16.3 Archivo del correo electrónico

Utilice la opción Archivar para guardar mensajes telefónicos o de correo, citas, recordatorios o tareas en una base de datos especificada de una unidad local. El archivado de elementos permite ahorrar espacio en la red y mantiene ordenado el buzón. También evita que los elementos se supriman automáticamente.

16.3.1 Descripción del archivo de reserva

Puede ver los elementos archivados siempre que lo necesite. También puede desarchivar cualquier elemento archivado. Si archiva un elemento enviado, no podrá hacer un seguimiento de su estado.

El administrador del sistema puede especificar que los elementos se archiven automáticamente de forma periódica. El archivado automático se produce siempre que se abre el cliente de GroupWise. Los elementos se archivarán desde el buzón que esté utilizando el usuario en ese momento. Esto significa que si se encuentra en el modo Almacenamiento en el caché, los elementos se archivarán desde la copia caché del buzón, y si se encuentra en el modo Conectado, los elementos se archivarán desde el buzón en línea.

Algunos elementos, como las citas, se pueden programar para que se archiven antes de la fecha real de la cita. Cuando estos elementos se archivan, se eliminan de la carpeta Elementos enviados, pero permanecen en el calendario. Esto permite programar elementos con mucha antelación sin tener que preocuparse de perderlos en el calendario.

No se archiva un elemento por moverlo a una carpeta. Los elementos de todas las carpetas se ven afectados por las opciones de limpieza que especifique en Opciones de entorno, así como por las opciones de respaldo o limpieza que especifique el administrador.

Los elementos archivados no se suprimen nunca, a no ser que acceda manualmente al archivo de reserva y los suprima.

16.3.2 Especificación de la ubicación en la que se almacenan los archivos

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones.

  2. Haga doble clic en Entorno y, a continuación, haga clic en la pestaña Ubicación de archivo.

    Recuadro de diálogo Entorno con la pestaña Ubicación de archivo abierta

  3. Especifique la ubicación de su directorio de archivo de reserva en el campo Directorio de archivo de reserva.

  4. Haga clic en Aceptar.

Para obtener información acerca de cómo archivar los elementos de su buzón, consulte la Sección 16.3, Archivo del correo electrónico.

IMPORTANTE:Si ejecuta GroupWise en varias estaciones de trabajo, asegúrese de que la ubicación de archivado que especifique exista solo en una de las estaciones de trabajo. Después de la creación inicial del archivo, el proceso de archivado se produce solo si GroupWise puede acceder a la ubicación especificada. Si el archivo existe en varios equipos, se generarán múltiples archivos, lo cual no es una situación deseable. Para obtener información sobre cómo solucionar este problema, consulte la Sección 16.3.8, Combinación de elementos archivados de varios archivos de reserva.

16.3.3 Movimiento de un elemento al archivo

  1. Si antes no lo ha hecho, especifique la vía de respaldo en Ubicación de archivo, en el recuadro de diálogo Entorno. Consulte la Sección 16.3.2, Especificación de la ubicación en la que se almacenan los archivos.

  2. En su buzón, haga clic en los elementos que desee archivar.

  3. Haga clic en Acciones > Mover al archivo.

Si archiva un elemento enviado, no podrá hacer un seguimiento de su estado.

16.3.4 Respaldo automático de elementos

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones.

  2. Haga doble clic en Entorno y, a continuación, en la pestaña Limpieza.

    Recuadro de diálogo Entorno con la pestaña Limpieza abierta

  3. Seleccione Autoarchivar después de para el tipo de elemento que desee.

  4. Después de que el elemento se haya entregado o finalizado, especifique el número de días para que se respalde.

  5. Haga clic en Aceptar.

Si el administrador del sistema ha especificado que los elementos se archiven automáticamente de forma periódica, quizá no pueda cambiar esta opción.

Si usted (o el administrador del sistema) ha configurado la creación automática de archivos de reserva de los elementos contenidos en el buzón, los elementos de la carpeta Lista de tareas también se archivarán según la fecha original de recepción, no la fecha de caducidad asignada.

Si se ha configurado la creación automática de archivos de reserva, los elementos solo se archivarán en un equipo. Si trabaja en un equipo en el que esta función no esté disponible, los elementos no se archivarán en ese equipo.

16.3.5 Visualización de elementos archivados

  1. En la ventana principal, haga clic en Archivo > Abrir Archivo de reserva.

    O bien

    Haga clic en la lista desplegable del encabezado de la lista de carpetas (situada en la parte superior de la lista de carpetas; probablemente aparezca En línea o Almacenamiento en el caché para indicar el modo de GroupWise que se está ejecutando) y, a continuación, en Archivar.

16.3.6 Anulación del archivo de reserva de elementos

  1. Haga clic en Archivo > Abrir Archivo de reserva.

    O bien

    Haga clic en la lista desplegable del encabezado de la lista de carpetas (situada en la parte superior de la lista de carpetas; probablemente aparezca En línea o Almacenamiento en el caché para indicar el modo de GroupWise que se está ejecutando) y, a continuación, en Archivar.

  2. Haga clic en el elemento cuyo archivo desee anular y, seguidamente, en Acciones > Mover al archivo.

  3. Haga clic en Archivo > Abrir Archivo de reserva para cerrar el archivo de reserva y volver a la ventana principal.

    O bien

    Haga clic en la lista desplegable del encabezado de la lista de carpetas (en la parte superior de la lista de carpetas; aparece Archivo de reserva) y, a continuación, haga clic en su carpeta de usuario (su nombre) para regresar al modo de GroupWise que se estaba ejecutando anteriormente.

Los mensajes cuyo archivado haya anulado serán devueltos a la carpeta desde donde se archivaron. Si la carpeta ha sido suprimida, GroupWise creará una nueva. Si se ha configurado la opción de archivado automático, los mensajes sin archivar permanecerán en el buzón activo durante 7 días antes de volver al archivo de reserva.

16.3.7 Traslado del archivo de reserva de una ubicación a otra

Puede necesitar mover el archivo de reserva de una ubicación a otra en el sistema de archivos del equipo.

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones.

  2. Haga doble clic en Entorno y, a continuación, haga clic en la pestaña Ubicación de archivo.

    Recuadro de diálogo Entorno con la pestaña Ubicación de archivo abierta

  3. En el campo Directorio de respaldo, especifique la ubicación donde desee mover el archivo de reserva.

    NOTA:si se dispone a mover el archivo de reserva a una ubicación donde ya exista un archivo de reserva de GroupWise, o donde ya haya habido uno, no especifique un directorio que contenga archivos de reserva. Los archivos de reserva se almacenan en el directorio ofxxxarc, que es el directorio que GroupWise genera de forma automática como subdirectorio del directorio de archivado.

    Si especifica el directorio ofxxxarc como directorio de archivado de GroupWise, se producirán varios archivos de reserva, y eso es algo que es conveniente evitar. Para obtener información sobre cómo solucionar este problema, consulte la Sección 16.3.8, Combinación de elementos archivados de varios archivos de reserva.

  4. Haga clic en Aplicar.

  5. (Condicional) Si no ha habilitado anteriormente el archivado, se le preguntará si desea hacerlo. Haga clic en Sí.

  6. (Condicional) Si va a mover el archivo de reserva a un directorio que aún no tenga archivos de reserva, aparecerá un mensaje donde se le pregunta si desea mover el contenido del archivo de reserva a la ubicación nueva.

  7. Asegúrese de que se trata de la ubicación donde desea mover el archivo y haga clic en Sí.

  8. Haga clic en Aceptar.

16.3.8 Combinación de elementos archivados de varios archivos de reserva

Puede que tenga elementos en varios archivos de reserva que desea combinar en uno.

  1. En el cliente de GroupWise, especifique el directorio de archivado que contiene menos elementos archivados.

    Para obtener información sobre cómo especificar un directorio de archivo de reserva en GroupWise, consulte la Sección 16.3.2, Especificación de la ubicación en la que se almacenan los archivos.

    Debe encontrarse delante del equipo que contiene el directorio donde se encuentra el archivo de reserva.

  2. Desarchive todos los elementos del archivo de reserva, como se describe en la Sección 16.3.6, Anulación del archivo de reserva de elementos.

  3. Especifique el directorio de archivado principal.

    Para obtener información sobre cómo especificar un directorio de archivo de reserva en GroupWise, consulte la Sección 16.3.2, Especificación de la ubicación en la que se almacenan los archivos.

    Debe encontrarse delante del equipo que contiene el directorio donde se encuentra el archivo de reserva.

  4. Archive todos los elementos que desee mover al archivo de reserva principal, como se describe en la Sección 16.3.3, Movimiento de un elemento al archivo.

  5. Repita del Paso 1 al Paso 4 para los archivos de reserva adicionales que tenga, hasta que tenga todos los elementos archivados solo en el archivo de reserva principal.