klicken Sie auf den Namen, wenn er in der Dropdown-Liste angezeigt wird.

  4. (Bedingt) Um eine Datei für einen externen Benutzer freizugeben, geben Sie die Email-Adresse des Benutzers ein und klicken Sie auf das Plus-Symbol .

    Der Filr-Administrator muss diese Funktion aktivieren.

    Weitere Informationen zur Freigabe für externe Benutzer finden Sie unter Abschnitt 3.4, Freigeben für Personen außerhalb des Unternehmens.

  5. (Bedingt) So geben Sie eine Datei öffentlich frei:

    1. Klicken Sie oben rechts im Freigabedialogfeld auf Veröffentlichen.

    2. Um die öffentliche URL anzuzeigen, die Sie nun an andere Benutzer weitergeben können, klicken Sie in der Tabellenspalte Typ auf Öffentlich.

      Benutzer ohne Filr-Benutzerkonto benötigen eine der verfügbaren URLs, um die freigegebene Datei anzuzeigen oder herunterzuladen können.

      Der Filr-Administrator muss diese Funktion aktivieren.

  6. Wählen Sie die Zugriffsrechte aus, die Sie dem Benutzer bzw. der Gruppe erteilen möchten.

    1. (Bedingt) Wenn Sie die Datei für einen externen Benutzer oder öffentlich freigegeben haben, klicken Sie neben den Benutzer- bzw. Gruppennamen in die Spalte Zugriff, um das Dialogfeld „Freigaberechte erteilen“ anzuzeigen.

      Wenn Sie die Datei für einen internen Benutzer oder eine interne Gruppe freigegeben haben, wird das Dialogfeld „Freigaberechte erteilen“ bereits angezeigt.

    2. Wählen Sie die Rechte aus, die Sie dem Benutzer oder der Gruppe erteilen möchten:

      • Betrachter: Der Benutzer kann einzelne Dateien anzeigen, die für ihn freigegeben wurden, bzw. alle Dateien, die sich in einem für ihn freigegebenen Ordner befinden.

        Bei einer öffentlichen Freigabe ist dies die einzige verfügbare Option.

      • Bearbeiter: Der Benutzer kann einzelne Dateien anzeigen und bearbeiten, die für ihn freigegeben wurden, bzw. alle Dateien, die sich in einem für ihn freigegebenen Ordner befinden.

    3. Wählen Sie im Abschnitt Zulassen, dass der Empfänger dieses Element erneut freigibt für aus, ob der Benutzer das Element für interne Benutzer, externe Benutzer oder die Öffentlichkeit freigeben darf.

    4. Klicken Sie auf OK.

  7. Wenn Sie möchten, dass die in Schritt 6 ausgewählten Rechte ablaufen:

    1. Klicken Sie in der Spalte Ablauf am neben dem Benutzer- bzw. Gruppennamen auf Nie.

      Das Dialogfeld „Freigabeablauf“ wird angezeigt.

    2. Wählen Sie ein der folgenden Optionen und klicken Sie auf OK:

      • Am: Wählen Sie einen bestimmten Tag als Ablaufdatum für die Rechte aus.

      • Nach: Wählen Sie aus, wie viele Tage die Rechte aktiv bleiben sollen.

  8. So können Sie die Freigabe mit einem persönlichen Hinweis versehen:

    1. Klicken Sie in der Spalte Hinweis neben dem Benutzer- bzw. Gruppennamen auf Kein.

      Das Dialogfeld „Hinweis bearbeiten“ wird angezeigt.

    2. Geben Sie einen persönlichen Hinweis für den Benutzer oder die Gruppe ein, für die Sie die Datei freigeben.

      Nur die Benutzer und Gruppen, für die Sie die Datei freigeben, können den Hinweis lesen.

    3. Klicken Sie auf OK.

  9. Um sicherzustellen, dass die Benutzer über das freigegebene Element informiert werden, aktivieren Sie die Option Benachrichtigen.

    Benachrichtigungen enthalten die folgenden Angaben:

    • Eine Verknüpfung zum freigegebenen Element

    • Der Hinweis für den Benutzer bzw. die Gruppe, für die das Element freigegeben wurde (siehe Schritt 8)

    • Das Ablaufdatum der Freigabe (siehe Schritt 7)

  10. Wählen Sie neben dem Kontrollkästchen Benachrichtigen aus den folgenden Benachrichtigungsoptionen aus:

    • Alle Empfänger: Alle Empfänger der Freigabeliste werden benachrichtigt.

    • Nur neu hinzugefügte Empfänger: Nur die neu zur Freigabeliste hinzugefügten Empfänger werden benachrichtigt.

    • Neue und geänderte Empfänger: Es werden nur neue Empfänger benachrichtigt und Empfänger, deren Freigaberechte Sie ändern.

  11. Klicken Sie auf OK.