3.3 Freigeben von Einträgen, Ordnern und Arbeitsbereichen

Sie können Arbeitsbereiche, Ordner und Einträge für interne und externe Benutzer freigeben:

  1. Navigieren Sie zum Arbeitsbereich oder Ordner, den Sie freigeben möchten, bzw. zum Ordner, der die Einträge enthält, die Sie freigeben möchten.

  2. Arbeitsbereich oder Ordner freigeben: Klicken Sie neben dem Titel des Arbeitsbereichs oder Ordners auf das Symbol Konfigurieren und dann auf Diesen Arbeitsbereich freigeben oder auf Diesen Ordner freigeben.

    Mehrere Einträge freigeben (nur in Datei-, Diskussions- und Aufgabenordnern): Wählen Sie einen oder mehrere Einträge aus, die Sie freigeben möchten, und klicken Sie auf Freigeben. (Klicken Sie in Dateiordnern erneut auf Freigeben.)

    Einzelne Einträge freigeben: Klicken Sie neben dem Eintrag, dem Ordner oder dem Arbeitsbereich, den Sie freigeben möchten, auf den Dropdown-Pfeil und dann auf Eintrag freigeben.

    Alternativ:

    Wenn kein Dropdown-Pfeil verfügbar ist, öffnen Sie den Eintrag und klicken Sie auf Aktionen > Diesen Eintrag freigeben.

    Das Dialogfeld „Freigeben“ wird angezeigt.

  3. Sie können ein Element für interne Vibe-Benutzer, externe Benutzer oder öffentlich freigeben:

    • Um ein Element für interne Vibe-Benutzer freizugeben, beginnen Sie, den Namen des Benutzers, der Gruppe oder des Teams einzugeben, für die Sie das Element freigeben möchten. Klicken Sie auf den Namen, wenn er in der Dropdown-Liste angezeigt wird.

    • Um ein Element für externe Benutzer außerhalb Ihres Unternehmens freizugeben, geben Sie die Email-Adresse des Benutzers ein und drücken Sie die Eingabetaste.

      Alternativ:

      Klicken Sie auf das Symbol externer Benutzer , geben Sie dann die Email-Adresse des Benutzers an und klicken Sie auf OK.

      Der Vibe-Administrator muss diese Funktion aktivieren. Um anzuzeigen, ob Sie berechtigt sind, Elemente für externe Benutzer freizugeben, bewegen Sie die Maus über das Symbol Informationen neben dem Eingabefeld.

      Weitere Informationen zur Freigabe für externe Benutzer finden Sie unter Freigeben für Personen außerhalb des Unternehmens.

    • Um ein Element öffentlich freizugeben, klicken Sie oben rechts im Dialogfeld „Freigeben“ auf Veröffentlichen.

      Benutzer ohne Vibe-Benutzerkonto können als Gastbenutzer auf die Vibe-Site zugreifen (wie unter Zugreifen auf Micro Focus Vibe über einen Webbrowser beschrieben) und alle öffentlich freigegebenen Elemente anzeigen.

      Externe Benutzer können die öffentlich freigegebenen Elemente nicht anzeigen. Um öffentlich freigegebene Elemente anzuzeigen, müssen externe Benutzer sich als Gastbenutzer bei der Vibe-Site anmelden.

      Der Vibe-Administrator muss diese Funktion aktivieren. Um anzuzeigen, ob Sie berechtigt sind, Elemente öffentlich freizugeben, bewegen Sie die Maus über das Symbol Informationen neben dem Eingabefeld.

    • Um ein Element schnell für viele Benutzer freizugeben, können Sie Email-Adressen von Benutzern kopieren und im Dialogfeld „Freigeben“ in das Feld Benutzer, Gruppe oder Email einfügen.

      Es können Email-Adressen für interne oder externe Benutzer angegeben werden. Die Email-Adressen müssen durch ein Komma (,) oder ein Leerzeichen getrennt sein.

  4. Klicken Sie in der Spalte Freigegeben für auf den Namen der Benutzer oder Gruppen, deren Freigabeeinstellungen Sie ändern möchten. Sie können mehrere Benutzer auswählen und die Freigabeeinstellungen gleichzeitig bearbeiten.

    Die Freigabeeinstellungen für den Benutzer, den Sie zuletzt zur Spalte Freigegeben für hinzugefügt haben, werden bereits angezeigt.

  5. Wählen Sie die Zugriffsrechte aus, die Sie dem Benutzer bzw. der Gruppe erteilen möchten.

    Bei einer öffentlichen Freigabe und beim Verteilen eines Dateilinks können die Zugriffsrechte nicht bearbeitet werden.

    • Betrachter: Der Benutzer kann einzelne für ihn freigegebene Einträge, Ordner und Arbeitsbereiche und deren für ihn freigegebene Inhalte anzeigen.

      Dies ist die einzige verfügbare Option bei der öffentlichen Freigabe und beim Verteilen eines Dateilinks.

    • Bearbeiter: Der Benutzer kann einzelne für ihn freigegebene Einträge, Ordner und Arbeitsbereiche und deren für ihn freigegebene Inhalte anzeigen und bearbeiten.

    • Mitwirkender (gilt für Ordner und Arbeitsbereiche, nicht für Einträge): Der Benutzer kann einen freigegebenen Ordner oder Arbeitsbereich umbenennen oder löschen. Der Benutzer kann Einträge in dem für ihn freigegebenen Ordner oder Arbeitsbereich erstellen und vorhandene Einträge in diesem Ordner oder Arbeitsbereich umbenennen, bearbeiten, verschieben und löschen.

  6. Wählen Sie im Bereich Erneute Freigabe zulassen aus, ob die Freigabeempfänger das Element erneut für interne Benutzer, für externe Benutzer, öffentlich oder über das Verteilen eines Dateilinks freigeben dürfen.

  7. Wählen Sie im Feld Läuft ab eine der folgenden Optionen aus:

    • Nie: Die Freigabe läuft nie ab.

    • Am: Wählen Sie einen bestimmten Tag als Ablaufdatum für die Rechte aus.

      Die Rechte laufen zu Beginn des ausgewählten Tages ab.

    • Nach: Wählen Sie aus, wie viele Tage die Rechte aktiv bleiben sollen.

      Jeder Tag wird als Zeitraum von 24 Stunden ab dem Zeitpunkt gezählt, an dem das Ablaufdatum festgelegt wird.

  8. Wenn Sie einen persönlichen Hinweis zur Freigabe hinzufügen möchten, geben Sie im Feld Hinweis einen Hinweis ein.

    Nur die Benutzer und Gruppen, für die Sie die Datei freigeben, können den Hinweis lesen.

    Der Hinweistext ist auf eine Länge von 255 Zeichen beschränkt.

  9. Wählen Sie aus folgenden Benachrichtigungsoptionen aus:

    • Alle Empfänger: Alle Empfänger der Freigabeliste werden benachrichtigt.

    • Nur neu hinzugefügte Empfänger: Nur die neu zur Freigabeliste hinzugefügten Empfänger werden benachrichtigt.

    • Neue und geänderte Empfänger: Nur neu zur Freigabeliste hinzugefügte Empfänger und Empfänger, deren Freigaberechte Sie bearbeitet haben, werden benachrichtigt.

    • Keine: Es werden keine Benachrichtigungen gesendet.

    Benachrichtigungen enthalten die folgenden Angaben:

    • Eine Verknüpfung zum freigegebenen Element

    • Der Hinweis für den Benutzer bzw. die Gruppe, für die das Element freigegeben wurde (siehe Schritt 8)

    • Das Ablaufdatum der Freigabe (siehe Schritt 8)

  10. Klicken Sie auf OK.

    Es wird eine Benachrichtigung angezeigt, die besagt, dass die Email erfolgreich an die angegebenen Benutzer, Gruppen bzw. Teams gesendet wurde.